Dicas para integrar sistemas de gestão – ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e outros

Todos sabemos que lidar com diversos sistemas de gestão ao mesmo tempo pode ser desafiador. Afinal, cada disciplina tem suas próprias peculiaridades e todas elas geram ações e benefícios únicos para as nossas empresas. Dessa forma, é fácil se perder e ter dificuldades para integrar tudo e um Sistema de Gestão Integrado (SGI) eficaz.

Essa dificuldade pode acabar se traduzindo em diversos prejuízos para a organização. Se mal integrados, os sistemas trarão um aumento exacerbado na complexidade dos processos e procedimentos, afinal a falta de integração pode gerar inconsistências, conflitos e muitas redundâncias.

Além disso, se os sistemas não estiverem trabalhando juntos, a visão sistêmica dos processos será severamente prejudicada, o que vai dificultar muito a implementação de melhorias, a correção de problemas e a manutenção das certificações. Isso tudo, por fim, resulta em um péssimo desempenho dos processos e, é claro: um grande aumento de custos!

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como integrar sistemas de gestão. Vale ressaltar que essas dicas servem para todos os tipos de sistemas de gestão, sejam eles baseados na ISO 9001, na ISO 14001, na ISO 45001 etc.
 

Os sistemas de gestão ISO e o Anexo SL

Quando o assunto são normas de gestão ISO, a integração já conta com um grande avanço: o Anexo SL! O Anexo SL é uma estrutura que padroniza a forma como as normas ISO de sistemas de gestão são escritas e, assim, o funcionamento dos sistemas de gestão como um todo. Este anexo foi introduzido em 2012 e oferece uma estrutura comum para facilitar a integração.

A principal vantagem dessa estrutura é que todos os sistemas de gestão vão utilizar-se de boas práticas similares e que, assim, podem ser mais facilmente integradas e gerenciadas. Ele também padroniza diversos termos, o que facilita o entendimento de forma mais holística e completa.

Essa padronização, proposta pela própria ISO (International Organization for Standardization), por si só facilita muito e cria diversos documentos que podem ser criados com menor dificuldades e de forma a abranger várias normas diferentes.

Por exemplo, todos os sistemas de gestão contam com políticas que estarão organizadas sob um mesmo requisito (dentro do requisito 5). Assim, as empresas podem criar documentos melhor integrados e muito mais assertivos, sempre respeitando as características de cada norma (e sistema de gestão) em específico, bem como seu próprio contexto de execução. O que nos leva a outro aspecto vital!
 

Trabalhe sempre com documentos integrados!

Ao trabalhar com mais de uma norma ISO, é muito fácil cair no erro de criar um documento para atender a cada norma. Porém, ao fazer isso, muito provavelmente criaremos redundâncias, bem como aumentamos muito a complexidade do sistema de gestão como um todo e geramos burocracia.

Portanto, a integração de documentos é um aspecto crucial na implementação de um Sistema de Gestão Integrado. Ao combinar diferentes sistemas de gestão, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, precisamos consolidar a documentação para garantir consistência, reduzir redundâncias e facilitar a manutenção e auditoria dos sistemas. Para isso, por exemplo, podemos criar:

Manual Integrado: desenvolva um manual de sistema de gestão que cubra todos os aspectos dos sistemas envolvidos, incluindo as necessidades de cada norma em um único documento;

Políticas e objetivos: sempre que possível, estabeleça políticas e objetivos integrados, que reflitam os requisitos de todos os sistemas de gestão e as necessidades da empresa. Mesmo que tratando de normas diferentes, todas as matérias precisam trabalhar para atender os objetivos estratégicos da organização, então sempre será possível integrá-las;

Procedimentos Integrados: crie os famosos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de forma que eles abordem requisitos combinados de várias normas. Por exemplo, porque não ter um procedimento de auditoria interna que cubra aspectos de qualidade, meio ambiente e segurança dos colaboradores ao mesmo tempo? Muitas empresas caem na besteira de ter 3 procedimentos diferentes, o que gera burocracia, mais confusão e desengajamento!

Vale lembrar que esses são apenas alguns dos exemplos, portanto cabe a você analisar seus sistemas de gestão e documentos. Somente assim poderá criar uma documentação realmente integrada e que contribua para o alcance de bons resultados para sua empresa. Além disso, vale dizer, quanto mais enxuta a documentação, melhor!

Integrar os documentos dos sistemas de gestão da sua empresa é uma tarefa meticulosa, que requer planejamento e execução cuidadosa! No entanto, acredite, os benefícios em termos de eficiência, conformidade, redução do trabalho e aumento de desempenho fazem com que o esforço valha muito a pena!
 

Auditorias integradas: avaliando o todo

Por fim, não faz sentido integrar todo o sistema e fazer auditorias separadas. Auditar os sistemas de gestão (sejam eles ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou outros) nos ajuda a obter uma visão abrangente da organização (sistêmica), ajudando a identificar interações e interdependências entre diferentes áreas, o que traz muitas oportunidades de melhoria.

Além disso, as auditorias integradas possibilitam a redução de redundâncias e duplicações, o que resulta em audições mais eficientes e muito menos burocráticas. Tudo isso, é claro, garantindo que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização e os resultados que ela almeja alcançar.

Por fim, ao integrar todas as auditorias, reduzimos muito os custos dessa operação. Afinal, ao invés de três esforços diferentes, unimos tudo a um só processo!

No caso das auditorias internas, por exemplo, significa usar aproximadamente 1/3 do tempo que seria usado em auditorias não integradas. Isso significa muito menos tempo dos colaboradores e muito menos interrupções de entrevistas. Já no caso das externas, ao invés de contratarmos auditores para 3 auditorias, contrataremos  apenas 1. Isso reduz significativamente o custo e a contratação de diárias (Auditores Dia) neste processo.
 

Porque integrar sistemas de gestão – ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e outros

Os sistemas de gestão mais comuns do mercado são a ISO 9001 (Qualidade), a ISO 14001 (Meio Ambiente) e a ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional). Mesmo que falemos de matérias diferentes, a correta integração delas pode amplificar muito os impactos positivos da gestão, fazendo com que todos os sistemas se fortaleçam. Além disso, essa integração pode ajudar a mitigar diversos problemas e riscos, promovendo uma abordagem mais coesa e eficiente para a gestão da sua empresa!

Em última análise, a integração de sistemas de gestão fortalece a capacidade da organização de atender às expectativas dos clientes, às regulamentações pertinentes (ambientais e de segurança, por exemplo), e a outras partes interessadas. Isso tudo ao mesmo tempo em que melhora o desempenho geral e reduz custos.

Dessa forma, a integração não só otimiza os processos internos, mas também posiciona a organização de maneira mais competitiva no mercado, promovendo a sustentabilidade a longo prazo. A existência de um SGI forte é, antes de tudo, uma forma de melhorar as entregas e garantir mais satisfação para todas as partes interessadas. Tudo isso, sempre facilitando o trabalho e aumentando os lucros. Assim, integrar sistemas de gestão é uma relação positiva de ganha-ganha para todos que interagem com a empresa.

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