Análise crítica da Não Conformidade - É necessário?

Durante acompanhamentos em consultorias que participei, percebi a insistência de muitos consultores no registro da não-conformidade. Em todas as fases iniciais dos trabalhos é importante colher o maior número de informações por parte dos colaboradores, pois afinal, são eles que compõem os processos de uma organização e nada mais importante que eles para apontarem problemas do dia a dia, bem como as possíveis soluções, as quais impactam positivamente em seu trabalho e na empresa de um modo geral.

Contudo, com o passar do tempo, a quantidade de registros de não conformidades costumava virar um amontoado de problemas sem solução na mão do coordenador da qualidade, que por muitas vezes, por falta de experiência ou falta de critério de análise, não conseguia gerir e nem mostrar os resultados iniciais da gestão da qualidade.

COMO OS COLABORADORES DA EMPRESA ENXERGAM OS PROCESSOS DE ANÁLISE?

Pude perceber com o passar do tempo que durante todo o processo é comum alguns colaboradores acharem que o registro de não conformidade serve somente para “pegar no pé”, como se diz popularmente, ou infelizmente até pensam que o tal processo serve para prejudicá-los, quando na verdade isso é mero engano e falta de informação.

Isso tudo depende de como se “vende o peixe”, ou seja, de como se propõe este levantamento necessário. É justamente neste estágio inicial que o trabalho vai ou não ser encarado como algo negativo pelas equipes. Por experiência própria, quando o processo é explanado inicialmente de forma clara, na qual os colaboradores logo enxergam que todo esse levantamento longo serve para melhorar o próprio dia a dia deles, o jogo vira, e então o engajamento acontece!

QUAIS AS VANTAGENS DE UMA ANÁLISE CRÍTICA CONSISTENTE?

Com a definição de critérios e tipificação dos registros de não conformidades é possível mostrar resultados logo no início dos trabalhos, pois será fácil listar problemas por setor, por tipo, por data e criar ações com mais organização e eficiência, mas para isso é uma boa prática ter uma estrutura bem planejada, para que ao final de um determinado período, em poucos cliques seja possível listar as informações de forma rápida, o que consequentemente leva a uma melhor organização das ações a ponto de conseguir mostrar os resultados positivos.

QUE FERRAMENTAS USAR PARA TORNAR ESTE PROCESSO MENOS MAÇANTE E MAIS RÁPIDO?

A aplicação desses dados em um software  é muito útil,  pois além de ganhar muito tempo, você consegue ser mais assertivo nas ações visando a melhoria dos processos, diminuição de custos, além de ter um controle mais apurado das atividades e de todos os envolvidos em cada uma delas.

Você já pensou quanto tempo você gasta durante a semana ou mês checando o preenchimento de formulários e alertando os envolvidos nos processos da qualidade? E quanto ao preenchimento de determinados registros, você já pensou ter tudo isso de forma centralizada, melhorando a sua produtividade e diminuindo o custo das não conformidades da sua empresa?

#FICAADICA

Nossa dica é utilizar um Software para Gestão da Qualidade que disponha desses recursos de Análise Crítica abordados aqui. Através de uma gestão via sistema, é possível listar todos os registros por período da ocorrência, setor, responsável e tipo, e além disso, existe também a facilidade de criar um registro de ação corretiva para várias não conformidades.

Desta forma seu processo de análise será otimizado e não correrá o risco de duplicar ações. 

A ideia principal dessas ferramentas é tornar você um coordenador da qualidade menos operacional e MAIS ESTRATÉGICO.

Queremos saber como você analisa as não conformidades da sua empresa, comente ou escreva para nossa equipe através do doo.com.br/contato. Vamos aprender juntos!

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