Deixar este assunto para depois pode estar custando caro para sua empresa e poderá resolver alguns problemas.

Abaixo listamos algumas vantagens que você pode ter ao fazer um controle na gestão dos documentos e deixar as informações mais visíveis, gerando resultados positivos para toda equipe.

Além disso, mais abaixo disponibilizamos para você baixar gratuitamente um modelo em Excel (.xls) de Controle de Documentação para que você inicie sua gestão ou implemente os processos que você já executa:

Imagine-se não precisando mais encaminhar por e-mail aquele formulário que solicitam para você todos os dias ou correr o risco de dar uma pane no computador do setor financeiro e perder todos os documentos, o estrago seria grande, então pra evitar estes problemas seguem abaixo nossas sugestões:   

1 – Centralização dos Documentos

A centralização de informações nas organizações vem se tornando um ponto importante nos processos, seja através de software ou rede compartilhada, pois gera uma melhora na qualidade da busca desses documentos e torna-se visível a todos os envolvidos nos diversos processos da empresa. Por consequência, a melhor rastreabilidade do documento torna a comunicação mais rápida, e isso influencia diretamente na administração do tempo de execução dos seus processos.

2 – Disponibilidade de consulta das informações de forma legível e identificada

A nomeação adequada dos documentos é essencial para o sucesso da gestão, seja pela utilização de prefixos nos documentos ou na identificação simplificada de pastas e subpastas. Comece organizando por grupos macros de pastas com nomenclatura de fácil identificação, este é um critério importante, pois serão informações de acesso comum a todos os processos.

3 – Segurança dos dados

O controle de permissão de acesso e backups vão fazer parte da rotina de manutenção e garantir a segurança dos dados. O controle de permissão seja por pastas ou documentos é de suma importância, pois existem documentos que possuem certo sigilo de informações ou precisam estar disponíveis somente pra um determinado grupo de usuários. Com base nisso, esteja ciente de que você vai precisar definir esses critérios de acesso. Outro ponto fundamental é garantir o backup da estrutura e ter rotinas de segurança bem definidas, a não ser que você utilize algum software cuja  gestão é realizada na nuvem, então será um item a menos para você controlar.     

4 – Controle dos prazos de vencimento

Existe documentos que impactam diretamente a “saúde” do seu negócio, e controlar seus vencimentos será importante para que o impacto não seja negativo. Um bom exemplo pode ser o controle de licenças ambientais as quais influenciam no funcionamento de empresas de segmentos específicos, caso não seja feito o devido controle, isso pode gerar prejuízos.  Caso você utilize um software, esses controles poderão ser feitos com lembretes automáticos via e-mail ou mensagem via sistema, caso contrário, será necessário fazer um levantamento de todos os documentos que precisam de controle de vencimento e documentar esta listagem para evitar “dores de cabeça”.  

Se você não tem ideia de como começar, no botão abaixo disponibilizamos um Modelo de Controle de Documentos que pode ser útil neste início de trabalho.

5 – Histórico de alterações

Ter um histórico das alterações é importante, pois isso garante a confiabilidade das informações. Uma vez feito o gerenciamento dos documentos por software, será possível acompanhar de forma automática esses históricos, sendo possível controlar quem visualizou, quem fez download, controle das revisões e suas versões, possibilitando a visualização de versões anteriores. Caso você não utilize nenhuma ferramenta para controlar o versionamento dos documentos, será necessário criar uma maneira de controlar esses dados de forma manual, mas lembre-se, para quem almeja qualidade, ter o controle desses históricos é imprescindível, pois acompanhar a evolução das informações e comparativos entre versões para futuras alterações dá a você o controle da evolução dos seus documentos.

6 – Redução de impressões e circulação de papeis

Um assunto que cada vez mais precisamos abordar é o cuidado com o meio ambiente. Em nossas atitudes cotidianas geramos impactos diretos, seja o deslocamento ao nosso trabalho às atividades diárias, até como a simples impressão de uma folha, tudo isso gera efeitos tanto financeiros como ambientais. A partir do momento em que a organização tem como critério o controle da sua documentação de forma centralizada e virtual, evita-se o desperdício e consequentemente se contribui para preservação do meio ambiente, evitando a circulação e impressões desnecessárias que, a propósito, também se encarrega de um ponto muito relevante para a administração, a redução de custos.

7 – Gerenciamento do conteúdo recebido e criado pela empresa           

O volume de dados gerado e criado pela organização diariamente é imenso, desde e-mails até o recebimento da  guia de impostos. Ter o controle sobre as informações eletrônicas e até as físicas vai permitir uma busca facilitada pelas informações e contribuir para um histórico rico em dados que permitirá um gerenciamento melhor, além de gerar segurança dos dados.

Esperamos que com essas dicas você seja incentivado a organizar ou melhorar a gestão de documentos da sua empresa.  Você percebeu quantos benefícios listamos até aqui com o controle centralizado de documentos?

No botão abaixo disponibilizamos um Modelo de Controle de Documentos em Excel (.xls) que pode ser útil neste início de trabalho. Gostou?

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