Monitorar competências e treinar colaboradores é mais que uma necessidade, é um fator estratégico fundamental para obtenção de resultados. A ausência desses fatores pode trazer a ineficiência operacional, retrabalho, prejuízo, não conformidades e a insatisfação do cliente.

Tudo isso leva a organização à estagnação e à burocracia, características que pouco a pouco ameaçam o negócio e podem ter consequências catastróficas. Por isso, assegurar que nossas empresas tenham boas ferramentas que nos ajudem a garantir capacitação contínua é fundamental!

Por isso, no artigo de hoje, vamos refletir sobre a importância de monitorar competências e treinar colaboradores, dando algumas dicas de como assegurar isso. Até o final deste texto, esperamos que você seja capaz de analisar seus processos e perceber se eles são executados por pessoas capacitadas e preparadas para “o que der e vier”!

Monitorar competências: o primeiro passo para conformidade

Quando falamos em gestão de competências, é comum pensar no mapeamento e identificação das competências necessárias. Porém, o que costuma falhar e não é muito discutido é o monitoramento contínuo dessas habilidades.

Acontece que, muitas vezes, acabamos caindo no erro de não entender que as competências podem mudar ao longo do tempo. Elas estão diretamente ligadas ao contexto da organização, algo que também muda constantemente.

São novos fornecedores, novas matérias primas e insumos, novos modos de produzir e, principalmente, novos requisitos de clientes. Assim, mesmo que façamos um excelente mapeamento dos processos, cedo ou tarde, esses processos vão mudar. E a velocidade com que isso acontece pode ser maior ou menor, a depender do próprio contexto da sua empresa e dos processos.

De certa forma, podemos dizer, então, que é preciso fazer uma constante atualização dos processos, procedimentos e da famosa “planilha de competências”. Mas cabe dizer que um bom sistema de gestão da qualidade (SGQ) tem um monitoramento orgânico e constante, que garante que lacunas de competência sejam identificadas e eliminadas o mais rápido possível. Para isso, é preciso garantir fluidez no processo e acesso rápido às informações.

Treinar colaboradores começa antes dos treinamentos e termina depois deles

De acordo com o requisito “7.2 Competência” da ISO 9001:2015, as empresas precisam “assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados”.

O problema é que para cumprir essa exigência e garantir as competências corretas é preciso saber quais habilidades as pessoas precisam ter. Assim, o princípio de qualquer treinamento é justamente o ato de mapear e monitorar competências. Sem isso, é muito mais complexo aplicar ações certeiras para desenvolver habilidades nas pessoas.

Por outro lado, o resultado de treinar colaboradores é uma ação que não termina na capacitação em si. Afinal, o resultado dela é a conformidade do processo, a eficiência da operação, a redução de retrabalho entre outros aspectos. E é aqui que está o pulo do gato: mesmo após treinar, é preciso monitorar competências e, o mais importante, o correto monitoramento não leva em consideração apenas as pessoas, mas os resultados (impactos) nos processos.

Atualização das informações documentadas do SGQ 

 

Algumas dúvidas comuns dos responsáveis pelo processo de treinamentos estão relacionadas à atualização dos documentos do SGQ. Isso porque se pensarmos bem, os documentos são o retrato do sistema de gestão, então devem ser levados em conta.

Apenas a título de clareza, vamos focar nos principais documentos do SGQ, pensando em processos, procedimentos e instruções de trabalho, por exemplo. Agora, vejamos as duas principais dúvidas do mercado:

1. Devo atualizar meus documentos após a realização de treinamentos? No geral, os documentos contêm a forma como um processo ou atividade deve ser executada, assim, eles raramente vão sofrer atualizações devido a treinamentos, pois os treinamentos são aplicados para adequarmos as pessoas aos processos. Porém, se durante os treinamentos surgirem oportunidades de melhorias, é preciso analisá-las e, aí sim, atualizar os processos, o que levará também a uma atualização documental;

2. Após uma atualização de documentos, devo treinar as pessoas? Como vimos no trecho anterior, os documentos são atualizados quando há uma alteração nos processos. Assim, ao alterar um procedimento, por exemplo, é preciso treinar as pessoas sobre a nova forma como o processo será executado. A profundidade do treinamento vai depender do contexto da mudança. Pode ser que uma simples leitura de procedimento baste, mas também pode ser necessário um treinamento completo. Assim, é preciso avaliar caso a caso.

Concluindo, por via de regra, os documentos são um retrato do SGQ. Este, por sua vez, é um retrato da operação e execução dos processos. Assim, quando os processos mudam é preciso não só treinar as pessoas como também atualizar a documentação. Então, podemos dizer que ambos aspectos caminham juntos, gerando atualizações e necessidades de treinamento entre si para adequar a empresa às mudanças de contexto.

Como monitorar competências e treinar colaboradores da maneira correta!

Para assegurar a capacitação das pessoas a serviço da organização, podemos resumir o processo de gestão de competências em 3 ações:

-Mapear e monitorar as competências;
-Treinar as pessoas de acordo com as necessidades dos processos;
-Avaliar a eficácia dos treinamentos aplicados.

Quando falamos dos treinamentos em si, tudo vai depender do contexto dos processos. Enquanto algumas situações requerem workshops ou treinamentos externos, outras podem ser resolvidas com instruções internas ou até mesmo uma simples leitura do procedimento. Então, é preciso avaliar caso a caso e determinar o que é melhor para sua empresa e para o processo em questão.

Agora, na hora de mapear, monitorar e avaliar eficácia, o ideal é ter um processo que avalie os processos operacionais e as pessoas, comparando o que já existe na empresa com o que falta. Assim, é possível usar resultados de processos (como a quantidade de não conformidades, por exemplo) para atuar de forma assertiva e direcionada.

Aqui, uma ferramenta automatizada pode te ajudar a ter uma visão mais ampla e sistêmica, algo complexo devido a quantidade de competências, atividades, processos e tarefas que rodam diariamente na sua empresa. 

Capacitação e Competência são o maior impulsionador estratégico da sua empresa!

Após refletir um pouco sobre o assunto, é impossível subestimar a importância de monitorar competências e priorizar o treinamento contínuo dos colaboradores. Estes são os pilares indispensáveis para impulsionar seus processos e garantir resultados incríveis para sua empresa. Isso sem contar que treinamento leva a engajamento, algo que podemos discutir em algum outro artigo.

De qualquer forma, o treinamento dos colaboradores não é uma tarefa única, mas um compromisso constante, tal qual a própria melhoria contínua. Assim como em uma peça que precisa ser lubrificada regularmente para garantir o desempenho de uma máquina, seus colaboradores precisam de treinamento contínuo para manter a eficiência operacional, a conformidade e a adequação aos requisitos de nossos queridos clientes.

Portanto, lembre-se sempre de que competência e monitoramento caminham lado a lado. Agora, é sua vez de avaliar se sua empresa tem realmente assegurado que as pessoas tenham as habilidades necessárias ou se ela apenas cumpre tabela atendendo a um requisito da ISO. Muito mais que uma não conformidade de auditoria, não garantir que as pessoas sejam competentes é um verdadeiro caminho para os baixos resultados e para a perda de clientes. Portando, #partiu monitorar competências e treinar colaboradores!