Como padronizar a gestão de não conformidades na sua empresa

Dando sequência sobre o tema “não conformidades”, neste artigo, vamos falar sobre as melhores práticas de padronização na gestão de não conformidades. Buscando tratar, de forma organizada, os principais desafios apresentados no artigo anterior “Desafios comuns no gerenciamento de não conformidades”.

Vale recordar que uma não conformidade é qualquer ponto que esteja em desacordo com normas, regras ou especificações definidas pela empresa ou órgãos reguladores.

E a melhor forma de gerenciar as não conformidades é através de um processo padronizado. Isso pode se tornar, inclusive, um diferencial competitivo para a organização e gerar resultados muito promissores.
 

Benefícios da padronização no gerenciamento das não conformidades

Antes de iniciarmos a etapa de construção das diretrizes de padronização das não conformidades, é importante saber quais são os benefícios em ter um processo padronizado, vejamos os principais:

Antecipação de possíveis erros: quando temos um processo bem definido, desde a identificação até a finalização das tratativas e análise de eficácia, muitas vezes conseguimos antecipar novas falhas, uma vez que todas as etapas sejam registradas corretamente; 

Aumento da eficiência: quando conhecemos os processos através dos procedimentos ou de apontamentos de não conformidades, aumentamos a eficiência da empresa, por isso é muito importante padronizar;

Aumento dos níveis de eficácia: quando temos um processo padronizado, o executamos repetidamente, o que cria maior familiaridade na hora de executar as ações e, assim, aumenta gradativamente os resultados positivos e a eficácia das tratativas;

Aumento da produtividade dos colaboradores: com processos bem definidos e padronizados, é muito mais produtivo atender às demandas, pois regras devidamente descritas e disseminadas auxiliam na execução das atividades.
 

Como definir o padrão (padronização) do gerenciamento das não conformidades 

A primeira análise que devemos realizar para definirmos a melhor maneira de padronizar um processo corresponde: compreender o negócio da empresa. Existem inúmeras formas de estabelecer um padrão, porém ele deve ser aplicável para a realidade da sua organização.

Aqui, propomos uma estrutura básica mas lembramos que tudo é adaptável, portanto, podemos e devemos alinhá-la de maneira que seja funcional à sua empresa, bem como aos resultados que você busca.

Etapa 1 - Identificar as não conformidades

Uma das formas mais utilizadas na identificação de NC´s é através de auditorias internas e externas. Geralmente, nas auditorias, os auditores utilizam um checklist onde as possíveis NC´s são identificadas; entretanto, também é possível identificá-las no dia a dia da empresa, fora das auditorias.
 

Etapa 2 - Registrar as não conformidades
Após as NC´s terem sido identificadas, é muito importante registrá-las, padronizando a informação de alguns dados fundamentalmente necessários, por exemplo:
 

• data da ocorrência;
• setor da incidência;
• descrição da não conformidade;
• ações imediatas;
• responsáveis pela ação;
• prazos e datas de conclusão;
• verificação de eficácia.

Alguns desses dados só poderão ser preenchidos após a execução do plano, como a análise de eficácia. Também pode ser que sua empresa precise de informações específicas (não citadas aqui), por isso é preciso personalizar essa etapa corretamente.

Etapa 3 - Analisar as causas
Esta etapa consiste em realizar uma análise detalhada das possíveis causas das não conformidades. A análise pode ser realizada utilizando algumas ferramentas da qualidade, como os 5 porquês, que auxilia na identificação da causa raiz à medida que questionamos o porquê de algo ter acontecido.

Etapa 4 - Planejar as ações

A etapa de planejamento das ações é aquela que irá dar a estrutura ao plano de ação, ou seja, tudo o que foi levantado como possíveis ações corretivas e /ou de melhoria, ocorre nessa etapa.

Etapa 5 - Executar as ações corretivas e/ou de melhoria

Uma vez que as NC´s foram devidamente registradas, analisadas e planejadas, é preciso tratar os apontamentos. A melhor forma é abrindo um plano de ação, onde todas as ações a serem tomadas fiquem registradas e direcionadas aos responsáveis para executá-las.

Etapa 6 - Padronizar melhorias

Em alguns casos, pode ser que as ações executadas possam servir de melhoria também em outros processos. Dessa forma, é preciso ter uma etapa em que analisamos como uma tratativa em específico pode ser aplicada em outros setores da empresa, ajudando a melhorar os resultados como um todo.
 

Fatores importantes da padronização do gerenciamento das não conformidades

Alguns fatores são extremamente importantes na hora de definir o modelo para o gerenciamento das não conformidades, e valem ser citados. São eles:

Estabelecer uma classificação: ao identificar uma não conformidade é fundamental categorizá-la, pois isso facilitará a localização do registro, bem como a forma como a não conformidade deverá ser tratada. Alguns exemplos são: Produto não conforme, Auditoria externa, Indicador fora da meta; mas podem haver outras específicas para o seu contexto. 

Centralizar as informações: ao registrar as informações em um único local, a busca futura pelas ações tomadas será muito mais simples e eficaz. Isso facilita a tratativa e otimiza o tempo das pessoas, bem como a própria tratativa por garantir que o maior número de informações seja levado em consideração;

Criar indicadores de acompanhamento: os indicadores auxiliam na análise dos dos processos. Por isso é importante acompanhar, por exemplo, as quantidades de não conformidades e em quais processos e/ou setores as NC´s ocorrem com maior reincidência, bem como a taxa de eficácia das tratativas;

Programar inspeções dos processos: inspeções programadas dos processos auxiliam na prevenção de possíveis falhas, portanto, ao manter um cronograma dessas inspeções, o número de não conformidades tende a reduzir;

Investir em treinamentos: treinar os colaboradores para a utilização das ferramentas da qualidade mais comumente aplicadas na tratativa das não conformidades, como o ciclo PDCA, os 5 porquês, o diagrama de Ishikawa e outras;

Estabelecer e cumprir prazos: os prazos servem para parametrizar o tempo de tratativa de cada não conformidade, por isso, definir corretamente esses prazos e respeitá-los é essencial para o bom andamento dos processos.
 

Tecnologia e Padronização: mais eficiência e eficácia para sua empresa!

Para um bom gerenciamento das não conformidades, vimos que alguns passos, ao serem seguidos, podem facilitar e muito. Mas, de fato, a maior aliada da atualidade é a tecnologia.

A maioria das ferramentas de gestão das não conformidades são baseadas em metodologias manuais, consagradas, que garantem ótimos resultados, porém de uma forma muito mais organizada e fluida. Além das informações estarem centralizadas, o processo de gerenciamento se torna muito mais eficaz, ágil, seguro e simples de comunicar a todos os envolvidos.

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