Estamos no último mês de 2022 e nada melhor para avaliar o desempenho da empresa que uma retrospectiva das ações, projetos e resultados! 

Esta análise é importante pois ajuda a organização na verificação de atingimento de metas e resultados, bem como, na identificação de pontos que não deram muito certo e precisam de mudanças.

Além disso, este é o momento ideal para traçar novas metas e objetivos, sempre pensando na melhoria contínua dos processos.

No artigo de hoje, vamos explicar algumas formas de realizar este balanço. E reforçar a importância do planejamento para uma empresa.

Retrospectiva de 2022: por onde começar?

Uma maneira de revisitar as conquistas e também as falhas ocorridas durante o ano é revisitando o planejamento estratégico da organização.

O planejamento estratégico pode ser entendido como um processo onde é definido o melhor caminho a ser seguido pela empresa, visando atingir um ou mais objetivos. Ele geralmente é estruturado no segundo semestre do ano anterior ,para a organização poder iniciar o novo ano já com as estratégias definidas.

Por isso, resgatar os objetivos traçados no planejamento estratégico do ano anterior é um bom começo para realizar o balanço do ano. Pois para que os objetivos sejam alcançados, são necessárias diversas ações, projetos e acompanhamento de indicadores que servem para sinalizar o desempenho da organização.

Análise Crítica do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

Além do planejamento estratégico, a análise crítica da alta direção sobre o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é uma outra maneira de entender os resultados do ano que está finalizando.

O ideal é que a análise crítica seja realizada sempre que possível. A organização poderá definir qual intervalo de tempo que melhor se adequa a realidade da empresa para as reuniões de análise crítica.

A norma ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade), em seu item 9.3, sugere alguns pontos que devem constar na análise crítica. Pontos estes que resumem todos os resultados alcançados pela empresa. Vejamos o que o item diz; convém analisarmos:

a. satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas pertinentes; 
b. extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados; 
c. desempenho de processo e conformidade de produtos e serviços; 
d. não conformidades e ações corretivas; 
e. resultados de monitoramento e medição;
f. resultados de auditoria; 
g. desempenho de provedores externos; 
h. oportunidades para melhoria; 
i. qualquer necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade; 
j. necessidade de recurso.

Estes pontos referem-se aos resultados relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade, mas através deles podemos entender como os objetivos da empresa foram definidos, bem como se os resultados foram alcançados. 

Lembrando que a análise crítica também é realizada principalmente para as auditorias interna e externa do SGQ, o que pode (e deve) ocorrer a qualquer momento, conforme calendário definido pela empresa.

Aprendendo com os resultados!

Talvez, o principal objetivo de revisitar o desempenho da empresa ao longo do ano seja o de aprender com os resultados obtidos. Sejam esses positivos ou negativos.

Aqui podemos citar duas máximas da cultura brasileira: “é errando que se aprende”. Isso significa que muitas vezes os objetivos definidos podem não ter resultados muito promissores para a empresa, e tudo bem! As falhas são uma excelente maneira de repensar, replanejar e reestruturar as ações tomadas no passado. E então atingir novos resultados.

A segunda máxima é “em time que está ganhando não se mexe”. Aqui, queremos destacar que um bom planejamento que gerou resultados positivos para a empresa deve ser mantido para o próximo ano e as boas práticas devem ser disseminadas para toda a organização. Mas promover novas mudanças também é essencial!

Brincadeiras à parte, a empresa nunca perde por planejar. Isso porque o planejamento é a principal maneira de definir os objetivos e medir os resultados da organização. Além de motivar as pessoas e dar mais direcionamento e propósito para o trabalho!

Preparação para o próximo ano

Também é através do acompanhamento dos resultados da empresa que podemos mirar nas estratégias para o ano seguinte. Isso porque com o histórico dos objetivos e registro das ações, é possível verificar se a empresa cumpriu suas metas. Ou ainda se será necessário algum ajuste para o próximo ano.

Por exemplo, se a empresa definiu no planejamento estratégico um objetivo relacionado a certificações de qualidade, supostamente as ações para atingir este objetivo foram:

- Estruturar o Sistema de Gestão da Qualidade (ou da certificação escolhida);
- Definir áreas e papéis dentro da organização;
- Pesquisar empresas certificadoras;
- Realizar diagnósticos (auditorias internas, por exemplo);
- Definir o escopo da auditoria para certificação;
- Definir calendário e prazos;
- Contratar empresa certificadora;
- entre outras atividades.

Lembrando que estas ações não são, necessariamente, obrigatórias, mas ajudam no processo de certificação do SGQ (ou da certificação escolhida). Por isso o planejamento estratégico é tão importante. É ele quem dará o direcionamento da empresa para o atingimento dos resultados.

Começando do zero, mas com boas informações!

Neste artigo mostramos algumas maneiras de analisar os resultados da empresa a partir do planejamento estratégico e da análise crítica do SGQ. Muitas empresas, por estarem  iniciando, não possuem um planejamento estruturado de forma que facilite a execução e o alcance dos objetivos.

Pensando nisso,  o Doo desenvolveu uma ferramenta para estruturar o  SGQ da empresa de maneira simples e intuitiva. Acesse aqui e solicite uma demonstração. Temos certeza que nossa ferramenta irá ajudar a organizar as metas e ações de forma mais clara e de fácil acesso!

Além disso, quanto mais informações reunidas em um só local a empresa tiver, melhor será para revisitar as conquistas e falhas provenientes das ações planejadas no ano anterior. E assim pensar em novas ações para atingir os resultados.

Lembrando que quanto mais organizado for o Sistema de Gestão da Qualidade da empresa, mais promissores serão os resultados. Isso porque uma empresa com informações centralizadas torna seus processos mais ágeis, dinâmicos e interativos. Auxiliando a alta gestão na tomada de decisão.