Relatório de Auditoria Interna: importância e elementos chave

Para entendermos a importância do relatório de auditoria interna, primeiramente precisamos voltar um pouco no conceito de auditoria. Isso porque o relatório é a etapa final de um processo de auditoria, é o parecer com o resultado da análise dos processos da empresa.

Partindo desse princípio, podemos dizer que auditoria é a análise de todas as atividades desenvolvidas por uma organização, independente do seu porte. Nas auditorias, o principal objetivo é verificar se as ações planejadas são executadas conforme o planejamento ou ainda se atendem às normas, legislações e requisitos dos clientes.

A partir de tudo o que foi visto na auditoria, será estruturado o relatório de auditoria, destacando os processos não conformes, bem como as oportunidades de melhorias.

Agora que já recordamos o que é uma auditoria, fica mais fácil entendermos como estruturar o relatório de auditoria. Esse documento é uma das principais saídas do processo de auditoria.

É importante destacar, também, que o resultado da auditoria segue uma série de constatações que serão reportadas através, justamente, do relatório da auditoria. No artigo Constatações da auditoria: como analisar, tratar e registrar mostramos como estruturar as constatações que irão para o relatório.

Desmistificando o Relatório de Auditoria Interna

A norma ISO 19011 é um documento que tem como objetivo fornecer “orientação sobre os princípios de auditoria, gestão de programas de auditoria, realização de auditorias de sistema de gestão de qualidade e auditorias de sistema de gestão ambiental, como também orientação  sobre a competência de auditores de sistemas de gestão da qualidade ambiental”. 

Essa norma destaca no requisito 6.5.1 que “Convém que o relatório de auditoria forneça um registro completo, exato, conciso e claro da auditoria”. Isso porque o relatório da auditoria é o documento formal dos resultados da auditoria.

Dessa forma,  sua principal finalidade é transmitir as informações coletadas durante a auditoria. Além de relatar as observações feitas pelos auditores e de apresentar as possíveis sugestões de melhorias ou pontos de atenção para o SG (Sistema de Gestão).

O relatório da auditoria é de extrema importância por se tratar de um documento cujo objetivo é informar o resultado da auditoria, bem como apontar sugestões de melhoria em processos não-conformes. Isso, é claro, de acordo com o escopo da auditoria, seja em qual padrão for (por exemplo, ISO 9001, 14001, 45001 etc).

Como estruturar um Relatório de Auditoria

 

Não existe apenas um padrão para organizar o relatório de auditoria, mas alguns elementos são essenciais para que a leitura seja clara e coerente. Conforme o requisito 6.5.1 da norma ISO 19011, convém que o relatório traga informações referentes aos seguintes tópicos:

a. objetivos da auditoria;
b. escopo da auditoria; 
c. identificação do cliente;
d. identificação da equipe de auditoria e participantes;
e. datas e locais da auditoria;
f. critérios de auditoria;
g. constatações de auditorias e evidências relacionadas;
h. conclusões de auditoria;
i. declaração sobre o grau no qual os critérios de auditoria foram atendidos;
j. quaisquer opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado.

Elementos chave para um Relatório de Auditoria incrível

Outros pontos devem ser observados no momento de organizar e descrever o relatório de auditoria. Vamos a eles.

Clareza

A linguagem deve ser clara a fim de que o conteúdo do relatório seja facilmente compreendido por todos. Devendo evitar o uso de termos muito técnicos. Além disso, é importante atentar-se ao uso de sentenças curtas, palavras simples e manter uma sequência lógica das informações de acordo com o escopo da auditoria.

Objetividade

Outro ponto muito importante é a objetividade. Para que a compreensão do relatório seja efetiva, deve-se focar somente nas informações relevantes, abordando diretamente o tema.

Isso não significa que o relatório deva ser superficial mas sim direto, é a partir do relatório de auditoria que muitas decisões estratégicas são tomadas pela organização.

Método

O relatório de auditoria é a última etapa no processo de auditoria e, assim como todo andamento do processo, também deve respeitar uma padronização. Isso facilita o entendimento bem como quais aspectos devem ser priorizados na tomada de decisão.

Uma sugestão é relatar o resultado da auditoria partindo dos pontos mais críticos para os menos impactantes para os processos da empresa. Além disso, o ideal é utilizar uma formatação padrão, como por exemplo a norma da ABNT, trazendo mais profissionalismo ao relatório.

Imparcialidade

O relatório de auditoria deve ser imparcial, ou seja, livre de opiniões pessoais dos auditores. É importante que as informações sejam abordadas sem qualquer tipo de julgamento, mantendo a neutralidade nas recomendações de melhorias ou nos apontamentos conformes e não-conformes.

Otimizando o Relatório de Auditoria

Agora que já conhecemos os principais elementos para estruturar um bom relatório de auditoria, é importante frisar que existem formas mais fáceis de organizar esse documento tão importante para o processo de auditoria e para a organização.

Aqui no Doo, desenvolvemos um módulo específico para auditorias, onde todas as informações levantadas durante a auditoria são compiladas e organizadas de modo a obtermos, ao fim da auditoria, o relatório quase que instantaneamente!

Quer conhecer? Então vem com a gente, vamos elevar a qualidade da sua empresa a outro nível! 

Relatório de Auditoria e melhoria contínua!

Como sabemos, o processo de auditoria interna tem como objetivo principal a busca pela melhoria contínua dos processos da organização.

É através do relatório de auditoria que conseguimos evidenciar e estruturar o planejamento para melhorar os processos da empresa. Isso porque é esse documento que, quando bem elaborado, irá nos mostrar quais pontos devem ser tratados com maior atenção.

Lembrando sempre que focar na melhoria contínua é de longe o principal diferencial competitivo das organizações, e que pode trazer resultados super positivos. Por isso, opte por estudar e conhecer os processos da sua empresa e sempre que um relatório de auditoria apontar alguma falha ou sugestão de melhoria, não conte tempo para colocar a mão na massa! ;)

 

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