Sendo assim, quando pensamos em um sistema de gestão da qualidade, pensamos em processos bem definidos e com as atividades documentadas, de forma a orientar os colaboradores na execução de suas atividades. Isso com um foco principal: a satisfação do cliente.
Dessa forma, o Sistema de Gestão da Qualidade (ou SGQ) para pequenas empresas pode ser facilmente construído, uma vez que um SGQ não diz respeito ao tamanho da organização e sim à vontade de entender e atender as necessidades e expectativas dos seus clientes.
Uma organização que espera se destacar no mercado, ter mais vantagem competitiva e fidelizar seus clientes poderá investir na construção de um SGQ. Falaremos a seguir sobre algumas vantagens de investir em Qualidade!
Vantagens de um SGQ
Empresas que investem em um sistema de gestão da qualidade começam a entender como funciona a relação entre os seus processos. Assim, poderão encontrar os GAPs (lacunas, falhas e problemas de operação) de processos mais facilmente. Quando os GAPs de processos são identificados e ajustados, a organização traz ganhos que poderiam demorar para serem identificados.
Ao identificar as falhas nos processos de forma rápida e assertiva, essas melhorias se tornam proativas, evitando que as falhas cheguem no cliente final. Uma relação com o cliente, onde as falhas são minimizadas, gera mais confiança, e assim, fidelidade.
Outra vantagem que um sistema de gestão da qualidade pode trazer para uma pequena empresa é o ganho de efetividade. Com os recursos aplicados de forma correta e assertiva, a empresa conseguirá atingir os objetivos e o seus resultados de forma eficaz e eficiente.
Além da efetividade, com os recursos aplicados corretamente, a empresa poderá evitar desperdícios, uma vez que as atividades repetitivas são identificadas e eliminadas, evitando redundâncias e também o retrabalho.
Com os desperdícios reduzidos, seja de materiais, pessoas e/ou tempo, a empresa terá mais recursos que poderão ser investidos em melhorias. Os custos reduzidos, poderão afetar até mesmo no valor final do produto ou serviço, maximizando a competitividade além de trazer lucros para a organização.
Dificuldades ao criar um sistema de gestão
Ao estruturar um sistema de gestão da qualidade, a empresa poderá encontrar algumas dificuldades. Vamos entender um pouco melhor como elas podem ser superadas.
Resistência dos colaboradores
É comum que haja resistência por parte de alguns colaboradores, pois tudo que é novo pode gerar estranheza nas pessoas. Será necessário explicar para a equipe que documentar as atividades, e gerenciá-las, é para o bem da empresa. E não quer dizer que haja desconfiança por parte dos gestores.
Para contornar essa resistência, invista em qualificação da equipe, tanto dos gestores, quanto dos colaboradores em geral. Quando os colaboradores compreenderem os ganhos que o SGQ pode trazer, eles sentirão motivação e vontade de apoiar o novo modelo de trabalho.
Resistência da alta gestão
Em alguns casos, algumas empresas poderão encontrar dificuldades em demonstrar a importância do investimento em um sistema de gestão da qualidade para a alta direção. Ou seja, nem sempre seus sócios ou diretores verão valor no SGQ.
No entanto, se houver uma equipe qualificada e que consiga demonstrar os ganhos do sistema de gestão para a diretoria, essa barreira poderá ser quebrada. Inclusive, quando a alta direção entender os ganhos, o SGQ poderá ser muito apoiado e incentivado. Algo muito valorizado por todos!
Dificuldades com a documentação
A empresa também poderá encontrar dificuldades na documentação de processos simples e, às vezes, no engajamento dos colaboradores para manter a documentação atualizada.
Também pode ser que o gestor encontre dificuldades em conseguir manter as informações registradas da melhor forma, centralizadas e seguras. Talvez por não possuir investimentos suficientes em ferramentas, ou até mesmo, na falta de capacitação da equipe.
Outra dificuldade que pode surgir, é acompanhar as métricas da empresa. Em alguns casos, os objetivos podem ser definidos, mas a ausência de uma condução voltada aos resultados pode acabar sendo um tiro no pé, pois os esforços serão colocados nos lugares errados.
Entretanto, com o aconselhamento correto, essas dificuldades podem se transformar em forças e muito mais resultados positivos.
Dicas e boas práticas
Para pequenas empresas que podem investir, é interessante adquirir sistemas que automatizem alguns processos. Isso, claro, de acordo com a sua necessidade.
Talvez, em uma pequena empresa, um software de gestão de documentos não seja necessário, mas um software para ajudar no gerenciamento de indicadores pode ser um grande diferencial.
Para cada contexto organizacional, é importante fazer uma avaliação do que precisa, e o que pode ser investido. Para te ajudar nisso, utilize ferramentas de análise de contexto, como a SWOT. Entendendo melhor o seu contexto, você poderá tomar as melhores decisões.
Também é interessante que comece estudando os 7 princípios da qualidade. Ao entender cada princípio e conseguir aplicar na sua empresa, um bom caminho já será andado.
Se for possível, conhecer a ISO 9001:2015 de Gestão da Qualidade, também será uma grande aliada para abordar todos os aspectos necessários para garantir uma gestão da qualidade eficaz. É uma ferramenta muito conhecida e também validada internacionalmente.
Por que criar um sistema de gestão da qualidade?
Um sistema de gestão da qualidade visa garantir que o cliente seja o foco de toda a organização, orientando os processos e colaboradores para o alvo: a satisfação do cliente.
Todo o processo de criação de um sistema de gestão da qualidade, poderá ser estabelecido pensando no melhor aproveitamento dos recursos, para que as relações com colaboradores e clientes sejam preservadas.
Um SGQ é criado para colocar o seu cliente no centro de tudo. Para isso, você vai precisar de bons processos, uma equipe engajada, líderes qualificados e uma empresa que toma as decisões corretas.
Um SGQ é para qualquer tamanho de empresa, não importa se é grande ou pequena. Definido da maneira correta, respeitando o contexto organizacional, o SGQ poderá ser um diferencial na sua entrega dos produtos/serviços. Afinal, cliente satisfeito, e fidelizado, é de interesse de qualquer empresa, seja ela grande ou pequena.
