Como simplificar auditorias da qualidade com um software de gestão?

Descobrir como simplificar auditorias da qualidade é um dos trabalhos mais importantes de qualquer profissional. Isso porque vários problemas podem surgir de auditorias complexas e mal executadas.

Isso pode se traduzir em estresse para a equipe e resultados ruins para a empresa, prejudicando sua estratégia. No curto prazo, as pessoas poderão ficar desmotivadas e afastadas das rotinas da qualidade. Já no médio e longo prazo, a organização não melhora e acaba por ficar com os processos estagnados. Isso porque uma auditoria complexa e mal conduzida:

Pode causar perda de credibilidade e reputação organizacional;
Possivelmente deixa passar não conformidades importantes;
Resulta na não identificação de aspectos que podem levar a sanções legais (multas e penalidades);
Tem a possibilidade de ocasionar a perda de certificações (9001, 14001, 45001 etc.);
Aumenta os custos operacionais;
Aumenta a necessidade de retrabalho;
Pode desmotivar e desengajar colaboradores;
Provavelmente irá reduzir a produtividade, interrompendo operações diárias;
Vai gerar mais desorganização e falhas de comunicação;
Entre muitas outras situações negativas.

A lista é grande e muito prejudicial para sua organização, pois enquanto uma auditoria bem executada encontra oportunidades de melhoria e otimiza os processos, uma auditoria ruim prejudica as pessoas e cria processos ainda mais lentos, obsoletos e burocráticos.

E o pior de tudo é que esses problemas resultam em uma diminuição significativa da qualidade dos produtos ou serviços que você entrega e, assim, na insatisfação dos seus clientes!

Portanto, para evitar esses impactos negativos, é essencial realizar auditorias bem planejadas, transparentes e eficazes, com comunicação clara e uso de ferramentas adequadas. Por isso resolvemos tratar esse tema no artigo de hoje. Falaremos sobre como simplificar auditorias da qualidade com um software para gestão do SGQ (sistema de gestão da qualidade)!

Como simplificar auditoriais da qualidade com um software de gestão?

Existem centenas de benefícios em utilizar um software para controle e gestão do SGQ, e para sermos didáticos, vamos focar em 2 aspectos: o planejamento das auditorias internas, essenciais para qualquer empresa e a centralização e acesso às documentações nas auditorias externas, algo vital para manter as certificações em dia!

Estes dois aspectos, por si só, têm o poder de transformar as auditorias. Se apenas eles melhorassem a rotina da qualidade, o uso de um software para qualidade já seria extremamente benéfico! Da mesma forma, eles também impactam em diversos outros fatores, criando um verdadeiro efeito cascata de melhoria e bons resultados. Agora, vejamos cada ponto com mais atenção!

1°. Planejamento de auditorias internas de forma simples e direcionada.

As auditorias internas são realizadas pela própria organização com o objetivo de encontrar lacunas em relação às normas implementadas e requisitos da própria empresa, bem como encontrar pontos de melhoria e otimização dos processos. Porém, sabemos que planejar a execução de uma auditoria interna não é nada fácil.

Utilizando um bom software de gestão da qualidade, várias das dificuldades desse processo são eliminadas. Por exemplo, as ferramentas de agendamento permitem que você automatize notificações para lembrar seus colaboradores, o que por si só facilita a organização do processo e evita interrupções desnecessárias, melhorando a produtividade de todos os envolvidos.

Além disso, o software possibilita a criação facilitada do cronograma de auditoria e de checklists personalizados, tudo isso com base nos critérios pré-definidos da auditoria. Essas facilidades otimizam o tempo da equipe auditora e garantem que todos os requisitos sejam cobertos pelo processo.

As evidências coletadas durante as entrevistas ficarão salvas e organizadas dentro do software, facilitando a criação de planos de ação posteriormente e, é claro, a emissão dos famosos relatórios de auditoria ou RNCs (Relatórios de Não Conformidades).

Essas facilidades simplificam e aprimoram o processo de auditorias internas, garantindo uma abordagem mais simples, organizada e eficaz. Assim, as auditorias serão muito mais tranquilas e menos estressantes, bem como irão mostrar oportunidades de melhoria e encontrar não conformidades que realmente melhorem a empresa e o SGQ como um todo!

2°. Centralização de informações e acesso às documentações do SGQ (nas auditorias externas).

Facilitar o acesso às informações é a base de qualquer processo focado em como simplificar auditorias da qualidade. E aqui no texto, apesar de focarmos na auditoria externa neste momento, é óbvio que isso vai refletir também nas auditorias internas.

Acontece que um software para gestão da qualidade centraliza todos os documentos relacionados ao SGQ, tais quais procedimentos, políticas, registros de auditoria e relatórios de não conformidade, por exemplo. Assim como, o controle de versões automatizado dos softwares garante que os auditores (e colaboradores) sempre acessem a versão mais recente dos documentos, eliminando confusões causadas por versões desatualizadas ou inconsistentes.

Se você tem um pouco mais de experiência, já entendeu que essa documentação é a evidência que o auditor vai procurar na hora de atestar conformidade. Assim, a ferramenta facilita a localização e a consulta de documentos específicos durante a auditoria, garantindo que a conformidade seja demonstrada e deixando o processo mais simples e leve. Mesmo porque, não adianta estar conforme e não conseguir demonstrar (provar) isso na hora das entrevistas!

Tudo isso, contando com rastreabilidade, garantida pelo software, pois uma vez que uma informação é imputada no sistema, ela estará disponível sempre que necessário. Além da segurança do armazenamento em nuvem, que garante que os documentos estarão seguros e disponíveis quando e onde for preciso.

Esses benefícios ajudam a tornar a auditoria mais fluida, dando tempo para o auditor focar no que realmente importa, ou seja: nas melhorias que ele pode apontar para o sistema e as lacunas que sua empresa precisa trabalhar para ser melhor e conquistar mais resultados! Dessa forma, todas as partes interessadas ganham!

Simplificar auditorias da qualidade ajuda a manter a melhoria contínua!

Como dissemos na introdução, esses são apenas alguns dos benefícios de contar com um software para auxiliar suas auditorias da qualidade. Poderíamos facilmente apontar outras vantagens, como a facilidade de monitorar o processo e gerar relatórios, a automatização de diversas atividades manuais e até mesmo o grande aumento na transparência do processo como um todo.

É importante entender que uma ferramenta digital simplifica significativamente as auditorias da organização (sejam as internas ou externas). Isso resulta em auditorias mais eficientes, precisas e menos estressantes para todos os envolvidos (colaboradores e auditores), ajudando a garantir a conformidade e a melhoria contínua da qualidade na organização.

Dessa forma, a adoção de um software de gestão de qualidade é um passo crucial na transformação digital de uma organização. Ao integrar tecnologia de ponta nos processos de auditoria, sua empresa não só simplifica operações, mas também se posiciona como uma líder no mercado, emitindo a mensagem de que está pronta para enfrentar desafios com mais agilidade e precisão!

Muitas organizações já trilharam esse caminho com sucesso, relatando melhorias significativas na eficiência e na satisfação das partes interessadas.

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Clique aqui para ver o depoimento do Eudes Ramos, da VIASUL Engenharia.
Clique aqui para ver o depoimento do Leandro Batalha, da IPOS.

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09 de Julho de 2024

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