A Certificação ISO 9001 é muito provavelmente a mais popular entre as normas de gestão e, atualmente, a mais importante do planeta. Ela auxilia empresas a implementar, manter e melhorar um sistema de gestão da qualidade (SGQ).

 

Todos os requisitos da ISO 9001 foram desenhados com o objetivo de ajudar a organização a aumentar a satisfação de seus clientes e alcançar maior eficiência operacional. Para isso, o SGQ precisa conter dispositivos que ajudem a empresa a assegurar e melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços sem deixar de aprimorar continuamente sua eficácia de execução.

 

Porém, sabemos que “nem tudo são rosas”. Durante a implementação, muitas dificuldades podem prejudicar o projeto, bem como reduzir os resultados do sistema de gestão. Além da tradicional dificuldade em engajar a alta direção e em alocar recursos, a resistência a mudanças pode ser um grande fator de risco. Por fim, para que a implementação seja realmente eficaz, é preciso contar com diversos conhecimentos que vão desde a norma (falaremos disso mais a frente) até conhecimentos sistêmicos sobre a empresa e seu contexto interno e externo.

 

Se você está se sentido perdido e precisa de um norte para começar seu projeto de Certificação ISO 9001, este é o texto certo para você! Até o final do artigo, você vai entender quais são os primeiros passos, na ordem correta, e saber como planejar melhor as ações de implementação do SGQ 9001! Vamos lá?

 

Antes de mais nada: engajamento dos colaboradores!
 

Muitas empresas erram ao deixar para informar os colaboradores muito tarde, quando os requisitos já estão para ser implementados. Porém, essa comunicação deve ser feita o quanto antes! As pessoas precisam entender e saber que esse é um processo de melhoria e que vai gerar mudanças na rotina e nos processos.

 

Por motivos didáticos, na nossa lista de passo a passo deste artigo, ainda não contaremos esse aspecto, pois ele é uma preocupação contínua para as organizações e deve ser trabalhado de forma consistente do início ao fim do processo. Bem como, deve ser uma ação contínua após a implementação, promovendo um SGQ saudável e bons resultados para toda empresa. Agora, passemos aos verdadeiros 3 passos essenciais da certificação ISO 9001!

 

passo: estude a ISO 9001 e compreenda suas diretrizes!
 

A ISO 9001 estabelece padrões para sistemas de gestão da qualidade em uma ampla gama de áreas, incluindo liderança, planejamento, suporte, operação, riscos, desempenho, melhoria, competências, entre outras. Portanto, para uma boa implementação, você precisará conhecer os requisitos da norma e saber como implementá-los da melhor forma à sua empresa.

 

Também é importante estudar a norma pois ela não apresenta os “comos”, ou seja, ela não dirá para você como você deve fazer a sua gestão de riscos. A norma apresenta apenas quais boas práticas devem ser implementadas, mas será sua responsabilidade descobrir como fazer isso sem engessar seus processos.

 

Mesmo que você conte com o apoio de uma consultoria, o que ajuda muito, ainda assim será necessário compreender a norma para poder tomar decisões melhores e apoiar os consultores dentro da sua operação. Dessa forma, a melhor maneira de começar a certificação ISO 9001 é estudando a norma e aprendendo mais sobre gestão da qualidade!


passo: compreenda a situação atual e realize uma análise de lacunas!

 

Este passo pode ser dividido em duas etapas, para facilitar o trabalho e o foco do projeto. Na primeira, vale a pena analisar onde sua organização está atualmente em termos de conformidade com os requisitos da ISO 9001. Portanto, identifique áreas que já estão em conformidade e aquelas que precisam ser melhoradas.

 

Isso acontece porque, mesmo que sua empresa nunca tenha ouvido falar da certificação ISO 9001, diversos itens da norma já devem ser atendidos. Isso porque sua empresa, mesmo sem certificado, executa diariamente boas práticas e métodos de gestão que podem já atender aos requisitos de um bom SGQ.

 

Já em um segundo momento, realize uma análise de lacunas, comparando os requisitos da norma com os processos existentes na organização para, assim, identificar possíveis não conformidades. Isso ajudará a determinar quais áreas precisam de mais atenção durante a implementação e o tamanho do projeto de implementação, bem como ajudarão a formatar responsabilidades (nossa próxima etapa!).

 

passo: formando a equipe de implementação
 

Independentemente do tamanho da sua empresa e do quão competente você seja, o projeto de certificação ISO 9001 não pode ser executado apenas por você. Você precisará do apoio de muitas pessoas, bem como muitas ações serão responsabilidade direta de outros colaboradores.

 

Assim, um passo fundamental é montar uma equipe de pessoas de dentro da organização para tocar o processo de implementação da ISO 9001. Esta equipe será responsável por desenvolver e implementar os procedimentos e processos necessários para atender aos requisitos da norma, bem como ajudar a monitorar outras pessoas e ações.

Resumindo: você pode até ser o líder do projeto, mas ele terá de acontecer a muitas mãos!

 

   Certificação ISO 9001: hora do “mãos na massa”!
 

Depois de fazer todos esses passos iniciais, você certamente terá um norte de como começar a planejar a certificação ISO 9001! Aqui, você já conhecerá os requisitos, já saberá o que está conforme ou pode ser melhorado e o que falta para o seu sistema de gestão da qualidade decolar! Com tudo isso em mãos, você pode partir para a criação efetiva de um Plano de Implementação!

 

Agora, então, desenvolva um plano detalhado para implementar os requisitos da ISO 9001. Defina metas, prazos e responsabilidades claras para cada etapa do processo. Assim, tudo ficará mais claro. Além disso, mesmo que alguma coisa tenha passado batido, este também será um momento de correção e ajuste de rotas!

 

Além disso, para a certificação ISO 9001 (para receber o certificado), você precisará escolher e contratar uma certificadora. Apesar de não estar aqui em nossa lista, você pode escolher fazer essa contratação desde o início, para agilizar o processo. Para te ajudar nisso, criamos um artigo especial com dicas e requisitos para você escolher a melhor certificadora! Clique aqui para lê-lo!

 

Outro aspecto que causa certa ansiedade nos profissionais são as temidas auditorias (sejam as internas ou externas). Para auxiliar nesse momento, também temos um artigo completo com várias dicas para você preparar sua empresa para auditoria de certificação ISO 9001! Leia o artigo clicando aqui!

 

   A certificação ISO 9001 é uma consequência da melhoria dos processos!
 

Por fim, e ainda mais importante, lembre-se sempre que a implementação de um sistema de gestão é sempre um processo de melhoria da empresa como um todo. Os requisitos são boas práticas que tem como objetivo fazer com a operação satisfaça as partes interessadas e seus requisitos pertinentes.

 

Dessa forma, tudo deve ser planejado não para atender à norma, mas sim para garantir uma gestão verdadeira e centrada nas pessoas. Tudo deve ser desenhado para criar um sistema simples e eficaz de melhoria contínua que entrega produtos e serviços cada vez melhores.

 

Sabemos que a certificação ISO 9001 (ou o certificado na parede) é muito importante por motivos comerciais e competitivos, mas acima de tudo, eles são uma recompensa por um bom trabalho e por um SGQ ágil, robusto e bem implementado. Portanto, acima de tudo, o maior passo que você pode dar rumo a implementação da 9001 é a criação de processos, procedimentos, controles e atividades que realmente agregam valor para sua empresa e para seu cliente!