A Lista Mestra de Documentos já é uma rotina na vida de milhares de profissionais que trabalham com qualidade (ou em outros sistemas de gestão, baseados na ISO 14001 ou 45001, por exemplo). Através dela é possível organizar os documentos, conferir prazos de validade e garantir que tudo está sendo gerenciado da forma correta.

 

Por outro lado, realizar a gestão documental do sistema de gestão da qualidade (SGQ) sem o auxílio de uma lista mestra (ou outra ferramenta de gestão) pode ser muito complexo, dando margem a diversos erros e problemas.

 

A lista de consequências negativas pode ir desde o desperdício de tempo e recursos, passar por dificuldades nas auditorias e chegar até mesmo à ocorrência de não conformidades mais graves. Isso tudo, é claro, pode gerar grandes prejuízos financeiros para sua empresa, bem como prejudicar sua reputação perante o mercado e seus clientes.

 

Por isso, todo o bom profissional da qualidade precisa conhecer e utilizar a Lista Mestra de Documentos. Talvez, até mesmo, você já tenha levado uma não conformidade por sua empresa não utilizar corretamente este documento e, assim, não gerenciar a informação documentada. Por isso, no texto de hoje vamos explicar porque ela é fundamental para qualquer SGQ! Vamos lá?

 

 

 

O que é a Lista Mestra de Documentos?

 

 

A Lista Mestra de documentos é uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade e funciona como um registro completo e centralizado. Ela organiza, identifica e controla todos os documentos relevantes para os processos e para o SGQ de uma empresa.

 

De forma prática, ela é o ponto de partida para garantir que todas as informações sejam gerenciáveis, estando atualizadas e acessíveis sempre que necessário, além de facilitar a rastreabilidade. Uma boa lista mestra ajuda a evitar documentos em duplicidade ou incorretos, pois identifica facilmente quais são válidos, quais estão obsoletos e quais precisam de atualização. O que também permite encontrar esses documentos e retirá-los  de circulação, se necessário.

 

Além disso, ela ajuda a manter e garantir conformidade, ajudando a cumprir melhor os requisitos da ISO 9001, por exemplo. A lista mestra também facilita muito as auditorias internas e externas, pois oferece uma visão clara e organizada do controle documental e facilita encontrar e analisar os documentos do SGQ. Por todos esses motivos, e devido a sua praticidade, as listas mestras ganharam o coração dos profissionais e são amplamente utilizadas!

 

 

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Elementos essenciais de uma boa Lista Mestra de Documentos

 

 

Para ser realmente funcional, a lista mestra precisa conter informações que identifiquem os documentos, sua localização e adequação ao uso. 

 

No entanto, há informações que se tornam necessárias em uma lista mestra para qualquer ramo empresarial, vejamos alguns exemplos:

 

 

Identificação do documento: cada documento precisa ter um código ou número único que o diferencie e individualize, para não ocorrer duplicidade;

 

Título: além disso, os documentos devem conter nomes claros e descritivos, facilitando sua identificação e rastreabilidade;

 

Versão/revisão: também convém que haja um controle das alterações realizadas, constando na lista o número da versão (ou revisão) atual;

 

Responsável: outra informação muito importante é definir quem é o “proprietário” ou gestor do documento, formalizando quem fará as revisões dele e será responsável por sua circulação;

 

Data da próxima revisão: também chamada de data de validade ou vigência, é a data em que o documento terá de ser reavaliado quanto a sua usabilidade e, se necessário, alterado com melhores práticas ou alterações de execução;

 

Local de armazenamento: para facilitar a rastreabilidade e a busca, também é interessante que o local de armazenamento seja acrescentado à lista mestra, seja ele físico ou digital;

 

 

 

Onde montar sua lista de documentos?

 

 

Existem diferentes formatos que podem ser adaptados à realidade da sua organização. Algumas empresas ainda trabalham com a lista impressa, listando todos os documentos da empresa em um documento mestre e imprimindo-o. Porém, isso encarece o processo e leva a muitos riscos de rasuras ou deterioração, além de dificultar a atualização da lista mestra e necessitar de reimpressões a cada nova versão.

 

O mais indicado é criá-la em formato digital, o que torna muito mais simples seu manuseio e acesso, além de garantir maior segurança. Isso pode ser feito por meio de planilhas, por exemplo, que podem ser salvas em repositórios na nuvem ou na intranet da empresa, porém, sabemos que a atualização de planilhas pode se tornar um trabalho árduo dependendo da quantidade de documentos a serem gerenciados pela empresa.

 

A maneira mais segura e simples, portanto, é contar com softwares para gestão de documentos. Eles possuem a lista mestra automatizada, bem como contém diversos outros dispositivos de segurança e controle, como o acesso por níveis e o armazenamento em nuvem.

 

Neste caso, a melhor opção é contar com o DOO, é claro! Somos o melhor software para gestão da qualidade do mercado e temos um módulo 100% preparado para gerir seus documentos e garantir a conformidade dos processos! Tudo isso eliminando retrabalho e atividades manuais, e garantindo mais tempo para sua equipe focar na parte estratégica!

 

 

 

Relação ISO 9001 e controle de documentos

 

 

Vale ressaltar que a ISO 9001 não indica ou obriga a utilização da Lista Mestra de Documentos, porém destaca a importância do controle documental para garantir a qualidade dos processos, a boa organização da empresa e o alcance dos resultados desejados.

 

Para isso, ao longo de todo o item 7.5, a norma destaca que é fundamental que os documentos sejam organizados, controlados e mantidos de maneira que assegurem sua integridade e uso adequado, além de serem mantidos atualizados.

 

A Lista Mestra de Documentos é uma importante ferramenta para atingir a conformidade neste item. Ela auxilia em todos os processos da gestão dos documentos, se destacando na facilidade para analisar a situação geral dos documentos e mantê-los atualizados.

 

 

Gestão de documentos: garantindo a conformidade dos seus processos

 

 

Se você já enfrentou problemas com documentos desatualizados ou inconsistências que geraram não conformidades, sabe como isso pode impactar negativamente sua organização. Em certos casos, essas não conformidades podem até mesmo colocar sua certificação ISO 9001 em risco e se tornar uma grande dor de cabeça!

 

E não é uma questão apenas de auditorias, mas de documentos incorretos ou obsoletos sendo usados no processo e induzindo as pessoas ao erro. Isso resulta em processos não conformes e afeta negativamente a qualidade dos seus produtos ou serviços. No final, o cliente fica insatisfeito e todo mundo perde...

 

Dessa forma, a lista mestra é mais do que uma ferramenta organizacional; ela é uma verdadeira estratégia essencial para garantir a conformidade e a eficiência das operações. Adotar esse recurso pode transformar a gestão documental em sua organização, bem como fazer com que seus processos alcancem níveis inimagináveis de conformidade e excelência.

 

Portanto, se você ainda não utiliza algum tipo de lista mestra para controle dos seus documentos, está na hora de evoluir o seu SGQ. Preparamos um modelo especial de Lista Mestra para você utilizar por aí e começar a ter uma gestão muito mais eficaz. Clique no botão abaixo e baixe gratuitamente agora mesmo:

 

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