Como eliminar as planilhas e centralizar indicadores dos processos (e seus históricos)

Sabemos que centralizar indicadores dos processos é uma tarefa árdua, afinal resumir todas as informações e resultados da empresa em poucos indicadores estratégicos é um grande desafio.

Além disso, quando dizemos “poucos indicadores”, não estamos falando de tão poucos assim! Isso porque uma empresa de porte médio, por exemplo,  gerencia algo entre 20 e 40 indicadores macro, sem contar os indicadores atrelados a eles. Isso chutando baixo, é claro! E sabemos que quando todas essas informações não estão centralizadas, fica muito mais complexo direcionar os esforços da empresa, monitorar seu desempenho e fazer ajustes de rota.

Muitas empresas tentam superar essa tarefa hercúlea com planilhas e pastas compartilhadas, porém sabemos que essa metodologia é ultrapassada e muito ineficaz. A planilhas são vulneráveis a diversos problemas, tais quais: 

Grande propensão a erros humanos;

Evidente falta de automação;

Dificuldades de rastreamento de histórico;

Falta de integração com outras ferramentas (ERP por exemplo);

Dificuldade de colaboração entre setores e pessoas;

Grandes limitações de escala (mais indicadores, mais problemas).

Além da enorme complexidade e da necessidade de horas intermináveis de trabalho manual, essas limitações podem resultar em dados imprecisos, atrasos na atualização dos indicadores, dificuldades na análise de tendências e falta de visibilidade sistêmica do desempenho de nossas empresas.

Por esse motivo, diversas empresas têm optado por nossa solução, o Software para Gestão da Qualidade DOO! Somos um sistema pronto especializado e extremamente útil para centralizar e gerenciar os indicadores de processos de uma organização de forma eficiente, intuitiva e muito prática!

Por que centralizar indicadores dos processos com o DOO?

 

Para começar, nosso software pode integrar dados de várias fontes e sistemas diferentes, consolidando todos os indicadores em um único local acessível e prático para seus colaboradores. Isso, por si só, elimina a necessidade de alternar entre diferentes ferramentas ou planilhas para acessar informações relevantes. Nós sabemos que quando existem muitos “caminhos” diferentes, as pessoas se perdem e não se engajam na coleta e análise dos indicadores.

Além disso, nosso software disponibiliza dashboards e relatórios personalizáveis, o que te ajuda a apresentar os indicadores de forma visualmente atraente e compreensível. Tudo isso com apenas um clique! Imagine gerar gráficos, tabelas, relatórios e exibir indicadores de desempenho chave (KPIs) de maneira clara e rápida, facilitando a análise e tomada de decisões. Com o DOO, isso é possível!

Outro fator chave é que nosso software atualiza os dados imputados no sistema em tempo real e de forma automática. Assim, nosso software permite que você e sua diretoria acompanhem o desempenho dos processos instantaneamente. Convenhamos, isso é crucial para identificar tendências, detectar problemas rapidamente e tomar medidas corretivas imediatas.

Tudo isso ainda vem acompanhado de um alto nível de automatização! O software pode ser configurado para enviar diversos alertas automáticos que podem ajudar a lembrar das análises e coletas, por exemplo. Essas automatizações permitem uma resposta proativa a eventos importantes, e ajudam a evitar problemas antes que se tornem críticos ou que sequer aconteçam!

Outros benefícios de centralizar indicadores dos processos com o DOO

 

Com o DOO você vai contar com funcionalidades em tudo que precisa, desde o monitoramento e coleta dos indicadores, até a análise e otimização do desempenho da sua gestão e da sua empresa como um todo!

Vejamos alguns benefícios imediatos a implementação do nosso software:

Gestão à vista dos indicadores estratégicos, táticos e operacionais da sua organização;

Painéis de indicadores personalizados de acordo com suas necessidades;

Apresentação dos indicadores estratégicos em forma de slide, dashboard ou painel;

Avisos e alertas automáticos relacionados a metas, coletas e análises;

Visualização facilitada dos painéis configurados via mobile;

Visualização de indicadores de forma simples, clara e organizada;

Auxílio na antecipação de possíveis problemas e implementação de ações corretivas;

Monitoramento de resultados e metas pertinente;

E muito mais!

