No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre a importância de gerenciar os indicadores dos processos e sobre como a falta de gerenciamento pode prejudicar não só a sustentabilidade da sua empresa como também o alcance da estratégia organizacional. Antes de começarmos, vale lembrar que algum tempo atrás publicamos um artigo sobre a gestão à vista de indicadores, com dicas, boas práticas e sugestões para gerenciá-los da forma certa (clique aqui para ler).
Existe um ditado muito famoso que diz algo como “se não aprendemos pelo amor, aprendemos pela dor”. Por isso, hoje vamos focar em te mostrar como deixar de fazer a correta gestão dos indicadores pode, e provavelmente vai, prejudicar sua organização.
Os indicadores não são apenas uma forma de cobrar as pessoas e repassar metas, eles são um verdadeiro mapa para o sucesso e a execução da estratégia. Sem eles, a empresa não consegue se orientar e os resultados esperados podem não estar entre as prioridades dos colaboradores. Com bons indicadores, a organização:
Consegue direcionar a execução dos processos e auxiliar as pessoas na busca por suas metas;
Tem melhor gerenciamento de recursos e pode investir no que realmente traz resultados (vamos falar melhor disso mais à frente);
Compreende melhor os processos e seus resultados, atuando em melhorias mais assertivas e voltadas para o contexto organizacional;
Atua no foco real dos problemas, ganhando tempo e reduzindo muito os prejuízos;
Consegue demonstrar resultados e ganha credibilidade frente aos sócios e outros stakeholders (partes interessadas);
Atua para promover conformidade nos processos e, assim, entrega mais conformidade para seus clientes;
Entre diversos outros benefícios.
Porém, quando o ato de gerenciar os indicadores dos processos deixa a desejar, a empresa se vê perdida. O primeiro sinal disso é justamente a má execução da estratégia, mas vejamos alguns impactos comuns na maioria das organizações:
Desperdício de recursos e falta de foco nos resultados
Sabemos que alocar corretamente os recursos de uma empresa é uma tarefa árdua, porém isso se torna quase impossível se a organização não gerenciar os indicadores dos processos. Afinal, pense bem: Como saber onde investir se não sabemos o que traz resultados?
Podemos acabar investindo dinheiro e tempo em processos que não dão resultado ou em aspectos que não são importantes para a empresa. Por outro lado, podemos deixar de aplicar recursos nos processos que performam melhor e que realmente contribuem para o sucesso e sustentabilidade da organização.
Tudo isso por não saber exatamente quais processos são mais ou menos importantes, quais estão rodando conforme planejado e quais são um problema para a empresa. Assim, torna-se praticamente impossível focar no que a gestão realmente precisa fazer, o que causa prejuízos financeiros enormes, uma vez que todos os investimentos serão feitos na base do “achômetro”.
Colaboradores confusos e sem objetivos claros
As pessoas mudam o que fazem na sua rotina quando percebem que algo está errado ou que determinada ação não colabora para os resultados esperados. E o que vai mostrar essa realidade para elas é exatamente uma gestão eficiente de indicadores.
Se não existem indicadores para mostrar os resultados, qualquer resultado é válido. É como diz a frase do gato do livro “Alice no País das Maravilhas”: “Se você não sabe onde vai, qualquer caminho serve”. Os indicadores mostram para as pessoas “para onde a empresa quer ir” e quais resultados ela precisa buscar para atingir a estratégia.
Assim, gerenciar os indicadores dos processos é uma forma de orientar os colaboradores no dia a dia de trabalho. Isso não só os ajuda a corrigir e redirecionar suas tarefas, como também dá um senso de propósito e pertencimento às pessoas. Com bons indicadores, os colaboradores compreendem melhor o quanto seu trabalho é importante e porque eles precisam executá-lo conforme o planejado, priorizando a estratégia e os objetivos da empresa.
Dificuldades para realizar ajustes de rota
Alcançar os objetivos propostos na estratégia organizacional é um caminho composto por, de forma simplificada, 2 variáveis: (a) executar as ações propostas (b) dentro dos prazos estipulados para isso. Entretanto, sabemos que isso nem sempre é uma garantia de resultados. Mesmo que cumpramos o plano de ação com maestria, os resultados podem não ser os que buscamos, pois sempre há certo grau de incerteza no planejamento.
Por exemplo, estamos chegando ao final do 1° trimestre do ano, como estão os resultados dos seus processos? Eles estão entregando os resultados esperados pela empresa? A estratégia está sendo cumprida? Vai bater as metas do ano? Apenas ao gerenciar os indicadores podemos responder essas perguntas, o que pode ou não nos levar a novas ações e até mesmo a um novo planejamento.
Se os resultados estão correndo como o esperado e estamos alcançando a estratégia, basta manter o bom trabalho e colher os frutos mais tarde. Entretanto, se não estivermos performando como desejado, precisamos analisar as ações e entender o que houve para, então, fazer ajustes de rota ou até mesmo replanejar. Mas perceba que isso só é possível se conhecermos os resultados do processo, o que por sua vez só é possível com uma boa gestão de indicadores.
Gerenciar os indicadores dos processos é o mapa do sucesso!
Depois de tudo que vimos, não fica difícil entender que a falta de indicadores de acompanhamento (assim como a ‘não análise’ deles) impacta diretamente nas estratégias do negócio e no alcance dos resultados esperados.
Podemos relacionar a gestão de indicadores a um GPS que vai nos orientando ao longo do caminho para que cheguemos em segurança ao destino almejado. Os indicadores também vão apontando direções, mostrando onde aplicar nossos esforços e avisando quando saímos da rota. Se um indicador está negativo, alguma coisa deu errado e “pegamos o caminho errado”. Hora de ajustar as coisas!
Com o tempo, gerenciar os indicadores dos processos traz clareza e conhecimento sobre o contexto organizacional e o funcionamento dos processos, o que faz com que a empresa como um todo busque por mais melhorias. O direcionamento natural que os indicadores traz consolida a execução e direciona a empresa rumo à sustentabilidade e uma boa reputação frente ao mercado.
Estamos na era da informação e informação é poder! Empresas que não tem informações sobre si mesmas organizadas, acessíveis e facilmente analisáveis estão em maus lençóis. Por isso, além de todas as rotinas comumente executadas no SGQ (não conformidades, documentos, fornecedores, etc), precisamos garantir que toda a empresa esteja alinhada e focada em seus indicadores. As organizações que conseguirem fazer isso com habilidade serão as que prosperarão no futuro!
