Manter um controle de documentos eficiente não é tarefa fácil, as organizações enfrentam dificuldades em manter arquivos atualizados e revisados, na maioria dos casos sem qualquer controle de acesso dos usuários, ou seja, compartilhados numa rede interna na organização. É necessário ter acesso fácil as documentações, porém com um controle devidamente configurado e com níveis de permissões, que vão garantir a segurança das informações, já que alguns documentos servem como evidência de controle da gestão da qualidade.

A importância do controle de documentos

Alguns dos requisitos da ISO 9001 é que uma organização documente, realize ações e tenha uma melhoria contínua nos processos, buscando a satisfação do cliente. A documentação do sistema de gestão da qualidade pode ser composta por vários documentos como: manuais, procedimentos, registros, planejamentos e controles de diversos processos, sempre alinhados com a norma.

Para atender as condições ideais, é uma boa prática que a organização utilize um sistema de gerenciamento de documentos, algumas empresas utilizam softwares que gerenciam com mais eficácia, outras utilizam planilhas em excel, independente da escolha, deve garantir que a documentação esteja devidamente armazenada e controlada.

Leia o artigo: 7 vantagens de um Controle de Documentos consistente e saiba como melhorar este processo na sua empresa

Um software pode ajudar você neste processo

Com um sistema para a gestão da qualidade, você tem acesso a alguns recursos que são essenciais para o controle de documentos de acordo com os requisitos da norma ISO 9001. Com um software de gestãovocê conseguirá automatizar o gerenciamento dos registros, controlar o acesso às informações e garantir um histórico completo de todas as atividades, deixando tudo disponível e com fácil acesso para as auditorias.

Com a escolha de um sistema para gestão da qualidade eficiente, você economizará tempo e a longo prazo economizará dinheiro. Optar por um software para gestão da qualidade que permita que seus dados sejam armazenados na nuvem é ter segurança de que seus dados estarão protegidos além de permitir que você os acesse de qualquer lugar e a qualquer hora.

Controle de documentação é essencial para qualquer empresa

Manter o controle de documentação em dia é um meio de proteger a sua empresa. Você garante disponibilidade, controle e segurança para todos os documentos da empresa.

Ainda não iniciou o controle de documentos na sua empresa? Disponibilizamos um Modelo de Controle de Documentos em Excel (.xls) que pode ser útil neste início de trabalho.