Buscar boas práticas de gestão da qualidade é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer organização do Brasil e do mundo! Através delas garantimos a melhoria contínua dos processos e a satisfação dos nossos clientes. Por isso, utilizar padrões e normas como a ISO 9001:2015 é tão importante para as empresas.

No entanto, algumas práticas incorretas (que aqui chamaremos de “más práticas”) podem comprometer todo o sistema de gestão da qualidade (SGQ) e levar a resultados extremamente insatisfatórios. Elas reduzem a produtividade, aumentam os custos, desanimam os colaboradores, tornam a empresa pouco competitiva e podem até mesmo levar as organizações à falência.

Por isso, no artigo de hoje, resolvemos falar um pouco deste assunto. Nós listamos algumas dessas más práticas e como evitá-las para manter a qualidade sempre no mais alto nível. Isso vai garantir bons processos para sua empresa e muito mais sustentabilidade para o seu negócio! Você está pronto para eliminar esses erros do seu SGQ? Então vamos lá!

 

1º Ignorando os feedbacks do cliente

Desconsiderar as opiniões e reclamações dos clientes é uma prática que pode levar à repetição de erros e à insatisfação do público-alvo. Isso acontece porque o cliente é a parte interessada que adquire nossos produtos e serviços e que traz renda para a empresa, podemos dizer que “é ele quem paga os boletos”. Assim, devemos sempre fazer com que nossos processos girem em torno dele.

Para evitar esse problema, crie canais eficientes para a coleta de feedbacks e comunique seu cliente sobre eles. Além disso, é claro, assegure-se de que as opiniões dos clientes sejam analisadas e incorporadas nas melhorias contínuas dos produtos e serviços. Afinal, apenas coletar os feedbacks não vai resolver nada, é preciso agir!

 

2º Ignorando a informação documentada

Sabemos que a falta de documentação dos processos internos pode resultar em inconsistências, retrabalho e até mesmo na perda de conhecimento (principalmente quando há muita rotatividade na equipe). Além disso, sem boas informações documentadas é mais difícil demonstrar evidências nas auditorias (e manter a certificação) e também muito mais complexo manter a conformidade!

Então, evite esse problema estabelecendo uma cultura de documentação robusta e verdadeira! Garanta que todos os processos e procedimentos sejam claramente descritos e facilmente acessíveis a todos que precisem deles. Também é importante garantir a segurança da informação e gerenciar as revisões, assegurando que apenas documentos atualizados sejam utilizados e recolhendo cópias controladas quando necessário.

 

 

3º Limitando os treinamentos dos colaboradores

 

Atente-se que a ausência de programas de treinamento contínuo pode deixar a equipe desatualizada e ineficiente, aumentando a margem para erros e não conformidades. Os treinamentos ajudam a manter os colaboradores engajados e a melhorar continuamente nossos processos, produtos e serviços.

Então, planeje e invista em capacitação e desenvolvimento constante. É possível realizar treinamentos internos, reduzindo custos e mantendo as capacitações em dia. Também é recomendado criar orçamentos anuais e se possível investir em treinamentos vindos de profissionais externos. Isso tudo ajuda a garantir que as pessoas estejam sempre preparadas para executar suas funções com conformidade e excelência!
 

4º Mantendo a comunicação ineficiente

 

Falhas na comunicação interna ou externa podem gerar muitos problemas para sua empresa. Desde mal-entendidos, passando pela perda de informações críticas para os processos e, consequentemente, até mesmo comprometendo a qualidade do trabalho e das entregas. A comunicação deficitária pode até mesmo gerar erros e não conformidades que serão entregues diretamente para o cliente.

Por isso, promova uma comunicação clara e eficaz dentro da sua organização. Garanta que existam canais abertos para o fluxo de informações, bem como reuniões regulares para alinhar as expectativas das equipes, pessoas e entregas, podem ser muito úteis. Focar na transparência e na boa relação entre as pessoas também vai ajudar a garantir melhores comunicações e trocas de ideias.

 

5º ignorando a medição de desempenho

Muitas empresas operam sem usar métricas ou indicadores de desempenho. Isso pode dificultar a identificação de problemas, o monitoramento do progresso e até mesmo a identificação de melhorias. Bem como, dificulta o entendimento dos colaboradores a respeito dos objetivos estratégicos e de suas funções e responsabilidades.

Para superar esse desafio, estabeleça indicadores claros para todos os processos e revise-os periodicamente, sempre assegurando que estejam alinhados com os objetivos organizacionais.

Para isso, você pode utilizar KPIs (Indicadores Chave de Desempenho), OKRs (Objetivos e Resultados-Chave) ou até mesmo o BSC (Balanced scorecard), analise seu contexto com cuidado e escolha a melhor ferramenta!

 

6º Focando exclusivamente no lucro desenfreado

 

O lucro é fundamental para qualquer empresa e precisamos dele para continuar operando e existindo, isso é lógico! Entretanto, colocar o lucro acima de todos os outros aspectos pode levar à redução da qualidade dos produtos ou serviços, resultando em perdas a longo prazo. Evitar investir em treinamentos, por exemplo, ou na tratativa de uma NC, pode até trazer lucro a curto prazo, mas vai gerar mais problemas e dificuldades ao longo do tempo.

Portanto, equilibre a busca por resultados financeiros com a manutenção da qualidade da empresa e das suas saídas (produtos e serviços). Lembre-se de que um produto ou serviço de alta qualidade tende a gerar maior fidelização e, consequentemente, maior rentabilidade a longo prazo. A qualidade é, e sempre será, um investimento (e não um custo!) que tende a trazer muito mais lucros posteriormente!
 

 

 

As BOAS práticas de gestão da qualidade são a chave para o sucesso!

Na verdade, a fórmula para conquistar o sucesso empresarial é muito simples. Ela consiste basicamente em 2 aspectos:
 

• o primeiro é eliminar as MÁS práticas e vícios do dia a dia;
• o segundo é impulsionar as BOAS práticas de gestão da qualidade!

Evitar as más práticas é essencial para a construção de uma cultura de qualidade sólida, robusta e duradoura. A conscientização sobre esses aspectos e a implementação de medidas preventivas são passos fundamentais para garantir que a gestão da qualidade seja eficiente e contribua para o sucesso contínuo da organização. Isso tudo ajuda a eliminar erros e garantir que os processos estejam sempre atendendo as necessidades e expectativas de nossos clientes e demais partes interessadas!

Por outro lado, trabalhar para otimizar as boas práticas não só nos ajuda a atuar de forma preventiva (eliminando as más práticas antes mesmo delas ocorrerem), como também é um grande impulsionador de melhorias. Seja em nossos processos, produtos ou serviços, a operação que preza pelas melhores práticas de gestão e por bons padrões (como as normas ISO por exemplo) será sempre a que entrega melhores saídas para todos! Agora, cabe a você pôr a mão na massa!