Registrando o conhecimento organizacional para o sucesso!

Assim que um problema é resolvido dentro da empresa você fica tranquilo em saber que o seu “dever” foi cumprido, certo? Surge aquela sensação de liberdade. O sentimento de que foi feito a coisa certa e de que nada mais vai poder atrapalhar os processos ou prejudicar os resultados.

No entanto, como você reagiria se esse mesmo problema voltasse a acontecer? Você solucionaria ele por uma segunda vez, não é? Mas, e se ele novamente se repetisse? E se depois de um tempo o obstáculo voltasse uma terceira vez e assim continuasse por semana, meses, anos — sem realmente ser solucionado?

Realmente pode ser frustrante não saber como “arrancar o mal pela raiz”.

Pois é exatamente isso que algumas empresas acabam tendo de enfrentar pela falta de conhecimento organizacional. E o que significa? Que muitas vezes a falta de registros quanto às falhas de um processo pode ser a razão de não se conseguir resolver os impasses de uma vez por todas.

Quer saber mais sobre esse verdadeiro “efeito bumerangue” que algumas empresas estão encarando? Veja, neste artigo, qual a importância em ter um conhecimento organizacional registrado e qual é a necessidade em aplicar ações de melhoria para que os problemas não se repitam!

Efeito bumerangue

Quem é que gosta de problemas? Eles causam dores de cabeça, tomam o nosso tempo e sempre exigem esforço para serem esclarecidos. Porém, e embora não gostemos, sabemos que estão ali e que uma hora ou outra acabaremos tendo de lidar com eles.

Nas empresas, os obstáculos também são comuns. Exigem dos profissionais a mesma dedicação para solucioná-los e, dependendo da urgência, horas podem ser necessárias para desenvolver uma única estratégia. Muitas destas dificuldades podem impedir que uma produção continue, por exemplo, ou que tarefas sejam reparadas para recuperar a qualidade de um produto.

Enfim, qualquer adversidade pode se tornar um peso.

E se lidar com o problema uma vez já é o bastante, que dirá a organização ter que resolver o mesmo impasse várias e várias vezes. Concordamos que isso pode ser prejudicial, não é? Que pode afetar os negócios, atrapalhar os resultados e também diminuir a competitividade. No fim, permitir que ele continue é o mesmo que dar um “tiro no pé”.

Aí entra a importância das empresas terem um conhecimento organizacional registrado. Gerenciar as informações relacionadas aos problemas é o que vai impedir ter que arcar com os mesmos obstáculos repetidas vezes.

Por exemplo, uma fábrica de sapatos. Imagine que nessa empresa só há uma pessoa responsável por contatar todos os fornecedores. Ela exerce a mesma função há cinco anos, então sabe quais são as características de cada provisor. Sabe também aqueles que oferecem o melhor material e os que ofertam um preço justo.

Agora, imagine que esse mesmo funcionário recebeu outra oferta de emprego e que decidiu sair da fábrica. A produção não para, é claro, mas na hora de reabastecer os materiais os outros colaboradores ficam perdidos e sem saber quais são os insumos corretos.

Consequentemente a empresa acaba comprando materiais de menor qualidade, desembolsa um preço mais alto por isso e o resultado? O produto não fica o mesmo.

Novamente outro funcionário é designado a contatar os fornecedores. Leva alguns meses para a adaptação, a qualidade do produto final pode até ter caído, mas a empresa consegue se reestruturar. E então, o inesperado acontece: esse colaborador sofre um acidente e precisa ser afastado imediatamente.

Como então enfrentar o mesmo problema uma segunda vez?

Nesse caso, para solucionar a questão, o ideal era ter registrado todo o seu conhecimento organizacional. Formalizar as informações de cada setor — deixando salvo os dados de fornecedores, preços e quantidades necessárias de material — e atualizar os procedimentos para que os outros encarregados conseguissem dar sequência à produção sem colocar em risco a qualidade dos produtos.

Conhecimento organizacional registrado

Problemas acontecem e precisam ser evitados aos máximo. Mas, para isso, é necessário saber com o que estão lidando e devem estar preparadas para superá-los da forma mais rápida possível.

A empresa que não tem um conhecimento organizacional eficaz está correndo o risco de ver todas as suas informações importantes extraviadas. Para impedir que os problemas se tornem frequentes — e que a repetição deles acabem prejudicando ainda mais os processos — garantir um registro com todas as informações é
indispensável.

Uma forma de manter o conhecimento da sua organização sempre registrado, por exemplo, é a captura do conhecimento por meio da formalização. Nesse caso, você pode transferir as informações por meio de:

Instruções de trabalho: Algumas tarefas possuem certas particularidades na hora de serem concluídas. Para facilitar o processo de conhecimento e diminuir as chances de falhas, detalhe as informações gravando vídeos, registrando imagens, produzindo áudios, fluxogramas, ou qualquer outro documento que seja fácil de ser compreendido.

Checklist: Um checklist simplifica a execução das tarefas e garante que nenhuma das atividade seja esquecida. Você pode marcar as funções e as etapas de cada processo em um documento. Caso haja particularidades, você também deixar uma observação detalhada para facilitar o entendimento.

Treinamentos: Às vezes uma atividade requer mais do que só o conhecimento. A experiência pode influenciar bastante na execução de uma atividade e repassar as instruções em forma de treinamento também é uma alternativa. Nesse caso, é possível colocar um funcionário mais experiente trabalhando e orientando o restante da equipe.

Banco de dados: Quando um problema ocorre na empresa, os supervisores devem fazer uma análise para saber quais foram as causas, os prejuízos e a forma com que o erro foi solucionado.

Todas essas informações podem ficar registradas em um banco de dados para consultas no futuro. Pode ser em um arquivo digital ou físico, o importante é saber que a empresa tem acesso às informações para estudar e aprimorar os processos caso necessário.

Suporte tecnológico: Mesmo com todo o controle das informações, pode ocorrer do conhecimento acabar se esvaindo. Um responsável pelo setor, por exemplo, pode esquecer de mencionar um detalhe importante ou deixar de fazer a atualização de um procedimento. O que pode acabar sendo bastante prejudicial.

Se um descuido como esse acontece, pode levar semanas até que a empresa consiga descobrir uma forma de solucionar o problema. Assim sendo, muitas vezes contratar pessoas pode não ser a melhor alternativa. Mas sim automatizar os processos para garantir a confiabilidade desse conhecimento. E, para isso, a tecnologia ajuda.

Registrar o conhecimento organizacional vai além do que só salvar documentos e deixá-los arquivados. É também uma garantia para a empresa continuar com as suas operações, e a segurança de que os produtos e serviços dela terão a mesma qualidade.

E, de que forma isso seria possível se toda a experiência e conhecimento não fosse transferido?

É importante refletir!

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01 de Julho de 2019

Tags:

Organização Conhecimento organizacional Efeito bumerangue Banco de dados Treinamentos Checklist Instruções de trabalho

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