Durante a escolha de novos projetos, é comum nos depararmos com a dúvida sobre qual projeto iniciar primeiro. Essa dúvida na hora da priorização também pode surgir em outros momentos, como por exemplo, quando alguém possui diversas ações de um plano de ação, e não sabe por qual ação começar.

Foi pensando nesses momentos de decisão que Charles Kepner e Benjamin Tregoe criaram a matriz GUT, nos anos 80. A matriz GUT é uma das ferramentas utilizadas na priorização de ações, e ela pode ser aplicada em praticamente qualquer contexto de priorização.

Ela é conhecida por ser de fácil aplicação e de fácil entendimento. Sua metodologia consiste na multiplicação de três fatores, sendo eles: Gravidade (G) x Urgência (U) x Tendência (T).

Uma das razões para utilizar ferramentas de priorização, é que uma equipe precisa estar focada no que realmente é importante. Quando há muitas ações, ou projetos, dificilmente o que é mais importante será escolhido fácil e corretamente.

Nesses momentos, utilizar dessas ferramentas pode fazer com que os esforços sejam direcionados corretamente, aproveitando o máximo de recursos que sua organização possui. Sem contar que esforços aplicados corretamente diminuem os desperdícios organizacionais.

Pensando nisso, a GUT se torna uma ótima opção para ser utilizada em momentos em que uma escolha precisa ser feita. A matriz, além de oferecer um resultado quantitativo, utiliza critérios qualitativos, tornando-se uma ferramenta simples, mas eficaz.

Para entender como aplicar, vamos começar a descrever os critérios da matriz GUT, apresentando o que significa a Gravidade, Urgência e Tendência no cálculo.

Gravidade

A gravidade, simbolizada pela letra G, diz respeito à consequência, ou intensidade, do risco a ser analisado. Para facilitar o entendimento, imagine se você estivesse analisando um risco de incêndio, você questionaria qual a gravidade (impacto/intensidade) caso esse risco venha a acontecer na empresa em que você trabalha.
Na análise da gravidade, são utilizados cinco critérios, quantitativos e qualitativos, como os apresentados abaixo:

Sem gravidade;


Pouco grave;


Grave;


Muito grave;


Extremamente grave



Para apoiar ainda mais na análise, seja de um projeto ou risco, esses critérios podem ser adaptados ao contexto analisado. Em projetos, por exemplo, poderia ser da seguinte forma:

●     1. Sem gravidade - um projeto que não resolverá problemas na empresa, pouca importância estratégica.

●     5. Extremamente grave - um projeto que resolverá mais de um problema, ou que atinge mais de um objetivo estratégico.

E dentro dessas variáveis, você pode definir quais critérios serão utilizados como base na multiplicação, apoiando os responsáveis pela análise na priorização.

Urgência

A urgência, simbolizada pela letra U, leva em consideração o fator tempo. Pode ser analisada observando prazos, ou seja, o tempo que leva para acontecer o risco, por exemplo. Quanto mais próximo da data da possível incidência, mais urgente.

A urgência também leva em conta cinco níveis, sendo eles:


Pode esperar (não há pressa);


Pouco urgente (longo prazo, pode esperar);


Urgente, merece atenção no médio prazo;


Muito urgente (curto prazo, uma semana);


Necessidade de ação imediata (está ocorrendo)




Para analisar a urgência, você também poderá adicionar critérios qualitativos de acordo com o contexto a ser analisado, assim como exemplificamos anteriormente no tópico “Gravidade”. Ao adicionar mais informações de apoio aos critérios, a análise ficará mais fácil e também mais próxima da realidade.

Tendência

A tendência, representada pela letra T, considera o desenvolvimento do problema que está em análise. Se estivesse analisando um risco, você poderia se perguntar: Qual o potencial de crescimento desse risco?

A tendência também é analisada em cinco níveis, sendo:

Não mudará;


Vai piorar em longo prazo;


Vai piorar em médio prazo;


Vai piorar em curto prazo;


Vai piorar rapidamente.



Da mesma forma que os outros fatores, a tendência também pode ser analisada com outros critérios qualitativos de apoio.

Cálculo da matriz GUT

Após realizar a análise do problema a ser resolvido, de acordo com os três critérios apresentados, (gravidade, urgência e tendência) será realizada uma multiplicação entre os três fatores.

Vamos utilizar o exemplo do risco de incêndio:

Exemplo de Matriz GUT com mais fatores sendo analisados

Uma tabela com os riscos analisados, por exemplo, ficaria da seguinte forma:



Se estivéssemos priorizando os riscos para a tratativa, o risco de “LGPD” em vigor seria o mais indicado a ser tratado, porque o resultado do cálculo foi o maior, 125. E nesse mesmo raciocínio, o risco de incêndio deveria ser tratado por último, uma vez que teve o menor resultado, 8.

Priorizando com a matriz GUT

O cálculo é bem simples, basta multiplicar os critérios, gravidade x urgência x tendência.

Se estivesse analisando riscos, seria realizado o mesmo cálculo para todos os riscos, e só então eles seriam organizados de acordo com o resultado. O maior resultado possível será 125 e o menor será 1.

Uma dica interessante é ter critérios de desempate, uma vez que alguns riscos, ou projetos, poderão ter o mesmo valor. Sendo assim, esteja preparado para tomar decisões de quais escolher em caso de empate.

Como foi dito no começo desse artigo, priorizando os riscos, projetos e ações de maneira correta, fará com que os esforços sejam direcionados de maneira eficaz. Quando uma equipe consegue trabalhar no que é vital, os resultados alcançados são mais próximos da meta esperada.

Prioridade é importante em todos os sentidos da nossa vida, seja pessoal ou no profissional, sendo assim, utilizar as melhores práticas para esses momentos decisivos pode te esquivar de desperdícios e garantir que as melhores escolhas sejam feitas.