Case de Sucesso: Automação e Eficiência na Gestão de Fornecedores e Documentos na IPOS

A IPOS, empresa fundada em 1979, é uma reconhecida fabricante de peças em termofixo (Baquelite) e termoplástico (Plástico) para máquinas, equipamentos e materiais elétricos, além de oferecer serviços de pintura por tampografia. Com o compromisso contínuo de aprimorar seus processos e garantir a qualidade de seus produtos, a IPOS abraçou a inovação ao implementar o sistema DOO.

Recentemente, a equipe DOO teve a oportunidade de conversar com Leandro Batalha, Coordenador de Gestão da Qualidade na IPOS, para avaliar os resultados obtidos após a implementação dos módulos de Avaliação de Fornecedores, Documentos, Não Conformidades, Plano de Ação e Indicadores do sistema DOO.

Antes da implantação do módulo de Avaliação de Fornecedores, a IPOS já tinha um processo rigoroso para avaliar seus fornecedores, baseado em avaliações periódicas e inspeções de matéria-prima, que geravam relatórios semestrais. No entanto, esse processo manual envolvendo checklists impressos e planilhas Excel demandava semanas para conclusão e apresentava desafios na agilidade e segurança dos dados.

Soluções Implementadas:

A implantação do módulo de Avaliação de Fornecedores trouxe automação aos processos, permitindo que as inspeções de matéria-prima fossem realizadas diretamente na expedição, de forma online e os cálculos e relatórios de IQF fossem gerados automaticamente. Essa otimização trouxe uma economia de tempo considerável aos processos da IPOS, Leandro Batalha coloca que “anteriormente ficava-se uma semana inteira ou até mais para gerar esses relatórios e enviar para os fornecedores. Era tudo via planilha, registro físico. Depois da implementação do módulo Avaliação de Fornecedores a gente automatizou basicamente tudo. Não paramos para calcular exatamente o tamanho do ganho em tempo, mas sem dúvidas foi muito expressivo”. Para Leandro, a vinculação das inspeções à entrada da Nota Fiscal no sistema ERP da IPOS também garantiu maior segurança e rapidez na liberação de lotes de matéria-prima.

Hoje os relatórios de avaliação com base no IQF são gerados de forma automatizada a cada seis meses, mas o acompanhamento das informações é mensal, permitindo que a IPOS alerte seus fornecedores proativamente caso seja necessário. Esses relatórios e pontuações de IQF fornecem um panorama claro dos fornecedores que precisam de melhorias.

Em caso de reprovações, o vínculo entre registros reprovados e não conformidades dentro do sistema também facilita a gestão, centralizando as informações e simplificando o histórico das ações corretivas, afirma Leandro.

Eficiência Operacional: A automação dos processos reduziu significativamente o tempo gasto na geração de relatórios.

Maior Segurança: A inspeção vinculada à entrada da Nota Fiscal garante que apenas matéria-prima inspecionada seja liberada.

Proatividade: A geração mensal de informações permite que a IPOS alerte os fornecedores agindo de forma ativa na qualidade da matéria-prima.

Gestão Centralizada: O vínculo entre registros reprovados, não conformidades e documentos facilita a gestão das ações corretivas.

Agilidade na Tomada de Decisão: O IQF fornece insights claros sobre os fornecedores que requerem melhorias.

Além da Avaliação de Fornecedores, a IPOS também aprimorou sua gestão de documentos com o sistema DOO. A empresa gerencia agora mais de 1.200 documentos controlados online, incluindo registros, instruções, procedimentos, auditorias, mapas de processos e outros. Segundo Leandro, “Hoje com o DOO é tudo muito simples e rápido para pesquisar e acessar documentos de cada área. Antes era muito mais demorado para fazer esses acessos, controlar as restrições a documentos mais críticos e manter a lista mestra atualziada”.

Resultados:

Aprovação Simplificada: A aprovação de documentos é feita online, atualizando automaticamente a lista mestra de documentos.

Consulta Ágil: A busca e consulta de documentos se tornaram mais simples e rápidas, aumentando a eficiência.

Segurança Aprimorada: Restrições de visualização e impressão garantem a segurança dos documentos.

Controle de Versões: O sistema DOO eliminou dificuldades no controle de versões e armazenamento descentralizado.

A parceria com o sistema DOO permitiu que a IPOS otimizasse processos, ganhasse eficiência e garantisse a qualidade de seus produtos. O compromisso contínuo com a inovação está orientando a empresa para a adoção de novos módulos no futuro, fortalecendo ainda mais sua posição como líder na indústria.

Tags: