A Cottonbaby é uma empresa catarinense que atua há 28 anos fabricando produtos voltados para o bem-estar e a saúde das pessoas, participando de todas as fases da vida - do recém-nascido até a melhor idade. Com a necessidade de automatizar a gestão dos documentos e o seu processo de gestão da qualidade, a empresa escolheu o software DOO para auxiliar neste processo.

Descubra como aconteceu este processo, desde as primeiras pesquisas, contratação, implantação e os resultados obtidos pela Cottonbaby com a nossa solução de gestão da qualidade DOO.

Como o software DOO transformou a gestão da qualidade na Cottonbaby

Desde o início, toda a gestão dos documentos da Cottonbaby era realizada em um servidor local, o que não trazia a segurança e agilidade que tanto precisavam. Além disso, os gestores encontravam dificuldades no controle das etapas dos processos, aprovações de documentos e histórico de alterações, por exemplo.

A adoção do DOO levou a uma centralização de todas as informações e documentos, permitindo uma maior organização do setor e otimização das atividades.
Segundo o coordenador da qualidade e responsável técnico da empresa, Aerton Pereira, "o DOO nos permitiu, além de centralizar os documentos, ter uma maior governança do processo. Isso acabou nos dando uma maior agilidade, garantindo mais segurança em relação aos documentos dos clientes, fornecedores e órgãos reguladores.”

Antes da implantação do DOO a empresa tinha uma dependência grande do servidor local e não possuía um software específico para realização da gestão dos documentos. “Como não tínhamos um sistema especialista na gestão dos documentos, nosso processo era basicamente manual e, muitas vezes, tínhamos dificuldade no acompanhamento das movimentações dos arquivos”, comentou Aerton.

Tiago Cadorin, gestor de tecnologia da informação da Cottonbaby, ainda fala que todo o processo de implantação do sistema ocorreu de forma transparente, sem erros e de maneira bastante prática. Quando questionado se todas as solicitações foram atendidas, Tiago é categórico ao dizer que sim e que o DOO entrega tudo o que promete.

Os benefícios do sistema de gestão DOO na Cottonbaby

O software de gestão DOO foi implantado na empresa Cottonbaby a quase dois anos e tornou a gestão da qualidade e dos documentos muito mais fácil. Além do módulo de Documentos, a empresa conta ainda com módulos de Plano de Ação, Auditorias, Plano de Riscos, Calibração, Indicadores e Gestão de pessoas.
Com isso, toda a rotina da empresa ganhou uma maior eficiência, além de um processo mais assertivo e uma maior segurança na gestão, que agora é realizada totalmente pelo DOO.

Ainda, sempre que houver a atualização de algum documento, o time responsável é notificado, bem como quando está na hora de realizar uma revisão ou aprovação. Dessa maneira, a comunicação entre as equipes se torna mais efetiva e o dia a dia mais ágil.

Para que a empresa pudesse usufruir de todos os benefícios que o DOO tem a oferecer, foi necessário que a Cottonbaby adequasse seu processo e que seus colaboradores estivessem dispostos a aprender mais e até alterar um pouco sua rotina de trabalho.

Confira a seguir os resultados obtidos pela Cottonbaby com a adoção do sistema DOO.

Resultados obtidos com a implantação do sistema DOO

Como resultado principal, o DOO auxiliou a Cottonbaby na certificação da ISO 9001, já que o sistema é desenvolvido para atender todos os requisitos técnicos desta norma. Além disso, a Cottonbaby manteve a organização e segurança de todos os arquivos da empresa, que hoje estão alocados na plataforma.

Também foi possível construir uma grande parceria entre as empresas. O gestor Tiago Cadorin ressalta que “o DOO possui uma ótima interface, facilitando seu uso. Ainda, por ser em nuvem, proporciona uma maior segurança, confiabilidade e estabilidade a todo o processo da qualidade”.

Os gestores Aerton e Tiago, concordam ao dizer que a solução DOO foi fundamental por contribuir para a otimização das tarefas e a centralização dos dados. Desse modo, todos conseguem manter o foco onde realmente é necessário: na oferta de produtos com uma maior qualidade para seus clientes.

Por isso, Aerton e Tiago são categóricos ao dizer que recomendam o sistema DOO para agilizar seus processos de documentação, estando de acordo com a norma e ainda visando uma recertificação.
 
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