7 dicas de como elaborar um procedimento operacional padrão (POP)

Todos sabemos que o famoso POP (Procedimento Operacional Padrão) é essencial na gestão administrativa. De forma simples, ele consiste em um documento formal que estabelece instruções detalhadas para a execução de tarefas específicas dentro de nossas empresas.

O POP é fundamental para garantir padronização, produtividade e clareza aos processos. Sua correta criação pode aumentar muito os níveis de eficiência e a qualidade das saídas, bem como criar processos mais seguros e replicáveis. Além disso, segui-los diminui a possibilidade de erros, ajuda a garantir conformidade com normas e regulamentos internos, bem como assegura maior satisfação do cliente. Resumindo, é tudo de bom!

Entretanto, vale frisar que tudo isso está diretamente ligado à qualidade do próprio documento, quanto melhor o procedimento operacional padrão, melhores os resultados que ele irá trazer. Por outro lado, um procedimento mal escrito e incompleto pode prejudicar a execução, tornar os processos lentos e burocráticos, e até mesmo gerar não conformidades e defeitos. POP é coisa séria e precisamos criá-los com responsabilidade e cuidado!

 

Como elaborar um procedimento operacional padrão (POP)?

No artigo de hoje, traremos algumas dicas fundamentais na hora de criar um bom procedimento. Seguindo os conselhos que traremos hoje, seus processos vão poder contar com documentos sólidos e claros, que vão impulsionar resultados e ajudar seus colaboradores! Vamos lá?

Foco na atividade/processo: Vale a pena começar identificando o processo ou atividade para a qual você deseja criar seu POP. Isso pode incluir desde tarefas simples até processos complexos dentro da organização, se não houver foco na real necessidade do que está sendo executado, o procedimento pode se perder em meio a muitas diretrizes, ficar vago ou ficar muito complexo de ser consultado;


Busque descritividade, não melhoria: sempre entenda o processo já existente, analisando cuidadosamente como ele é atualmente realizado. Para isso, identifique as etapas envolvidas, os recursos necessários, as responsabilidades das partes envolvidas e quaisquer pontos de controle de qualidade já existentes. Muitas vezes, dentro do processo de criação de um POP, acabamos identificando melhorias e registrando-as da forma nova. Isso pode ser um problema e gerar despadronização na empresa. Colete possíveis melhorias e coloque-as no SGQ para serem abordadas do jeito certo;


Envolva as partes interessadas (stakeholders): quanto mais conhecimento temos sobre o procedimento, melhor ele será! Então é vital envolver todas as partes interessadas mais relevantes. Isso pode incluir desde membros da equipe que executam o processo, supervisores, gestores da qualidade até outros especialistas (como técnicos de manutenção, por exemplo). Quem envolver depende do processo e do contexto da empresa, então preste muita atenção nisso;
 

Documente as etapas na medida certa: é importante descrever cada etapa do processo de forma clara e detalhada, porém cuidado para não exagerar. Use sempre linguagem simples e objetiva, evitando ser ambíguo e prolixo. Se necessário, inclua instruções passo a passo, checklists de qualidade e verificação ou qualquer ou informação relevante. Lembre-se, o bom POP é o que tem as informações exatas, nem mais, nem menos;


Atente-se ao formato do documento: uma evolução importante da ISO 9001:2015 foi a evidenciação de novas possibilidades de formatos e mídias para os documentos do SGQ. É importante ter um “formato padrão”, isso facilita a compreensão e o uso pelas pessoas da empresa. Você pode incluir seções como título, propósito, escopo, responsabilidades, procedimento, registros e anexos, etc. Além disso, se necessário, o procedimento pode ser em vídeo ou áudio, o que vai depender do contexto e da necessidade das pessoas que vão utilizá-lo.


