Empresa mineira com atuação na área da construção civil há mais de 15 anos, a ViaSul Engenharia desenvolve projetos em mais de 50 cidades em 10 estados brasileiros. Há pouco mais de 3 anos, a empresa contratou o sistema DOO para auxiliar nas rotinas do sistema de Gestão da Qualidade. Quer saber mais? Acompanhe o caso.

Como o sistema DOO trouxe uma nova visão sobre os processos da ViaSul 

No início, a dificuldade com a gestão e o controle de documentos nos servidores locais fez a ViaSul procurar um sistema de Gestão da Qualidade na nuvem que pudesse atender aos requisitos da ISO 9001.
 
Desde o acesso permissionado às listas mestras de projetos da empresa aos envolvidos até a divulgação e a disponibilização rápida das revisões dos documentos às equipes. Com a adoção do sistema DOO, os processos adquiriram muito mais assertividade e segurança.
 
Conforme explica Eudes Ramos de Jesus, coordenador nacional da Qualidade da ViaSul, “o controle das informações documentadas tinha de ser feito manualmente. O monitoramento de acesso às informações era diário. Não tínhamos um time específico para isso, mas dentro da rotina destas pessoas elas faziam este controle, que consumia muito tempo. O sistema DOO mudou totalmente este trabalho.”
 
Em comparação ao que a ViaSul fazia anteriormente, hoje em uma hora o time faz todo o monitoramento do sistema, sem falar dos permissionamentos definidos no sistema.
 
“Ao configurar o software para o contexto da empresa, criamos um padrão de processo. Com a confiabilidade que o sistema DOO oferece, não precisamos ficar preocupados com erros no sistema de gestão. Já estabelecemos um método de trabalho, que permite extrair todas as informações do sistema, sejam relatórios, listas mestras ou outros dados. Todo o controle que era feito via Excel hoje está automatizado. Isso nos deu um avanço extraordinário em nossa rotina”, comemora Eudes.

Benefícios do sistema de gestão DOO

O sistema DOO facilita a gestão da qualidade da ViaSul pelas funcionalidades que oferece. A organização tem mais de 300 documentos na plataforma. Com o sistema é possível ver a versão de cada documento, acessando a lista mestra.
 
“Se precisarmos saber quais foram as últimas revisões de um documento e o que foi alterado, temos o histórico disso em um minuto. Outra facilidade é que o sistema disponibiliza uma ferramenta de divulgação destes documentos. Cada vez que um deles for alterado, o sistema notifica os times que fazem parte deste processo, para que tomem ciência”, explica o coordenador.
 
O executivo ressalta que, por meio de todas as funcionalidades do sistema DOO, a empresa ganhou uma visão tecnológica e uma melhoria da performance do sistema de gestão.
 
“Quando se tem uma ferramenta aliada ao Sistema de Gestão da Qualidade, podemos mitigar possíveis transtornos em nosso sistema e nossos produtos. Se a informação é mais confiável, a tecnologia vai somar para que o produto final atenda aos critérios e requisitos da documentação”, garante Eudes.
 
E não é apenas o módulo de Gestão de Documentos que traz benefícios para a organização. O Sistema de Gestão da Qualidade ainda trabalha com os módulos de Não Conformidades e Plano de Ação, que embora funcionem independentemente são integrados, e o módulo de Plano de Auditorias, que recebeu algumas melhorias, sugeridas pela ViaSul.
 
“Dentro dos processos da empresa, estes quatro módulos são essenciais. A empresa que não se preocupa em ter um sistema de gestão com ferramentas que ajudem com seus controles, dificilmente vai estar atualizada e acaba ficando para trás. O mercado da construção civil está se modernizando, porque de fato é pouco industrializado. O que temos a nosso favor são as tecnologias voltadas à área de gestão. Mas, para que o Sistema de Gestão da Qualidade tenha a importância que deve ter, é preciso de ferramentas que facilitem estes controles”, enfatiza o executivo.
 
Atualmente, o sistema DOO é usado diretamente por 100 pessoas e indiretamente por até 500 colaboradores. Eudes ressalta como o módulo de Não Conformidades do DOO é fundamental para a melhoria contínua do Sistema de Gestão de Qualidade da ViaSul.
 
“Se o registro de uma não conformidade é feito em um formulário, ele fica salvo no sistema de determinada obra. Mas se não houver a divulgação deste documento no resto da organização, fica difícil responsabilizar outras áreas, ou mesmo fornecedores, que fazem parte do contexto por aquele desvio. E daqui a pouco o problema começa a se repetir em todos os projetos.”
 
Com o módulo de Não Conformidades, é possível abranger todos os projetos, inclusive envolvendo até a diretoria da empresa, se necessário. “Com a simples visualização de um relatório, é possível gerar um alerta para os envolvidos no processo. Além disso, podemos fazer análises em conjunto, sem falar das possibilidades de ferramentas como a utilização do diagrama de Ishikawa e do método dos 5 porquês. São ferramentas muito importantes em nosso Sistema de Gestão da Qualidade”, ressalta o executivo.
 

Evolução da parceria

Segundo Eudes, a parceria vem dando muito certo. “Não é só a ferramenta que nos auxilia, mas o relacionamento que temos com a equipe DOO. O atendimento é o grande diferencial. Sempre que solicitamos algum processo ou sugerimos uma nova funcionalidade, temos um retorno. E sempre que entro em contato perguntando sobre alguma solução, é apresentada alguma possibilidade. Há sempre interesse deles em trazer alguma solução para um problema que tenhamos em relação à tecnologia.”
 
Sobre o futuro da parceria, o executivo é enfático. “O que tiver de novidade queremos estar dentro e se for relevante para a ViaSul e o DOO, vamos estreitar ainda mais este relacionamento.”
 
O DOO trouxe mais praticidade e facilidade ao dia a dia da ViaSul. E você, já conhece todos os recursos do sistema e como ele pode ajudar a sua empresa também? Converse com um especialista agora e faça parte do time de clientes de sucesso.