É importante pensar que tudo isso vai funcionar de forma integrada e natural na sua empresa, formando um sistema orgânico que te ajuda a entender e agir sobre o desempenho da sua organização. Seja para melhorar bons resultados ou para atuar sobre aquilo que está deixando a desejar.

Algumas funcionalidades que trazem praticidade para o dia a dia

Esses benefícios só são possíveis devido a uma infinidade de funcionalidades que apoiam o seu dia a dia e tornam a gestão de indicadores mais simples. Para centralizar indicadores dos processos, é preciso criar vários pontos de otimização que já são naturalmente disponibilizados pelo nosso software. Vejamos alguns deles:

 

Tipos de coleta do indicador diversificados (manual, importação de arquivo ou calculado);
 

Classificação abrangente dos indicadores (seja por tipo, responsável, setor ou categoria);

Visualização clara de indicadores (gráfico de barras, colunas, áreas, pizza, coluna empilhada, barra empilhada ou formato de listas);

Organização facilitada por pasta e subpastas;

Confidencialidade das informações garantida por controle de permissões de acessos por pastas e/ou indicadores;

Mais facilidade e automação no controle de metas;

Cálculo automático de tendências e configuração de desvio padrão em relação à meta;

Possibilidade de vincular análises, planos de ação ou não conformidades a um dado realizado do indicador;

Slides, painéis, dashboards e relatórios automáticos;

Entre diversas outras!
 

O fim das dificuldades para centralizar pendências e históricos de Indicadores

 

Sabe aquela dificuldade para apresentar as pendências na reunião de análise crítica? Ou então aquele dado que falta justo na hora da auditoria e resulta em não conformidade? Com o DOO é possível eliminar esses problemas!

Primeiro, ao centralizar todas as informações no nosso sistema, o software permite fácil acesso a dados históricos e pendências de indicadores em um único local. O que já elimina a necessidade de procurar informações dispersas empresa afora ou em diferentes sistemas e documentos. Isso com garantia de que nada irá sumir, se perder ou de algum dado corrompido (algo relativamente normal em planilhas.)

 Além disso, as funcionalidades de rastreamento dos históricos permitem acompanhar as mudanças ao longo do tempo, fornecendo uma visão clara da evolução dos indicadores (e resultados) e das ações tomadas para resolver pendências. Precisou de alguma informação passada? Basta buscar nos históricos salvos com a segurança que só o armazenamento em nuvem pode oferecer!

Por fim, nossa capacidade de configurar alertas automáticos para pendências também ajuda a garantir que nenhuma questão crítica seja esquecida. Isso não só garante uma abordagem proativa para a resolução de problemas, como também permite a consulta imediata do que está ou não em atraso.

Gerenciar indicadores é agir para buscar resultados superiores!

 

Todo bom gestor sabe que monitorar resultados é crucial, por isso precisamos acompanhar o desempenho, identificar áreas de melhoria, tomar decisões baseadas em fatos e dados e agir para alcançar metas e objetivos. 

Deming já dizia: “Não se gerencia o que não se mede”. Portanto, ao monitorar de perto os indicadores, nossas empresas podem ajustar suas estratégias, alocar recursos de forma mais assertiva e garantir mais competitividade a médio e longo prazo. Além disso, o gerenciamento de resultados ajuda a manter nossos colaboradores focados nos objetivos da empresa e, acima de tudo, a cultivar uma cultura de melhoria contínua!

Agora, pense conosco: um software de gestão de indicadores simplifica e agiliza o processo de centralização e gestão dos indicadores, garantindo uma gestão melhor, mais ágil e simplificada. Assim, com o DOO, sua empresa vai obter insights e acelerar a tomada de decisões. Tudo isso de forma embasada e estratégica. Então, se você quer alcançar esse nível de excelência na gestão, entre em contato conosco!

Descubra como nosso software pode impulsionar o desempenho de sua empresa, agilizar seus processos e garantir mais facilidade para o seu dia a dia. Clique no botão abaixo para conversar conosco:

 

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