A gestão à vista de indicadores tem tomado cada vez mais espaço no mercado devido a sua praticidade e eficácia na comunicação e acompanhamento de resultados. Empresas que não conseguem fazer um bom acompanhamento dos indicadores tem dificuldades para ajustar rotas e garantir que as pessoas estejam trabalhando nas coisas certas, o que torna extremamente árduo alcançar os resultados esperados.
A gestão de indicadores e o repasse para as equipes é sempre um desafio muito grande para as empresas, pois a quantidade de informações que circulam no ambiente interno é sempre muito grande. Por sua vez, a gestão à vista é uma solução mais simples, prática e muito eficaz e, dessa forma, unimos o útil ao agradável.
No artigo de hoje, vamos explicar esse conceito e dar algumas dicas de como implementá-lo na sua empresa. Dessa forma, você conseguirá comunicar melhor os números da sua organização, conscientizar os colaboradores e buscar resultados melhores para seus processos! Vamos lá?
O que é gestão à vista de indicadores?
De forma simples, a gestão à vista é uma maneira visual de expor informações importantes, seja por meio de cartazes, painéis, banners físicos ou digitais (as famosas dashboards). A principal diferença e vantagem desse tipo de exposição é ser facilmente compreendida, assim precisamos organizar as informações da maneira mais didática possível.
Na prática, é mais ou menos como o marcador de combustível de um carro. Imagine se você tivesse que descer do veículo e olhar o nível de gasolina manualmente? Provavelmente, muitas vezes, você ficaria sem combustível, certo? Por isso, temos um mecanismo de gestão à vista que nos mostra essa informação no painel do carro. Assim, podemos facilmente decidir se precisamos ou não abastecer.
A gestão à vista pode ser usada para qualquer coisa, como o controle de tarefas ou estoque, por exemplo. Metaforicamente, ter gestão à vista é como ter um GPS para a sua empresa, mostrando o caminho de forma clara, assim todos a bordo pode
O que monitorar na gestão à vista de indicadores?
Em resumo, a gestão à vista precisa monitorar os pontos mais estratégicos dos processos e direcionar as pessoas. Assim, ela precisa ser muito bem pensada e, é claro, alinhada aos resultados que a organização espera das pessoas. Pensando nisso, há dois erros que podem ser cometidos na organização das informações:
Sobrecarregar de informações: a gestão à vista tem que se concentrar em informações que vão garantir o alcance dos resultados, assim, monitorar tudo ao mesmo tempo fará com que as pessoas não consigam se concentrar no que realmente importa. Quanto mais assertiva for a gestão à vista, mais eficaz ela é! Vale ressaltar que isso também não significa usar informações de menos, o segredo é escolher os indicadores corretos e organizar tudo de forma simples e didática;
Informações não estratégicas: muitas vezes, mesmo usando poucas informações, acabamos selecionando dados que consideramos importantes, mas que não apoiam corretamente o processo. Assim, além de selecionar corretamente os indicadores, precisamos pensar em quem utilizará essas informações e em como isso apoia o processo do colaborador e da organização.
Muito comumente, quando falamos em gestão de indicadores, é comum que as empresas utilizem metodologias como os KPIs (Key Performance Indicators) ou os OKRs (Objectives and Key Results). Quando isso acontece, fica mais fácil selecionar as informações e, a partir das métricas definidas, montar a sua gestão à vista.
Boas práticas para compartilhar informações de indicadores via gestão à vista
Na gestão da qualidade, um modelo de gestão à vista que é muito utilizado são os banners ou cartazes de conscientização a respeito da política e objetivos da qualidade.
Porém, quando estudamos o tema mais a fundo e o aplicamos aos indicadores, existem diversos outros exemplos a serem levados em conta, como: quadros com os KPIs ou OKRs na sala de reuniões ou painéis online com os KPIs ou OKRs para acesso constante da equipe. E como já dito, também é possível usar slides, painéis, cartazes, lousas manuscritas, dashboards, e muitos outros tipos de “ferramentas visuais”.
Entretanto, vale a pena considerar algumas boas práticas simples que vão garantir mais funcionalidade e sentido para sua gestão à vista, vejamos algumas:
Realize atualizações regularmente: mantenha os dados atualizados em tempo real ou com frequência adequada para refletir a situação mais recente e útil;
Garanta acesso de forma direcionada: garanta que o painel ou quadro seja acessível a quem realmente precisa dele, garantindo a segurança da informação (caso necessário) e promovendo e alinhamento;
Faça uma contextualização dos números: quando preciso, forneça breves explicações ou contextos para ajudar os membros da equipe a entenderem o significado por trás dos números. Podem ser legendas ou notas, o importante é todo mundo entender os resultados;
Utilize cores intuitivas para representar status de forma simples e visual (por exemplo: verde para bom, amarelo para atenção ou vermelho para ruim, o famoso farol);
Inclua tendências: pode ser interessante adicionar gráficos de tendências para mostrar como os resultados irão se desenrolar ao longo do tempo, assim mostramos a evolução dos indicadores e como o trabalho vai dar frutos se continuar como está;
Peça feedbacks de melhoria contínua: sempre encoraje feedback da equipe sobre o sistema de gestão à vista e esteja disposto a ajustar conforme necessário, sempre com o objetivo de melhorar o acompanhamento;
Treinamento e orientação: pode ser necessário um treinamento inicial e orientações sobre como interpretar e usar as informações expostas na gestão à vista;
Sempre se adeque ao seu público: pode ser necessário personalizar o conteúdo da gestão a vista de acordo com as necessidades e interesses específicos de cada equipe ou departamento;
Lembre-se do acesso remoto: se possível, forneça acesso remoto aos painéis ou quadros, para equipes que trabalham de forma remota ou distribuída. Já imaginou, por exemplo, usar apenas um gestão à vista física na empresa e ter 20% do efetivo trabalhando em home office?;
Lembre-se de atualizar as informações documentadas: revise e atualize periodicamente o conteúdo do painel, afinal, indicadores que são importantes hoje podem perder relevância com mudanças de contexto, bem como novos indicadores podem se tornar importantes!
Gestão à vista de indicadores: voando rumo a resultados melhores
Imagine que sua empresa é um avião em pleno voo. Já os resultados são o destino em que esse avião quer chegar. A gestão à vista, neste contexto, é o conjunto de mostradores que dirão se tudo está correndo como planejado. Na empresa é a mesma coisa, a gestão à vista irá ajudar a mostrar o que precisamos fazer e, mais que isso, se isso está funcionando para alcançarmos os resultados que esperamos.
Assim, se você quer que sua empresa decole e alcance alturas e destinos inimaginavelmente grandiosos, você vai precisar ter uma gestão que facilite a visualização, gerenciamento e comunicação dos indicadores dos processos. Para isso, nada melhor que quadros, dashboards, lousas e mecanismos que facilitem o dia a dia.
Assim a gestão à vista é muito mais que uma simples forma de gerenciar informações, ela é uma verdadeira jornada conjunta, onde todos os tripulantes contribuem para o sucesso da empresa. Então, #partiu navegar juntos e alcançar novos horizontes de resultados!
