Por que a execução do ciclo PDCA é importante?

Assim que a empresa aponta quais são os riscos e as oportunidades é hora dela decidir o que fazer com todas as informações. E embora a identificação desses dados seja importante para a gestão de riscos, sabemos que sozinhos esses elementos não são o suficiente para definir o sucesso de um negócio.

Além apontar os riscos e as oportunidades é preciso também colocar as ações em prática. Primeiro, para garantir que os resultados serão mesmo alcançados. Segundo, para que a organização se mantenha dentro dos padrões de qualidade da ISO 9001. E terceiro, para que a empresa e os funcionários fiquem melhor preparados.

Uma forma de conseguir isso é criar ações para abordar riscos e oportunidades, tornando assim a correção dos erros e a melhoria contínua dos processos uma realidade.

Quer saber qual é a importância das ações após o apontamento? Veja, neste post, porque é necessário escolher o método certo para fazer essas observações e qual é a importância em executar o ciclo PDCA em cada risco e oportunidade. Confira!

Qual é a importância de utilizar o melhor método para o apontamento dos riscos e oportunidades?

O Requisito 6.1 da ISO 9001 sobre ações para abordar riscos e oportunidades considera que todas as empresas devem ter uma mentalidade de risco. Isto é, saber reconhecer a melhor forma de controlar as ameaças que podem vir a prejudicar o desempenho das operações.

Algumas pessoas acreditam que essa gestão de riscos implica na formulação de relatórios e análises, mas a verdade é que o gerenciamento exige mais do que só isso.

Para que uma empresa consiga realmente apontar quais são os riscos e oportunidades, ela precisa recorrer a um sistema eficiente, métodos específicos e profissionais qualificados para realizar essa identificação.

Há várias formas de lidar com os riscos em processos, e selecionar o método mais adequado vai depender do contexto do negócio. Porém, os profissionais de gestão já podem optar entre algumas modalidades.

O FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), por exemplo, é um método que trata da análise de modos de falhas e efeitos. É utilizado para prevenir os erros e analisar os riscos de um determinado processo. Têm como proposta identificar os problemas e seus efeitos, facilitando a formulação de ações preventivas para diminuí-los ou até mesmo eliminá-los.

A Matriz de Risco, por outro lado, é um método utilizado durante a análise do risco. Ou seja, permite que os profissionais de gestão reconheçam rapidamente quais são os riscos que precisam de mais atenção. Ajuda a tornar o entendimento e o engajamento das equipes dentro dos processos algo muito mais fácil.

Escolher e utilizar o método mais adequado para realizar o apontamento dos riscos e das oportunidades é uma forma da empresa assegurar os seus resultados. Também de aumentar os efeitos desejáveis, prevenir ou reduzir os efeitos indesejáveis e alcançar melhorias.

A importância do ciclo PDCA para os riscos e oportunidades

O ciclo PDCA é um método focado na melhoria contínua. Foi criado por Walter A. Shewhart, conhecido como o "pai do controle estatístico de qualidade", e representa todas as etapas necessárias para o controle de processos.

É caracterizado pelas siglas Plan, Do, Check e Action, sendo aplicado para identificar as atividades que estão com problemas, a fim de corrigi-los.

Plan, que significa “Plano”, é a etapa onde é realizada a identificação ou a reanálise dos riscos e oportunidades. Nessa fase os profissionais de gestão devem apontar quais são as dificuldades em cada processo, e quais são as melhorias pretendidas pela empresa.

Por meio dessas informações, a equipe deve ser capaz de formular um plano de ação capaz de garantir a realização correta de suas funções.

Do, com o significado de “Fazer”, é a etapa da elaboração e execução das ações para otimizar os processos. Essa fase permite que os envolvidos no projeto consigam colocar em prática todas as suas tarefas, direcionando melhor os recursos e os esforços para alcançar resultados mais satisfatórios.

Check, que significa “Checar”, é a fase onde é feita a análise da eficiência de uma ação. Ou seja, os profissionais realizam a verificação dos resultados para assegurar que um determinado processo está tendo mesmo o efeito pretendido. É uma etapa importante para saber se a empresa está realmente trilhando pelo caminho certo.

E por último Action, com o significado de “Agir”. Nessa última fase do ciclo PDCA é realizada a padronização e a conclusão dos processos. Isto é, as equipes fazem um levantamento de todos os problemas encontrados. A partir daí começam a buscar soluções para melhorar ainda mais as atividades.

A execução do ciclo PDCA para cada risco e oportunidade encontrado é importante para ajudar a empresa a identificar os erros e falhas com mais facilidade. Também, porque permite que os profissionais de gestão pensem em soluções mais assertivas para minimizar ou até mesmo impedir os problemas.

Fazer o apontamento dos riscos e oportunidades é importante? Sim! Mas a empresa também precisa estar focada em tirar as ações do papel para colocá-las em prática. Só assim ela será capaz de assegurar processos mais otimizados, sejam eles financeiros ou operacionais.

Ao identificar os problemas que precisam ser corrigidos e após a solução das falhas, a organização fica um passo mais perto de entregar produtos e serviços do qual se orgulha. Logo, aumenta a sua competitividade no mercado e, consequentemente, passa a fazer crescer a satisfação de seus funcionários e clientes.

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19 de Agosto de 2019

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