Uma empresa decide que precisa implementar melhorias em seus processos. No entanto, descobre que ainda não sabe como fazer isso e nem como garantir que o cronograma seja elaborado e executado de maneira correta. 

Compreende que precisa de um planejamento mais abrangente caso queira direcionar as suas funções. Também, que deve contar com um gerenciamento de projetos para alcançar os objetivos mais rápido. Porém, como conseguir fazer isso de maneira fácil?    

Não sabe como elaborar a estrutura de um projeto? Quer ter cronogramas bem elaborados e executados conforme planejado? Veja, neste post, o que é EAP, como é possível montar um planejamento eficiente e quais são os benefícios desse recurso para a gestão da qualidade. 

Confira! 

O conceito de EAP

Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do inglês Work Breakdown Structure (WBS), é um recurso utilizado para dividir um projeto em grupos de atividades e blocos de tarefas. Possui uma estrutura hierárquica para organizar todas as funções, sendo que cada um dos itens representa um detalhamento específico do projeto. 

Em outras palavras, é como a estrutura de uma árvore. A EAP desmembra todas as fases ou grupos para facilitar a execução das tarefas, com o objetivo de identificar os elementos a serem realizados no processo. Precisa ser feita antes do Cronograma de Projetos, uma vez que facilita a sua elaboração.

Entenda o que é Cronograma de Projetos

Diferente da EAP, o Cronograma de Projetos funciona como uma linha do tempo. Nesse documento são apontadas todas as atividades que precisam ser realizadas dentro da empresa e também os prazos estabelecidos para o início e término do plano. No cronograma são incluídos os recursos e também a finalidade de cada função. 

Como elaborar uma EAP?

Primeiramente, os profissionais precisam garantir que todas as informações do projeto serão consideradas. Para isso, devem programar as atividades dentro de um cronograma e destacar as entregas mais urgentes no topo da “árvore”. Com o auxílio desse documento, devem desenvolver um “manual” com informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho. 

A EAP deve estar seguindo a regra 8-80 durante a sua elaboração. Ou seja, o projeto precisa obedecer no mínimo 8 horas e no máximo 80 horas de trabalho. Além disso, a estrutura também precisa seguir o princípio da regra 100%. 

Essa, de acordo com o PMI (Project Management Institute), o instituto mais reconhecido quanto as às práticas do gerenciamento de projetos, declara que a Estrutura  Analítica de Projetos deve incluir 100% do trabalho definido e também as datas estabelecidas para entrega.

O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um manual de práticas na gestão de projetos organizados pelo PMI, determina que devem ser observadas as seguintes orientações para se criar a estrutura de EAP:

• O nível superior da estrutura deve representar o produto final;

• As sub entregas devem conter as etapas de trabalho que serão atribuídos ao departamento ou unidade responsável;

• Todos os elementos de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;

• O pacote de trabalho contém as atividades relacionadas conforme a necessidade do projeto. A partir deste é possível prever a duração e os custos para produzir as sub entregas;

• As funções dentro dos pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;

• Os pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;

• Os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados;

• A estrutura não deve descrever as atividades. As funções devem ser representadas por SUBSTANTIVOS e nunca como verbos.

Para ajudar a entender melhor como funciona a elaboração de uma EAP, vamos analisar o exemplo abaixo:

 

• A figura acima mostra que, no primeiro nível, o grupo deve apresentar o título do projeto: PROJETO DE IMPLANTAÇÃO E MELHORIA DE PROCESSOS.   

• Na segunda linha, abaixo do título, devem ser anexados os pacotes de trabalhos que irão definir todo o ciclo de vida desse projeto: GERENCIAMENTO DE PROJETO, MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL, PROPOSTA NOVO PROCESSO, INFRAESTRUTURA, DIVULGAÇÃO, IMPLANTAÇÃO e ENCERRAMENTO DO PROJETO.

• Abaixo de cada um desses subtítulos, ocorre o desmembramento de cada elemento, dividindo as funções em partes menores e mais objetivas: GERENCIAMENTO DE PROJETO (Plano do Projeto, Monitoramento e Controle, Relatórios de desempenho, Reuniões de acompanhamento);  MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL; PROPOSTA NOVO PROCESSO (Fluxograma, Procedimentos, Aprovação Inicial); INFRAESTRUTURA (Sistema de Informação e Equipamentos); DIVULGAÇÃO (Palestras, Site da empresa e Memorandos); IMPLANTAÇÃO (Piloto, Treinamento e Operação Assistida) e ENCERRAMENTO DO PROJETO.

Depois que a EAP tiver sido preenchida com o título, pacotes de trabalhos e detalhamento das funções, é hora de analisar e modificar a estrutura até que todos os envolvidos no projeto concordem com o planejado. 

Também vale lembrar que, existem alguns detalhes que precisam ser levados em consideração na hora de elaborar a Estrutura Analítica de Projetos. São eles:

1. Os elementos presentes na estrutura devem ser objetivos, de fácil entendimento e execução;

2. Cada pacote de trabalho precisa estar bem esclarecido e o seu  desmembramento deve ser feito com o máximo de detalhes para facilitar o gerenciamento da entrega;

3. O desmembramento das atividades não pode conter itens em demasia. Isso para que os custos não acabem saindo fora do planejamento.

4. Cada elemento da estrutura deve estar cooperando com o objetivo do projeto.

5. O foco do projeto não pode contar apenas com um pacote de trabalho.

6. Na EAP, os elementos não podem ser descritos como verbos e tarefas. Esses deverão constar apenas no Cronograma de Projetos.

Os benefícios da EAP

A Estrutura Analítica do Projeto é um processo de subdivisão ótimo para ajudar a empresa a definir e organizar melhor os trabalhos. Com ela é possível estipular um orçamento para cada função, assim como pensar nos recursos necessários para completar o projeto.

Outro benefício da EAP é que os profissionais encarregados pelo projeto podem identificar os riscos com mais facilidade. Isto é, conseguem analisar e monitorar os processos no decorrer de sua execução, o que permite um maior controle sobre as estratégias e possíveis falhas.

Para o PMI, a EAP é uma ferramenta necessária no planejamento de qualquer negócio. Isso porque o projeto passa a ganhar maior compreensão e entendimento. O que ajuda a empresa a direcionar melhor os recursos e as estratégias. 

Com o auxílio dessa estrutura, o gerente de projetos consegue apresentar aos diretores um documento que permite uma visão mais rápida e objetiva sobre como o projeto deve e será realizado.

 

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