Planilha para Controle de Processos: Tudo sobre o Método SIPOC

Como realizar o mapeamento de processos com SIPOC?

Compreender e identificar a sequência de atividades, entradas e saídas, responsáveis e outros elementos que interagem com o fluxo de um processo, nem sempre é uma tarefa simples e curta, normalmente é algo que pode exigir bastante do seu tempo.

Porém existem metodologias que facilitam o entendimento e o mapeamento de processos, umas dessas ferramentas é o SIPOC. Você já ouviu falar nela? Quer saber o que significa? Veja, neste post, o que é, como funciona e quando é que a sua empresa está preparada para fazer o uso dessa ferramenta.

SIPOC: o que é e como funciona?

SIPOC é uma de muitas ferramentas para o mapeamento de processos. Que pode ser utilizada para oferecer uma visão mais abrangente às pessoas que não estão familiarizadas com o processo, lembrar aquelas que ficaram desatualizadas devido a algumas mudanças no fluxo de atividades ou auxiliar as empresas na definição de novos procedimentos e otimização de processos.

As iniciais que formam o nome SIPOC têm sua origem das palavras, em inglês:

Suppliers (Fornecedores)

São consideradas as empresas, pessoas, serviços, departamentos, enfim. T todos os responsáveis em dar origem às entradas do processo. Nessa etapa do mapeamento, você deverá fazer uma relação (seja em uma planilha de Excel ou papel) de todos os seus fornecedores.

O importante é saber que, para realizar um procedimento, serão necessários materiais para a produção. E que são esses fornecedores os responsáveis por oferecer as suas matérias primas e insumos.

Inputs (Entradas)

São todos os recursos adicionados em um procedimento, ou seja, os elementos essenciais (insumos, matérias primas, dados ou outras informações) para que o processo de transformação ocorra.

Você poderá indicar no mapeamento quais são os materiais necessários para a produção e por meio dele fazer uma breve análise indicando como deve ser realizada cada etapa do processo.

Process (Processo)

É a sequência das tarefas que estão sendo mapeadas. Nesse caso, a etapa onde a cadeia de processos deverá ser descrita. Você poderá elaborar um mapa exemplificando como as atividades precisam ser praticadas e definir qual é a ordem que os materiais de entrada são transformados.

Outputs (Saídas)

São os resultados de um processo. Pode ser aquilo que o cliente espera receber da empresa como, por exemplo, um produto final. Ou uma saída interna do processo, como o esboço de um projeto, formulários ou até mesmo o rascunho de um e-mail.

Essa etapa é importante porque ajuda o profissional a compreender melhor o que realmente está sendo feito no processo.

Customers (Clientes)

É a pessoa ou organização que irá receber os produtos/serviços. Pode acontecer de algumas empresas inverterem o método do SIPOC nessa etapa, transformando-o em COPIS. Assim, começam o mapeamento pelos clientes e não pelos fornecedores. Fazem isso para analisar quem irá receber o produto ou serviço, melhorando a orientação nas atividades.

O método SIPOC têm como proposta analisar as informações de maneira simples, permitindo que os profissionais enxerguem onde e quais são os elementos mais relevantes do processo, as oportunidades e as tarefas que não são mais necessárias, ajudando assim as empresas a aumentarem o seu conhecimento sobre as suas reais necessidades.

Como se trata de um mapeamento de processos fácil e compreensível, a metodologia SIPOC permite aos gestores repassar à equipe informações mais objetivas de um processo.

A importância em entender processos

Entender o processo é crucial para a empresa que espera se consolidar. Isso porque são as ações bem definidas que vão impedir que o fluxo de trabalho se desvirtue — o que, caso ocorra, pode gerar complicações no futuro. É uma etapa importante para a gestão da organização, e deve incluir a participação de todos e não só os gestores.

Quando um dos líderes tenta fazer um mapeamento de processos sozinho, por exemplo, o mesmo pode não ser capaz de captar todas as informações necessárias. Logo, poderá não garantir insights precisos para a tomada de decisão. E precisará contar com o apoio de toda a equipe para auxiliá-lo no direcionamento das estratégias, e consequentemente, fazer os negócios crescer.

Quando aplicar o método SIPOC?

Você pode aplicar o método para mapeamento de processos SIPOC caso tenha interesse em melhorar os processos ou se quer entender melhor o que cada um deles faz. Também se quer analisar o que está sendo recebido nas entradas, aquilo que está sendo entregue ao cliente e quais são os fornecedores envolvidos no processo.

Se quer analisar onde um procedimento começa, onde termina, para qual público os esforços estão sendo direcionados e se quer a clareza de que as atividades estão sendo realmente alinhadas a missão do processo.

Missão do processo

Vamos supor que você seja o responsável por uma etapa do processo. Nela, você têm de desempenhar uma quantidade “x” de tarefas e atividades todos os dias. Ao final do mês, durante um ano, você precisa prestar contas sobre os seus resultados aos supervisores. Isso vai ajudá-los a analisar se o seu trabalho está (ou não) surtindo efeito na estratégia.

Pergunto: o quanto essas atividades estão contribuindo para a entrega de resultados realmente satisfatórios? Você sabe dizer se as funções estão ajudando a atingir as metas que realmente precisa?

Essa é a parte importante na análise do processo. Entender se cada ação está sendo realizada do jeito certo.

Caso não esteja — ou se existem dúvidas em relação aos procedimentos — o ideal seria repensar nas estratégias para ordená-las à missão do processo. Seria também interessante acompanhar o desempenho de cada etapa, por meio de indicadores, para ter certeza se os resultados estão sendo satisfatórios ou se eles podem ser melhorados.

Isso é fundamental para que os supervisores compreendam se o tempo investido na atividade está agregando valor ou se vai ser necessário uma repaginada para direcionar as funções para o caminho certo.

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20 de Setembro de 2021

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