Se preciso, utilize gráficos, infográficos, diagramas e imagens: quando aplicável, utilize gráficos, diagramas de fluxo ou outras representações visuais que possam ajudar seu colaborador a compreender melhor o processo. Isso pode tornar o POP mais fácil de entender e até mesmo mais agradável. Nem precisamos dizer que isso vai fazer total diferença entre as pessoas seguirem o procedimento ou não, certo?;


Critérios de aceitação podem ser úteis: talvez seja interessante definir critérios claros de aceitação para cada etapa do processo ou saída. Isso pode ajudar a garantir que as atividades sejam realizadas de maneira conforme, atendendo aos padrões de qualidade estabelecidos pela empresa. Porém, cuidado, em processos mais complexos isso pode acabar sobrecarregando a execução e confundindo as pessoas. Então é preciso analisar bem o contexto da operação.
 

Seguindo estas 7 dicas, você conseguirá elaborar POPs mais eficazes e que contribuam verdadeiramente para a gestão da sua empresa! Eles serão documentos úteis e que ajudam a garantir a consistência, eficácia e eficiência dos seus processos. Entretanto, o trabalho não para por aqui, vejamos:

 

Procedimento operacional padrão finalizado, e agora?

Após a produção do documento, ele precisa ser monitorado para garantir que tudo continue útil e relevante. Pense sempre que o contexto do processo muda, surgem novos requisitos, acontecem trocas de fornecedores, colaboradores e até mesmo modificações no produto ou serviço final. Por isso, de tempos em tempos, é preciso revisar o POP para garantir sua eficácia. O tempo ideal de revisão vai variar de acordo com o processo e contexto, então defina uma periodicidade inicial e vá alterando se necessário.

Além disso, é preciso comunicar todos os interessados sobre o novo documento, garantindo que todos conheçam o novo procedimento (ou o que foi alterado na revisão). Essa comunicação também pode variar de acordo com a complexidade do processo. Em alguns casos, uma simples confirmação de leitura no seu software de gestão de documentos já basta. Em casos mais complexos, pode ser necessária uma instrução presencial ou até mesmo um treinamento mais completo. Avalie o contexto do procedimento e aja de acordo com o necessário!

Quando o assunto é melhoria contínua, o POP geralmente desempenha 2 papéis. O primeiro é que quando as pessoas seguem o que está descrito nele, podem identificar erros ou melhorias que antes não perceberam, então elas podem gerar não conformidades ou ações de otimização, o que é ótimo! Em segundo lugar, podem surgir novas melhorias no processo que não estão descritas no procedimento, neste caso, mesmo antes da data de revisão, é preciso atualizar o documento para que ele não gere não conformidades ou problemas.

 

POP: o mapa para os resultados superiores!

Para finalizar, gostaríamos de propor uma metáfora para você. Imagine que a Qualidade das empresas é como uma expedição em busca do tesouro perdido! E é claro que o tesouro nada mais é do que os bons resultados gerados pela excelência operacional. Nesta jornada pirata, o Procedimento Operacional Padrão (POP) seria um mapa do tesouro, desenhado para que consigamos seguir as jornadas e chegar aos objetivos!

Assim como o mapa indica o caminho para encontrar o baú de ouro, o POP nos fornece direções claras e precisas para guiar a equipe pelos processos e atividades da empresa. Cada etapa do POP é como uma pista, indicando os passos necessários para alcançar o sucesso. Assim, ao seguir bons procedimentos, nossos colaboradores podem trilhar o caminho certo em direção ao “tesouro dos bons resultados”.

Da mesma forma, ao buscar o tesouro, os marinheiros consultam constantemente o mapa, fazendo ajustes de rota e seguindo os passos corretos. Da mesma forma, o POP também é uma ferramenta essencial e que devemos utilizar regularmente. Com as orientações do procedimento operacional padrão, podemos superar obstáculos, evitar armadilhas e alcançar os resultados desejados mesmo no meio da maior das tempestades. 

Portanto, assim como um mapa do tesouro é indispensável para uma expedição bem-sucedida, o POP é fundamental para orientar nossa empresa em sua busca contínua pelo tesouro dos bons resultados e da excelência operacional!

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