Se sua empresa tem sofrido com problemas relacionados à mão de obra terceirizada ou à qualidade dos insumos utilizados, o Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF) pode ser uma ótima prática para mudar essa realidade.

Geralmente, quando não temos uma boa gestão de fornecedores, isso impacta diretamente no dia a dia dos processos. Afinal, sem fornecedores adequados, não conseguimos as entradas corretas para o processo.

Esse problema pode causar diversos prejuízos para a empresa, que vão desde o retrabalho e desperdício até o desengajamento das equipes. E o resultado final acaba sendo baixos níveis de produtividade, competitividade e, assim, sustentabilidade da empresa frente ao mercado.

Até o final deste artigo, esperamos que você compreenda o que é o Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF), como utilizá-lo na sua empresa e tenha insights do que avaliar para garantir a correta operação dos seus processos!

 

O que é o Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF)?

 

O IQF é uma métrica utilizada para compreender a capacidade de entrega dos fornecedores de uma empresa. Ele tem como propósito avaliar e comparar diferentes fornecedores baseando-se em critérios importantes para a organização.

Esse índice é geralmente expresso por uma escala numérica, o que permite compreender de forma mais didática o papel de cada fornecedor. Com base na pontuação fornecida pelo IQF, as empresas conseguem decidir melhor quais fornecedores são mais adequados de acordo com suas as necessidades e expectativas.

 

Quais fornecedores devem ser avaliados?

 

Em certa medida, é importante que todos os fornecedores sejam avaliados pelo IQF (ou pela metodologia utilizada pela empresa). Entretanto, alguns provedores externos são mais importantes e sensíveis para a conformidade do processo.

Assim, apesar de a necessidade de avaliação mudar de empresa para empresa, recomenda-se avaliar TODOS os fornecedores que impactarem na conformidade do produto (ou serviço) final. Isso pode incluir desde fornecedores de matérias-primas até transportadoras.

 

Critérios comuns para avaliação de fornecedores?

 

Existe um número infinito de aspectos que podem ser observados e que variam de acordo com o contexto de operação de cada empresa.

O importante é compreender que há alguns fatores vitais para assegurar que seu produto ou serviço saia como planejado. E esses são os critérios vitais para a sua avaliação. Além disso, recomenda-se que a organização aplique diferentes pesos de acordo com o que for mais importante para o processo. Isso significa que alguns critérios podem ser mais importantes que outros.

Bem como, um critério pode se sobressair em determinadas situações, mesmo que o IQF forneça um “resultado final”. Por exemplo, mesmo que um fornecedor possua maior pontuação final, ele pode entregar mais rápido (por exemplo) e isso pode ser decisivo para determinados momentos de operação.

Dito isso, podemos apontar alguns exemplos de critérios a serem avaliados pela empresa. Vejamos:
 

•  Qualidade do produto ou serviço;

•  Tempo de execução do serviço;

•  Disponibilidade de estoque do produto;

•  Estabilidade e saúde financeira do fornecedor (muito comum em licitações públicas);

•  Tempo de entrega e cumprimento dos prazos acordados;

•  Cumprimento de requisitos (sejam eles legais, regulatórios ou normas de qualidade);

•  Atendimento ao cliente e suporte pós-venda;

•  Reputação do fornecedor;

•  Critérios de ESG (Responsabilidade socioambiental e governança);

•  Diferenciais dos produtos ou serviços;

•  Riscos oriundos da contratação;

•  Entre outros.

 

Com que frequência devo avaliar o Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF)?

 

Outra dúvida frequente é a frequência de avaliação dos fornecedores. E para responder essa pergunta, há dois fatores a se considerar.

Primeiro, é preciso entender que o IQF é uma ferramenta e deve ser utilizada na tomada de decisões. O ideal, então, é que o setor de compras o utilize sempre que precisar adquirir produtos ou contratar serviços. Dessa forma, a empresa garante mais assertividade nas aquisições e ganha tempo, não precisando fazer uma análise aprofundada em todas as compras.

O segundo diz respeito a atualização do próprio índice. Afinal, com o tempo, a tendência é que os fornecedores melhorem ou piorem suas entregas, assim o IQF precisa ser atualizado para garantir um retrato realista dos provedores da empresa.

Neste caso, a empresa precisa definir uma periodicidade de avaliação do Índice de Qualificação do Fornecedor, um momento para reavaliar e verificar se tudo está correto. Essa periodicidade vai depender da complexidade dos processos da empresa, podendo ser trimestral, semestral, anual etc. Processos mais sensíveis requerem uma periodicidade menor, processos mais simples podem ter um espaçamento de avaliação maior.

Além disso, a retroalimentação constante também pode ser um gatilho de atualização. Se um processo tem apresentado muitas não conformidades relacionadas à provedores externos, é melhor reavaliar o índice e, talvez, trocar de fornecedores.

 

Como calcular o IQF?

 

Há diversas formas de calcular o Índice de Qualificação do Fornecedor, entretanto, vejamos um exemplo simples.

O primeiro passo é definir os critérios de avaliação. Para nosso exemplo, suponhamos que vamos avaliar: “qualidade do produto”, “tempo de entrega” e “disponibilidade de estoque”. Em seguida, listamos os fornecedores e os avaliamos de acordo com esses critérios, atribuindo pontuações que podem ser, por exemplo, de 0 a 100. Vejamos:
 

 

Neste exemplo simples, vemos que o fornecedor B atingiu a maior pontuação no score final da avaliação. Assim, teoricamente, esse fornecedor é mais indicado para os objetivos da empresa.

Entretanto, essa tabela leva em consideração apenas a média simples dos resultados, note que no quesito Qualidade, o fornecedor A é consideravelmente melhor. Assim, recomenda-se levar em consideração também o peso dos critérios, utilizando-se de média ponderada. Vejamos como a avaliação ficaria: