Com a chegada de um novo ano, muitas reflexões acabam vindo à cabeça dos profissionais. Assim, nós que somos gestores, coordenadores ou analistas da qualidade começamos a pensar sobre como podemos melhorar nosso sistema de gestão da qualidade em 2025!

Aqui, ponderamos os desafios enfrentados no ano anterior (2024) e buscamos formas de, não só superá-los, como também maximizar a eficiência em 2025. Neste contexto, podemos citar diversos problemas, como os riscos não identificados ou as não conformidades que estão causando “dor de cabeça” na empresa.

Porém, há uma questão que precisa ser debatida com maior prioridade. Ele corresponde a um dos problemas mais recorrentes e dispendiosos na gestão da qualidade. Por causa dele, muitas vezes, não conseguimos atuar para garantir mais fluidez e agilidade em outros processos. Esse problema é o retrabalho no SGQ!

Quando ele acontece, as pessoas não conseguem tempo para pensar em melhorias e ficam presas em atividades que já deveriam ter sido finalizadas. Isso causa estagnação em todos os processos, impedindo a melhoria contínua e, assim, a evolução de todos os processos da empresa. Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como evitar retrabalho no SGQ, mas antes disso, vamos entender as causas desse problema. Vamos lá!

As 3 principais causas do retrabalho no SGQ e suas soluções

Sabemos perfeitamente que para resolver um problema, primeiramente precisamos compreender suas causas raiz. Assim, vale falar um pouco sobre os motivos que levam um SGQ a sofrer com esse problema.

Elencamos o que consideramos os três maiores causadores de retrabalho nas organizações. Geralmente, SGQs pouco eficientes sofrem com estes problemas.

 

Falta de treinamento e capacitação dos colaboradores

 

É fácil entender que colaboradores que não estão devidamente treinados para seguir processos e compreender as normas de qualidade (como a ISO 9001) tendem a cometer mais erros. Quando cometemos mais erros precisamos retrabalhar mais!

Assim, a falta de conhecimento atualizado sobre as melhores práticas do SGQ, sobre as normas, os processos e os procedimentos da empresa têm grande potencial de resultar em trabalhos que precisam ser refeitos. Vale lembrar também da compreensão da política da Qualidade, sem ela, os colaboradores têm mais dificuldades para tomar decisões e, assim, os erros se multiplicam!

Para resolver esse problema, planeje treinamentos para seus colaboradores em 2025! Mas antes, faça um mapeamento detalhado sobre as dificuldades e necessidades das pessoas. Com base nisso, escolha os temas mais sensíveis e que mais causam erros e, é claro, não se esqueça de avaliar a eficácia destas capacitações! 

 

Excesso de processos manuais ou não padronizados

 

É fato, a execução manual dos processos aumenta, e muito, a possibilidade de erros humanos. Afinal, com eles estamos mais vulneráveis à falta de atenção, a problemas de capacitação ou até mesmo à limitação natural das pessoas. Quanto mais manuais os processos, mais erros acontecem, quanto mais erros mais retrabalho!

Além disso, ter processos manuais faz com que cada colaborador os execute de uma forma, dificultando muito a padronização. Porém, a ausência de padronização leva a variações indesejadas, erros e não conformidades. O resultado disso é uma imensidade de retrabalho à vista e muito mais dificuldade para atender aos padrões da qualidade.

Para resolver isso, a chave é a automatização! Ao automatizar tarefas repetitivas, nós reduzimos significativamente a chance de erros humanos, além de otimizar muito o tempo das pessoas. Quanto mais processos automatizados temos, menos erros e não conformidades acontecem. Isso, é claro, elimina muito retrabalho e permite que as equipes se concentrem em atividades de maior valor agregado, como a análise de dados e a famosa tomada de decisão estratégica.

 

Falta de centralização das informações

 

Por fim, temos uma questão que perpassa as anteriores. Primeiro, não adianta capacitar as pessoas, elas saberem o que precisam fazer, mas não conseguirem acessar as informações. Ou então elas executarem corretamente as atividades, mas ninguém consegue acessar o que elas fizeram.

Por outro lado, automatizar tarefas que estão dispersas em diferentes plataformas, repositórios ou planilhas é praticamente impossível. O que vai fazer com que, mesmo pessoas altamente treinadas, cometam mais erros.

E é por isso que uma das causas mais comuns de retrabalho é a dispersão de informações em locais diferentes. As empresas costumam usar diferentes ferramentas para gerir o SGQ, tais como:

• e-mails;
• planilhas;
• sistemas internos;
• repositórios online;
• repositórios offline (intranet);
• formulários em papel;
• aplicativos de mensagens;
• e diversas outras.

O problema é que essas ferramentas não são integradas e funcionam apenas individualmente. Isso dificulta a localização de dados atualizados, bem como o registro de informações. Isso tudo gera diversas inconsistências e aumenta a necessidade de se refazer tarefas, seja para corrigir falhas, centralizar registros ou atualizar informações.

Para resolver o problema da descentralização, basta investir em uma plataforma única, uma solução que integre todos os elementos do SGQ e ajude a manter as informações acessíveis e padronizadas. E aqui, vale destacar: o DOO que foi projetado para centralizar processos de forma única! 

Nosso software. Além de oferecer maior controle sobre o fluxo de trabalho, também automatiza atividades, padronizando os fluxos de trabalho e integrando os processos de forma eficiente e muito mais inteligente!

Com o Doo, você elimina erros, retrabalhos e, é claro, ganha tempo para trabalhar na parte estratégica da sua empresa! Clique no botão abaixo e entre em contato conosco, vamos juntos tornar 2025 o ano da qualidade na sua empresa:

 

 

Como evitar retrabalho no SGQ: a chave para uma empresa de sucesso

No texto de hoje, nos aprofundamos bastante em aspectos mais técnicos, falando sobre o problema do retrabalho, suas causas e consequências nas empresas. Mas convenhamos, também há um grande problema de engajamento aqui. O retrabalho causa frustração e descontentamento nas pessoas, reduzindo significativamente o engajamento no SGQ, o que é um problema gigantesco.

Além disso, o retrabalho não é apenas um inconveniente, ele representa uma falha sistêmica que drena recursos, afeta a performance geral da empresa e prejudica muito os resultados. Ele faz com que as empresas não consigam obter melhoria contínua e, assim, as condena à estagnação. O retrabalho é, em grande parte, a causa raiz do fracasso e da burocratização do SGQ e da organização como um todo!

Porém, ao adotar medidas de centralização, automação e treinamento, temos a oportunidade de transformar o SGQ em uma ferramenta de eficiência e inovação. Em 2025, não se contente em repetir os mesmos desafios de 2024, não cometa os mesmos erros. Invista em soluções que simplifiquem processos e garantam qualidade. Essa é a chave para um SGQ mais fluido e que leva a resultados incríveis!