Relatório de Não Conformidades (RNC): melhores práticas para bons resultados

O Relatório de Não Conformidades, também chamado de RNC, é um documento fundamental não só para os processos de certificação, mas como para todo e qualquer sistema de gestão da qualidade. Ele também é necessário para manutenção de diversas normas, como as ISO 9001, 14001 e 45001 (entre outras), bem como é essencial para garantir bons processos de melhoria contínua para sua empresa!

Um bom RNC contém todas as informações necessárias para registrar, analisar e tratar não conformidades, sejam elas relacionadas a requisitos normativos (regulamentos e normas técnicas por exemplo), do cliente (NCs de produtos ou serviços), ou mesmo internos (tais quais procedimentos e especificações).

Dessa forma, RNCs mal redigidos e incompletos podem gerar vários problemas graves para sua organização. A falta de clareza, por exemplo, pode dificultar ou até mesmo impossibilitar a identificação correta da causa raiz. Isso dificulta a implementação de ações corretivas e pode levar à reincidência das não conformidades tratadas. Tudo isso não só aumenta os custos de produção como também pode afetar negativamente a qualidade dos produtos ou serviços!

Além disso, as RNCs incompletas (com informações insuficientes sobre a ocorrência) comprometem a rastreabilidade da tratativa, dificultando o monitoramento e a verificação das ações tomadas e sua eficácia. Por fim, isso tudo pode gerar uma gestão das não conformidades e tratativas ineficazes, o que pode prejudicar a confiança das partes interessadas frente a empresa e, pior, gerar insatisfação nos clientes.

Dessa forma, o Relatório de Não Conformidades (ou RNC) é uma ferramenta crucial tanto para mantermos a conformidade em nossos processos, quanto para manter a melhoria contínua em alta. Além, é claro, de garantir entregas melhores e mais satisfação para nossos clientes! Por isso, no artigo de hoje, falaremos um pouco sobre as melhores boas práticas para redigir esse documento e conquistar resultados incríveis, vamos lá?

Antes de mais nada: redija um RNC claro e objetivo!

É claro que o teor do documento (seu conteúdo e quais informações constam nele) é importante, porém mesmo documentos completos podem ser difíceis de ler, o que prejudica muito o engajamento e a compreensão.

Assim, é essencial utilizar uma linguagem simples, fácil de compreender e pensada nos colaboradores e público alvo. Sempre que possível, seja breve e direto, redigindo o documento para que todos os envolvidos o compreendam. A ideia não é “enfeitar”, mas apenas fazer com que as pessoas compreendam a tratativa e o que foi feito nela.

Além disso, procure incluir detalhes importantes sobre a não conformidade, citando o que aconteceu, quando, quem eram os envolvidos, quais os problemas que a NC acarretou, entre outras informações que você achar necessário. Porém, lembre-se: redija o que for necessário, mas não exagere com detalhes desnecessários.

Seu Relatório de Não Conformidade deve descrever a tratativa como um todo!

 

Um segundo ponto de atenção diz respeito a quais informações um bom RNC precisa descrever. E aqui, é mais fácil preencher o documento se o basearmos no nosso processo. Um bom Relatório de Não Conformidades precisa demonstrar tudo que foi feito na tratativa, com cada aspecto importante e como decidimos agir sobre ele.

Dessa forma, seu RNC precisa conter, no mínimo:

Identificação da NC e fatores que levaram a sua abertura;
 

 Ações de disposição com seus responsáveis, prazos e execução.

Análise de causas e ferramentas usadas para tal (5 Porquês ou Ishikawa, por exemplo);

Plano de ação completo, planejamento e execução;

Definições de responsabilidades (quem fez o que, e quando?);

Análise de eficácia;

Comunicação dos resultados aos envolvidos na tratativa;
 

Padronização de possíveis boas práticas para outros processos.
 

A quantidade de detalhes em cada um desses aspectos vai variar de acordo com a complexidade dos seus processos ou da tratativa. Além disso, outros fatores importantes podem ser acrescentados, caso seu processo precise disso!

O importante é compreender que essas informações são um relatório de tudo que aconteceu, um espelho refletindo a não conformidade e nos ajudando a compreendê-la da melhor maneira possível. 

O Relatório de Não Conformidades (RNC) é apenas a documentação de um bom processo

Se você está com dificuldades para redigir seu RNC, é bastante provável que o próprio processo de tratativa não esteja tão bem definido. Isso porque o Relatório de Não Conformidade nada mais é do que a documentação do processo. De forma simples, você não cria o relatório, apenas junta as informações em um documento.

Quando temos um bom processo, todas essas informações são registradas conforme executamos a tratativa. Ao rodar o PDCA, por exemplo, não só tratamos a NC como também geramos informações (fatos, dados, documentos) que precisam ser registradas para consulta em caso de necessidade. Um bom processo de tratativa, portanto, naturalmente geraria um RNC completo, sem dor de cabeça e trabalho extra.

E quando esse relatório não existe naturalmente, quando ele não está pronto ao fim da tratativa, há dois motivos aparentes: o primeiro é um processo incompleto ou mal planejado, que não ocorre segundo etapas bem estruturadas e formalizadas dentro da empresa. O segundo, e mais comum, é a descentralização das informações, o que faz com que cada responsável pelas ações use um tipo de documento ou repositório, assim, para gerar o RNC é preciso sair “caçando informações” por toda a empresa. Ou seja: puro retrabalho!

Além disso, vale ressaltar que há uma relação mútua entre a tratativa e o RNC, pois os benefícios de um bom Relatório de Não Conformidades vão muito além do registro! Eles incluem:

Incentivo à melhoria contínua dos processos, uma vez que assegurem o cumprimento das ações e atividades planejadas;

Maior garantia de conformidade com normas regulatórias, pois demonstram evidências das tratativas e ações executadas;

Grande redução de custos associados à retrabalho e não conformidades reincidentes, pois demonstram claramente o que já foi feito, impedindo que ações ineficientes sejam reexecutadas;

Aumento da satisfação e confiança do cliente, já que demonstra responsabilidade e foco na resolução das não conformidades identificadas;

Por fim, mas não menos importante, é claro, um bom RNC também facilita a rastreabilidade das ações corretivas e a eficácia das soluções implementadas, promovendo uma gestão mais eficiente e transparente, bem como maior facilidade de avaliar, auditar e até mesmo alterar os processos!

DOO: a ferramenta ideal para seu processo de tratativa (e RNCs automáticos)

 

Se você quiser uma ferramenta que te ajude tanto na organização do processo quanto na automatização dos Relatórios de Não Conformidades, o DOO é o que você procura!

Quando você conta com um software de gestão da qualidade, seu processo roda de forma mais automatizada, direcionando seus colaboradores pelas etapas da tratativa. Tudo isso com poucos cliques e uma padronização sem igual. Isso elimina a necessidade de diversas planilhas e acaba com muitas tarefas manuais desnecessárias.

Além disso, todas as ações ficam registradas e geram RNCs automáticos, sem a necessidade de nenhum retrabalho. Basta acionar o sistema e ter o relatório completo e organizado. Isso sem contar com diversos outros relatórios estratégicos que você pode emitir, como por exemplo:


Espelho da RNC;

Relatório de não conformidades por mês, tipo, processo, setor e outros;

Pendências de não conformidades;
 

É possível, ainda, realizar o vínculo do planejamento e da análise de riscos com a NC, facilitando ainda mais a rastreabilidade da tratativa. Bem como, a possibilidade de anexar evidências em qualquer etapa facilita não só a tratativa como também as auditorias, sejam elas internas ou de certificação.

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