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Gestão de processos em home office é possível?

De uma forma totalmente inesperada, a sociedade percebeu que o mundo já não era mais o mesmo, um vírus se alastrou por todo o globo, causando uma pandemia, o que obrigou a população a modificar toda sua estrutura organizacional.

 

Economias foram abaladas e as empresas foram fortemente afetadas pelo cenário que se espalhara. Para administrar a situação, novas estratégias precisaram ser tomadas, uma delas é o trabalho home office, que permitiu o andamento das atividades, mesmo com colaboradores distantes.

 

Tendo se destacado em meio à crise, o trabalho home office não precisa ser associado a momentos negativos, muito pelo contrário, pode ser visto como oportunidade e deve ser mensurado por todas as empresas!

 

QUAL A SUA OPINIÃO?

 

Tendo em vista essa transição, alguns cuidados primordiais precisam ser tomados para que o desempenho da produção possa atender à expectativa. Utilizando a tecnologia como a principal aliada nessa tarefa, vamos entender como ela pode organizar e automatizar processos internos, mantendo a excelência dos serviços, mesmo à distância.

 

A tecnologia na crise

A tecnologia possui o potencial de conectar pessoas de diferentes lugares por meios digitais, é uma ferramenta fundamental na vida de qualquer pessoa, seja para uso profissional ou para uso pessoal.

 

Em momentos de crise, como o ocorrido com a pandemia, a tecnologia permite que profissionais prossigam com suas atividades em âmbito domiciliar. Porém é de responsabilidade da empresa o fornecimento dos sistemas necessários para que a comunicação interna possa ser efetiva, afinal é preciso zelar pelos princípios fundamentais da segurança da informação.

 

Se a tecnologia por trás do home office for capaz de fornecer os recursos necessários, a comunicação interna for eficaz e o gerenciamento de arquivos seguro, por que não utilizar esse padrão de trabalho no pós-crise?

 

Tendência a longo prazo?

O trabalho home office deve ser considerado como tendência pelas empresas que prezam pelo bem-estar de seus colaboradores e que, ao mesmo tempo, buscam por formas de conseguir reduzir os seus custos.

 

Se essas considerações fazem sentido para você, confira quais são as reais necessidades de uma empresa que está se adequando ao modelo home office e de que forma a tecnologia pode auxiliar nessa transição.

 

O profissional precisa do recurso adequado

Tendo em vista que a empresa precisa fornecer os serviços adequados para que seus colaboradores trabalhem em casa, dois cuidados são imprescindíveis!

 

Um deles é o do gerenciamento dos documentos e arquivos da empresa, o outro é o da gestão de riscos por trás dos sistemas em execução, confira os detalhes:

 

-       Gestão de documentos e arquivos

 

Já que as tarefas precisam ser executadas à distância, é preciso contar com um sistema que garanta a gestão do banco de dados de forma centralizada, para que as informações de todos os departamentos possam ser trabalhadas.

 

As buscas precisam ser otimizadas, de forma que qualquer profissional que tente realizar consultas ao banco de informações, possa encontrar sem esforços. É muito importante que haja agilidade no acesso às informações e que a dinâmica seja amistosa, com um design limpo e agradável.

 

É um dever da empresa garantir que esse sistema mantenha a segurança das informações, afinal, no home office não será possível acompanhar o grau de confiabilidade dos equipamentos dos colaboradores, logo, bastaria um único micro para infectar toda a rede.

 

A melhor forma de garantir esses cuidados é utilizando uma gestão na nuvem, que trará mais segurança e praticidade, já que não haverá um servidor interno, que dependerá de uma equipe especializada para administrá-lo constantemente.

 

-       Gestão de riscos

 

O sistema precisa garantir a gestão dos riscos, isso é, focado na segurança das informações e no aumento da produtividade, gerando análises aprofundadas que orientam a tomada de decisões da empresa.

 

Um sistema integrado, com fácil gerenciamento, permite que os gestores analisem todo o escopo de trabalho e façam as alterações necessárias para manter a demanda sempre em equilíbrio.

 

A automatização de relatórios que demandam tempo para elaboração garante uma gestão mais estratégica, que possibilita uma maior agilidade na execução das atividades.

 

Essas são características mínimas para um sistema que preza pelo serviço de qualidade, porém tratando-se de operação à distância, o sistema precisa ir além e suprir as novas necessidades da empresa.

 

O sistema preparado para o home office precisa contar com os seguintes diferenciais:

 

     Eficiência e velocidade dos processos: Com recursos otimizados para garantir análises aprofundadas dos processos, a tomada de decisão se torna mais ágil e a comunicação facilitada, isso aumenta a eficiência dos processos, adequando-os a um alto nível de qualidade.

 

     Facilidade na comunicação interna: Com um design otimizado para promover a facilitação da comunicação, estar em contato com os companheiros de equipe é extremamente prático.

 

     Diminuição do retrabalho: Por contar com um aprofundado controle do plano de ação, a tomada de decisão se torna técnica e baseada em dados concretos, isso evita a necessidade de processos manuais, que por muitas vezes, levam muito mais tempo em sua elaboração.

 

     Diminuição de falhas em processos manuais: A digitalização dos processos aliada à gestão estratégica eliminam as falhas cometidas em processos manuais, além, é claro, da economia de recursos, como o papel.

 

     Segurança das informações: Tendo a estrutura da gestão na nuvem como base da arquitetura do sistema, as informações estão completamente seguras, livres de perdas e ataques criminosos.

 

Estar com as portas abertas para o futuro é um sinal claro do amadurecimento de uma empresa, de que ela está focada nas inovações existentes e quer se adequar aos conceitos modernos de trabalho.

 

Além de visionária, é uma ideia que mostra o quão responsável a empresa é, pois são as empresas que olham para o futuro que irão prosperar em meio às novas oportunidades existentes.

 

Continue com esse foco, acompanhe o blog do DOO e se mantenha atualizado com informações que te conectam com as mais recentes inovações do mercado profissional.

27 de Abril de 2020

Tags:

gestão na nuvem gestão de documentos home office tecnologia