Como estamos passando por um período de isolamento, realizar a auditoria dentro da empresa pode ser um desafio. Mas isso se o profissional que está auditando não tiver acesso a uma tecnologia de ponta para ajudar.
Quer manter a auditoria em tempos de Covid-19? Veja, neste post, como funciona a auditoria remota, quais são as suas vantagens e como a empresa pode se preparar para fazer o procedimento à distância.
Boa leitura!
Auditoria 4.0: o que é e como funciona?
A auditoria remota, também conhecida como auditoria 4.0, é uma ferramenta de gestão que verifica se as atividades internas da empresa estão sendo realizadas conforme o planejado.
Enquanto nas auditorias fiscais o profissional busca no local evidências e indícios que comprovam a conformidade dos processos, na auditoria remota o auditor não precisa necessariamente estar presente na empresa.
Ou seja, ele pode fazer a análise de processos, dados, documentos e atividades à distância.
Por ser realizada fora das instalações da companhia, a auditoria remota exige uma atenção redobrada para que seja planejada e executada com precisão. A seguir, veja quais são os cuidados necessários!
Como se organizar para uma auditoria remota
#1. Planejamento
A empresa que quer se organizar para uma auditoria remota precisa, primeiramente, ter planejamento. Para isso, deve reunir auditores e stakeholders com antecedência, e a partir daí discutir como funcionará o escopo e o cronograma da auditoria.#2. Revisão dos documentos
Além do planejamento, a empresa precisa assegurar que os auditores terão capacidade de revisar os dados remotamente. Assim sendo, deve se preocupar também em disponibilizar os documentos em formato digital ou liberar o acesso ao banco de dados.#3. Inspeções das instalações
A inspeção é uma das etapas mais importantes na auditoria.Como a auditoria 4.0 não exige inspeção física, a empresa precisa apostar em soluções tecnológicas que permitem a fiscalização a distância. Nesse caso, utilizar ferramentas de transmissão ao vivo como por exemplo Skype, Messenger e outros.
Ou, se preferir, gravar e transmitir os vídeos e as fotos pelo celular.
#4. Entrevistas remotas
É comum surgir dúvidas durante a auditoria. Por conta disso, para facilitar esclarecimentos, o ideal é que a empresa combine com os auditores uma estratégia para responder todas as dúvidas remotamente.Uma forma de fazer isso é sugerir ao profissional que anote as dúvidas durante a auditoria para debates em entrevistas remotas por ligações ou chamadas de vídeos.
#5. Reunião de encerramento
A reunião de encerramento é a etapa em que são apresentados os resultados da auditoria. Aqui a empresa precisa estar aberta para esclarecer todas as dúvidas a fim de definir soluções e estratégias para garantir a melhoria contínua.Importância dos dispositivos móveis para realização da auditoria remota
Fazer a auditoria remota pode ser um desafio por conta das limitações. Entretanto, o profissional que está auditando pode recorrer à tecnologia para fazer uma análise precisa mesmo à distância.Os dispositivos móveis entram como uma excelente alternativa nesse meio, uma vez que permitem o acesso aos documentos on-line, a qualquer hora. Também, porque possibilitam que o auditor acompanhe as atividades dentro da empresa mesmo quando não estiver in loco.
Se não fizer uso da tecnologia para realizar a auditoria remota, nesse caso os dispositivos móveis, o auditor corre o risco de perder alguma informação importante durante o procedimento.
Não só isso, fazer a auditoria errada e dar um parecer equivocado em relação a empresa.
Desafios da auditoria remota
Assim como nas auditorias internas, a auditoria remota também possui desafios. Os principais estão relacionados à conectividade e segurança das informações.
Como a auditoria 4.0 depende do bom funcionamento dos dispositivos móveis e da internet, qualquer problema de conectividade pode se tornar um problema grave para o auditor.
Afinal, o acesso aos documentos e o sucesso na análise das informações pode ficar comprometido.
Da mesma forma, manter a segurança dos dados durante uma auditoria remota pode ser um obstáculo caso o profissional não utilize ferramentas mais modernas.
Vantagens da auditoria remota
Existem desafios na auditoria remota? Sim! Contudo, o procedimento pode trazer uma série de benefícios para a empresa quando feito corretamente. Alguns deles são:- Manter o cronograma de auditoria: o profissional responsável pela auditoria pode realizar a verificação de documentos, dados e informações fora da empresa.
- Redução de custos de deslocamento, hospedagem e alimentação do auditor: a empresa pode economizar com as despesas já que o profissional responsável consegue fazer o trabalho remoto, em outra cidade ou região.
- Maior eficiência: o acesso rápido aos dados, por meio de dispositivos móveis, contribui para uma auditoria mais ágil e livre de erros.
- Continuidade mesmo em condições severas: o auditor não precisa interromper a auditoria mesmo que a empresa esteja passando por um momento de recessão ou dificuldade.
Viu só como a auditoria remota pode ajudar a sua empresa a manter a auditoria e a certificação do sistema de gestão durante a pandemia?
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