A análise de causa raiz é a etapa mais fundamental de qualquer tratativa de não conformidades, pois se tratarmos as causas erradas, a NC volta a acontecer e trazer prejuízos para as empresas. Assim, somente após a correta identificação das não conformidades será possível avançar para a etapa de criação do plano de ação.
 

Porém, devido à imensa complexidade dos processos e até mesmo do contexto de algumas empresas, encontrar a causa raiz de uma ocorrência nem sempre é fácil. Isso, quando a tratativa não é agravada por fatores como a falta de fatos e dados, a pressão por resolver logo a não conformidade, a falta de recursos e até mesmo a falta de conhecimento ou experiência sobre o fator analisado.
 

Assim, a única forma de realizar uma análise de causa raiz verdadeiramente robusta e assertiva é contar com boas ferramentas de análise. Por meio delas, é possível direcionar melhor nosso olhar e compreender a ocorrência de forma mais sistemática e completa. Para isso, existem diversas ferramentas consagradas, e cada uma irá ser melhor de acordo com o contexto que estiver sendo utilizada.
 

No texto de hoje, selecionamos três ótimas ferramentas de análise de causa raiz. E procuramos selecioná-las de acordo com a complexidade de aplicação. Assim, teremos um conjunto com ferramentas que podem te ajudar desde as tratativas mais fáceis até em momentos de dificuldade. Até o final deste conteúdo, você será capaz de analisar qualquer NC da sua empresa! Vamos lá?

 

5 Porquês - análise de causa raiz simplificada!
 

A metodologia dos “5 porquês” é muito simples e eficaz, e pode ser aplicada mesmo com pouco treinamento. Ela consiste em perguntar "por quê?" repetidamente até não ser mais possível avançar, ou seja, até chegarmos à causa raiz do problema ou NC.
 

Ela é especialmente útil para problemas simples, devido a sua facilidade de aplicação. Porém, é preciso tomar certo cuidado para não deixar a simplicidade afetar a análise, fazendo com que paremos de nos questionar antes de realmente chegarmos à causa raiz.
 

Os 5 porquês também podem ser utilizados em situações de complexidade média, porém geralmente vão necessitar de alguma outra ferramenta de suporte ou até mesmo de uma aplicação que leve em conta mais de uma pergunta inicial. Entretanto, esta ainda é uma ferramenta eficaz e que pode trazer bons resultados para sua tratativa.

Diagrama de Ishikawa - aumentando o nível da análise de causa raiz!
 
 

O Diagrama de Ishikawa foi criado e popularizado por Kaoru Ishikawa, um dos maiores Gurus da Qualidade de toda a história! Esta ferramenta (também conhecida como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe) também é bastante simples de se aplicar, porém é um pouco mais abrangente, apresentando mais fatores de análise, dessa forma, encaixa-se perfeitamente em problemas fáceis ou de complexidade mediana.
 

De forma resumida, o Diagrama de Ishikawa propõe que visualizemos todas as possíveis causas de um problema sob 6 perspectivas, sendo elas:
 

• Mão de obra: causas raízes derivadas de falta de treinamento, desatenção, ou erros humanos, ou seja, fatores sempre relacionados a pessoas;
   
• Máquinas: direciona a análise para falhas, manutenção inadequada, ou tecnologia obsoleta como possíveis causas das NCs, o que inclui todas as ferramentas, máquinas e equipamentos utilizados na operação da empresa;

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• Materiais: envolve a análise dos materiais e insumos utilizados, levando em conta que a baixa qualidade, os materiais defeituosos ou as especificações incorretas podem levar a incidência de não conformidades ou defeitos;

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• Métodos: direciona a análise para a forma como os processos são organizados e busca compreender se o problema pode ter surgido devido a processos inadequados, ineficientes ou mal definidos. Aqui, incluem-se também os POPs (Procedimentos utilizados);

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• Meio Ambiente: analisa o ambiente de operação dos processos para compreender se fatores como temperatura, umidade, iluminação, limpeza etc. podem ter sido a causa raiz da não conformidade analisada;

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• Medidas: refere-se aos métodos e ferramentas de medição utilizados para avaliar o desempenho e a qualidade do processo e dos produtos ou serviços, pois medições incorretas ou equipamentos de medição imprecisos podem causar problemas e levar à incidência de não conformidades.

Devido ao foco nestes seis fatores (todos iniciados pela letra M), esta ferramenta de análise de causa raiz também ficou conhecida como Diagrama 6M. E este é justamente o diferencial do método. Estes seis fatores, juntos, ajudam a estruturar uma análise de causas completa e muito mais ampla, facilitando a identificação da verdadeira causa raiz.

Além disso, o Diagrama de Ishikawa permite uma abordagem visual e bastante organizada da situação analisada, o que facilita muito o entendimento sistêmico do processo e a não conformidade em questão.

Diagrama da Árvore de Falhas - análise complexa de causas raízes
 

Sempre existirão não conformidades mais complexas e com um alto grau de impacto dentro da empresa. Quando isso acontece, muito provavelmente, várias causas colaboraram para a ocorrência da NC e, assim, identificá-las e tratá-las acaba se tornando uma grande dor de cabeça. É aqui que pode entrar em cena a Árvore de Falhas!

 

Essa metodologia utiliza uma abordagem “Top-Down” (de cima para baixo) para identificar falhas, erros e até mesmo causas raízes. Ela começa identificando um evento indesejado e desdobra-se em todas as possíveis causas subjacentes. Essa ferramenta é amplamente utilizada em contextos de alta complexidade, como o aeroespacial e o de engenharia de sistemas.
 

Sua aplicação não é tão simples quanto a das ferramentas anteriores e necessitará de mais treinamento e reflexão. Porém, ela pode ser especialmente útil em problemas críticos e não conformidades que envolvam vários setores ou que reincidam com muita frequência. Além disso, a correta aplicação apresentará uma visão mais detalhada dos processos, possibilitando a identificação de muitas oportunidades de melhoria (além da causa raiz).

Tratativa de não conformidade e o segredo da causa raiz
 

 

Neste texto, trouxemos ferramentas que se enquadram em situações simples, medianas e complexas, porém, o verdadeiro segredo não está em uma ferramenta em específico! No fim das contas, a escolha da metodologia depende da complexidade do problema, dos recursos disponíveis e do contexto da tratativa. Portanto, em muitos casos, somente uma combinação dessas metodologias pode ser realmente útil e 100% eficaz.
 

Além disso, vale ressaltar que estas são apenas algumas das ferramentas existentes, e vale a pena se aprofundar um pouco mais, conhecendo outras metodologias. Sim, as três metodologias apresentadas aqui podem dar conta de quase todos os contextos e vão te ajudar muito! Porém, pense bem, quanto mais itens você tiver na sua “caixa de ferramentas”, mais preparado vai estar para qualquer situação, não é mesmo?