Saber priorizar tarefas é um dos grandes desafios de uma boa gestão. Entre tantas ferramentas disponíveis, uma em particular, pode ajudar bastante essa questão, vamos falar hoje sobre o Diagrama de Pareto.
 
Este diagrama foi criado pelo economista e sociólogo italiano, Vilfredo Pareto, no século XIX e é considerado como uma das sete ferramentas básicas da área da qualidade.
 
A ideia principal na aplicação deste Diagrama é facilitar a priorização das ações pelo gestor, a fim de otimizar o tempo e evitar o fracasso. O Diagrama se resume em um gráfico que organiza as necessidades da maior para a menor, dessa forma facilita a priorização da gestão dos problemas.
 
A utilização consiste em uma regra conhecida por 80/20, trabalha-se com esses dois valores, que se dividem em que 80% das consequências são causadas por 20% das causas. Essa regra pode ser aplicada de diversas formas e áreas, através dos gráficos é possível que o gestor selecione quais atividades entram na régua dos 20%.
 
Vamos a um exemplo, a aplicação do Diagrama pode estar nos sucessos das vendas, basta considerar que 80% das vendas são geradas por 20% dos clientes. Comece a aplicar o Diagrama de Pareto agora, para facilitar, desenvolvemos um modelo do Diagrama, basta preencher os dados que ele criará o gráfico automaticamente, baixe agora gratuitamente:
   
Com essas informações, você só precisa analisar os dados e usar a criatividade para criar boas estratégias.
 
VANTAGENS DE UTILIZAR O DIAGRAMA DE PARETO
 
Separamos algumas vantagens de você utilizar o Diagrama de Pareto na sua gestão, confira:
 

• Facilita a seleção dos principais pontos críticos da organização, focando assim, nas resoluções dos problemas que realmente importam;

• Ajuda na organização das informações, dividindo-as em prioridades ou importância;

• Contribui na tomada de decisão, exibindo as informações verdadeiras e embasadas;

• A resolução dos problemas se torna mais eficiente e organizada, já que é analisado cada falha e sua importância para a organização;              

• Possibilita a melhor utilização de recursos, especialmente quando são limitados.

 
Essas são apenas algumas vantagens da utilização do Diagrama de Pareto, que quando bem utilizado consegue identificar pequenas falhas e evitar o crescimento delas.
 
Relacionando a aplicação do Diagrama na gestão empresarial, podemos esclarecer algumas dúvidas através desses exemplos da regra 80% por 20%:
 

• 80% da insatisfação/reclamação de clientes se originam de 20% de produtos/serviços e colaboradores;

• 80% do lucro da organização decorrem de 20% de seus produtos ou serviços;

• 80% do custo total do seu estoque provém de apenas 20% dos produtos.

 
Pode-se concluir com esses exemplos que o Diagrama de Pareto atesta que 80% dos resultados podem ser relacionados a apenas 20% dos elementos capazes de conduzir a esse resultado.
 
DIAGRAMA DE PARETO NA PRÁTICA
 
Como falamos acima, o Diagrama de Pareto pode ser aplicado em diversas áreas empresariais e que através de seus resultados é possível visualizar e identificar problemas ou causas e priorizar as ações. Vamos a parte prática!

 
Para que seja possível colocar em prática o Diagrama e obter bons resultados, é essencial seguir as etapas abaixo: 
 
Determine um objetivo
 
Para obter bons resultados na aplicação do Diagrama de Pareto, você precisa determinar o seu objetivo. Com este método você conseguirá:
 

• Diminuir os custos operacionais da organização;
• Reduzir as reclamações de clientes;
• Reduzir / eliminar desperdícios em diferentes áreas
• Favorecer o clima organizacional;
• Controlar melhor o estoque.

 
Ou seja, é possível aplicar esse Diagrama em diversas situações, você só precisa identificar as maiores falhas e dificuldades da organização em repará-las.
 
Listagem de informações
 
É importante reunir o maior número de informações a respeito de uma determinada falha, por exemplo, no atraso nas entregas, na falta de insumos, etc. É importante analisar por períodos e compará-los.
 
Ordene as falhas em categorias
 
É essencial que as falhas sejam ordenadas em categorias: se o problema está relacionado à reclamação de clientes, separe as possíveis causas, por exemplo, falha no atendimento, produtos ou serviços de má qualidade.
Dessa forma fica muito mais fácil de analisar os dados e na conclusão de que 20% de uma reclamação específica reflete em 80% de todas as reclamações existentes.
 
Utilize uma tabela
 
Reuniu todas os dados necessários? Agora é hora de passar esses dados para uma planilha. Para ajudá-los nesta etapa, nossa equipe desenvolveu uma planilha automatizada para o desenvolvimento dessa análise. O download é gratuito, baixe agora:

 
A partir de agora o processo se torna mais fácil, você só precisa lançar as falhas encontradas, suas possíveis causas e a porcentagem que isso representa para a sua organização. A própria tabela organizará em ordem e determinará o percentual de cada ocorrência.
 
Você conseguirá encontrar os 20% correspondentes a 80% dos resultados. Com essas informações em mãos e que são facilmente encontradas na tabela e no gráfico do nosso modelo de Diagrama, basta analisar a frequência com que cada falha se repete e mensurar o impacto nos resultados da organização.
 
GESTÃO EFICIENTE COM O DIAGRAMA
 
Por fim, o Diagrama de Pareto é considerado uma ferramenta eficaz para a Gestão da Qualidade, já que é eficiente na relação das causas com seus efeitos, indicando quais ações devem ser priorizadas.
 
Num todo, o Diagrama pode ser utilizado em diversas situações e áreas, seja para identificar melhorias, determinar ações ou afirmar se os investimentos estão sendo bem aplicados.

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