Essa dependência existe porque os processos não se executam sozinhos, no entanto eles são criados para apoiar o sistema de gestão e precisam ser estruturados de forma que as pessoas possam executá-los.
Quando essa relação não acontece de forma amigável, temos algumas dores que são relatadas como “falta de engajamento” ou “que a equipe não consegue enxergar o valor das atividades da qualidade”. Resultado: estas são deixadas de lado!
Vamos falar um pouco sobre essas dores e o que podemos fazer para apoiar a sua equipe com a cultura da gestão da qualidade?
Principais dores ao aplicar as práticas da qualidade
Quando falamos de processos e pessoas para executá-los, muitas pessoas já ficam estremecidas, porque é justamente nesses momentos que as não conformidades acabam aparecendo (não sabe o que é não conformidade? leia esse artigo).
As principais dores que existem quando falamos sobre as práticas da qualidade são:
● processos que não são executados, logo, não são melhorados;
● não conformidades não são tratadas ou são tratadas de forma ineficaz;
● indicadores com análises atrasadas;
● indicadores que não demonstram resultados importantes (existem só para auditoria);
● riscos não são analisados, ou quando são, a análise é superficial (feita apenas para auditoria);
● avaliação de fornecedores negligenciada (justificativa comum: “muita burocracia");
● não atendimento aos prazos de revisão da informação documentada, ou atualização quando há alterações no processo.
Acima foram listadas algumas das dores que mais ouvimos, mas sabemos que existem outras dores (estas são apenas alguns exemplos) que podem afetar ainda mais o SGQ. Se observarmos quais são as reclamações, a maioria deles estão envolvidos com as rotinas.
Isso acontece porque, muitas vezes, pensamos um processo todo elaborado, perfeito, mas esquecemos que o dia a dia das organizações pode ser muito instável. Por isso, somos afetados por diversas situações que podem alterar também a forma como reagimos e então, impactando na execução dos processos.
Ações que podem ajudar no engajamento
Pensando nessas dificuldades, vamos falar de algumas ações que podem te ajudar no engajamento das pessoas com as práticas da gestão da qualidade. Ou seja, algumas ações que podem reforçar a importância da qualidade e motivar as pessoas!
Envolver as pessoas na tomada de decisões
Uma das coisas que podem afetar a continuidade do sistema de gestão é a falta de entendimento das pessoas. Elas não entenderem o porquê da existência do SGQ. Não compreenderem a importância dos processos e das atividades criadas para apoiar e manter o sistema de gestão.
Pensando nisso, uma atividade muito importante é, sempre que possível, envolver as pessoas nas decisões que serão tomadas. Como por exemplo, quando algum processo for criado ou atualizado, envolver todos os impactados por esse processo desde o início, desde o momento de sua construção.
Quando as pessoas são envolvidas desde a construção de algo, elas se sentem parte daquilo que foi construído. Assim, a tendência é mais engajamento. Além do que, elas também conseguem entender e enxergar a importância do que está sendo feito de forma sistêmica, algo fundamental para a qualidade.
Treinamento e conscientização
Acima, falamos sobre a importância de envolver todos os impactados no momento da construção, mas sabemos que também existem os casos em que não é possível envolver todos os impactados. Então, nessas situações, a organização pode empenhar uma força maior no treinamento dessas pessoas.
Esses treinamentos e conscientização podem acontecer por meio de workshops que envolvam práticas e não apenas palestras. Também podem ser inventados jogos sobre o tema que será abordado, para que instiguem a curiosidade e participação de todos.
O importante é avaliar o público alvo (seus colaboradores) para encontrar o melhor formato de treinamento, um que garanta que no final do treinamento, o objetivo seja alcançado: engajar as pessoas!
Criando rotinas
É comum que mesmo com o processo entendido, as atividades do SGQ não sejam cumpridas satisfatoriamente. Muitas vezes, porque a atividade “cai na rotina” e acaba sendo impactada pelas eventualidades do trabalho (“fica para depois”).
Para atuar no impacto que essas eventualidades podem causar, você pode criar momentos para serem trabalhados determinados assuntos. Um exemplo disso pode ser o dia/semana/mês de determinado assunto. Por exemplo:
● o dia do indicador;
● o dia da gestão de risco;
● o dia da tratativa de NCs;
● o dia da capacitação;
● etc.
Também é possível, por exemplo, a cada 2 meses realizar o mês dos riscos. Nesse mês, então, revisar e analisar os riscos da organização e tudo pertinente a riscos estão previstos para aquele bimestre.
A organização pode definir uma rotina que melhor se adequa ao seu ritmo e necessidades.
Ferramentas de apoio ao SGQ
Uma ferramenta interessante que pode ser utilizada para ajudar no engajamento com as atividades da gestão da qualidade são os softwares que apoiam as atividades de gestão. Eles centralizam as informações, enviam notificações aos envolvidos e também permitem o acompanhamento do resultado das atividades.
Com esse controle, a organização promove um engajamento das pessoas com as atividades que podem ser esquecidas. Afinal, uma das formas de atuação é a criação de uma rotina de notificações. Verdadeiros “avisos” sobre as atividades importantes, como análise de não conformidades, análise de indicadores, análise de riscos, etc. Isso ajuda que elas não sejam esquecidas.
Além desse exemplo de atividades que podem ser automatizadas por software, como as notificações com os prazos para a realização de determinadas atividades, também é possível centralizar todas as análises, gerando históricos confiáveis sobre o desempenho do sistema de gestão.
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