Informação Documentada: boas práticas e principais maneiras de evidenciar o controle de documentos

Todo Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) conta com um acervo de documentos. Isso porque, para que os processos sejam devidamente cumpridos e padronizados é fundamental que a organização opte pela informação documentada.

Assim, as informações relacionadas aos processos e atividades não se perdem e são disseminadas entre os colaboradores de forma mais eficiente.

Mas como controlar a informação documentada? Novamente, contamos com a norma ISO 9001, que é a norma que certifica o SGQ de uma empresa, a fim de tornar os processos claros e padronizados. No requisito 7.5.3, a norma menciona as boas práticas a serem aplicadas pela empresa em relação ao controle da informação documentada. Vejamos!
 

De acordo com o norma ISO 9001, requisito 7.5.3, a informação deve ser controlada para assegurar que:

“a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;

b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).”

Isso significa que para que o controle da informação documentada seja eficaz, é importante atentar-se a alguns fatores, garantindo a disponibilidade bem como a segurança das informações.

Para isso, é fundamental que o Sistema de Gestão da Qualidade execute quatro atividades descritas na ISO 9001, as quais vamos explicar uma a uma:

- distribuição, acesso, recuperação e uso;
- armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
- controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
- retenção e disposição.

Distribuição, acesso, recuperação e uso

Os documentos do SGQ devem ser de fácil acesso aos colaboradores. A acessibilidade garantirá que as informações sejam disseminadas de forma que os processos e atividades descritos sejam realizados conforme os padrões estabelecidos pela empresa.

Armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade

Também é importante destacar que a informação documentada deve ser devidamente armazenada, seja em meio físico (hoje pouco usual) ou em meio eletrônico. 

Para isso, é essencial que a empresa estabeleça a melhor forma de gestão dos documentos, garantindo além do armazenamento, a preservação e também a manutenção destes documentos.

Controle de alterações

A informação documentada faz parte de um sistema de gestão vivo e mutável, por isso é importante a empresa ter em mente que sempre que houver alteração de algum processo ou atividade, o documento deve ser revisado.

Para garantir que os colaboradores tenham acesso a última versão do documento, é necessário realizar o controle das alterações. Este controle pode ser registrado em uma lista mestra. Logo mais falaremos mais sobre ela.

Retenção e disposição

Por último, a ISO menciona a importância da retenção e da disposição da informação documentada. Isso significa que o SGQ deve estabelecer o tempo de vida dos documentos.

Uma vez que entendemos o que a norma estabelece para o controle da informação documentada, agora é a hora de vermos na prática como estruturar a melhor forma de controlar os documentos da organização.
 

Sabemos que uma empresa possui inúmeros processos e atividades e que a melhor maneira de reter o conhecimento é através da informação documentada. 

Alguns critérios podem ser aplicados na estruturação da gestão dos documentos, visando facilitar tanto o controle como a disponibilização da informação documentada aos colaboradores. Vamos a eles:

a. Lista mestra: consiste em um documento onde são registrados todos os documentos que pertencem ao SGQ da empresa. Não existe um único modelo de lista mestra, mas ela deve conter o máximo de informações relacionadas aos documentos, facilitando assim o histórico. Por exemplo, campos como o nome e a codificação do documento, data de publicação, tempo de validade, entre outros;

b. Identificação: a identificação é essencial para o controle da informação documentada. Isso porque cada documento deve ter um único código para que não ocorram duplicidades ou divergências nas informações;

c. Modelo: o SGQ deve estabelecer modelos de documentos padronizados de acordo com a necessidade da empresa e que devem ser disponibilizados a todos os colaboradores;

d. Classificação: os documentos devem ser classificados conforme a estrutura de documentos definida pela empresa. Cada tipo de documento descreve o processo de acordo com seu objetivo. Alguns exemplos comuns são: manuais, procedimentos operacionais, instruções de trabalho e formulários, por exemplo.

e. Responsáveis: também é necessário definir quais serão os responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação dos documentos. Isso pode variar de empresa para empresa e até de setor para setor;

f. Prazos: estabelecer os prazos para cada etapa do fluxo do documento. Isso irá garantir que todo documento que entrar no fluxo será devidamente publicado, uma vez que os prazos foram cumpridos.

Benefícios do controle da informação documentada

Um dos principais benefícios em estruturar e implementar um bom controle da informação documentada é a garantia de encontrar todas as evidências em um único lugar.

Em uma auditoria, por exemplo, muitas vezes os auditores solicitam documentos que comprovem a conformidade de determinado processo. Com um SGQ devidamente organizado, isso se torna algo simples de ser atendido.

Além disso, a informação documentada, quando de fácil acesso, auxilia em treinamentos de novos colaboradores, consultas internas, entre outros.

Como fazer o controle da informação documentada de uma forma ainda melhor

Vimos que atendendo aos requisitos da norma ISO 9001, é totalmente viável realizar o controle dos documentos, mesmo de forma manual.

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