Boas práticas para estruturar um plano de ação e superar os desafios de execução!

O plano de ação é certamente uma das práticas mais importantes do mercado empresarial. Neste texto e nos parágrafos que se seguirão, iremos falar sobre como essa ferramenta é a 1ª palavra que vem à cabeça quando pensamos em vários problemas do contexto organizacional.

Depois de ler este texto, esperamos que você saiba como tornar planos de ação mais claros e consiga engajar melhor o pessoal. Sempre com o intuito de cumprir melhor os prazos estabelecidos e, mais importante, alcançar os resultados esperados!

Além disso, apresentaremos algumas boas práticas que podem ajudar a melhorar seus planos de ação. Conhecendo-as, você terá a oportunidade de refletir sobre como essa ferramenta tem sido utilizada na sua empresa e como isso tem impactado seus resultados.

Vivemos em um contexto altamente volátil, em que constantes mudanças são necessárias. Sabemos o quanto pode ser difícil mudar algo. Existem a resistência das pessoas, a escassez de recursos e a árdua tarefa de conciliar o novo ao que já é executado.

Este contexto, que mescla a necessidade constante de mudanças e a necessidade de implementar novas ações e criar novos meios de se adaptar, torna o plano de ação vital para organizar atividades e projetos. 

Resumindo, o plano de ação é a maneira mais fácil de pensar sobre algo que precisa ser feito. E isso ocorre porque ele visa organizar de maneira clara e cronológica uma sequência de ações. Ações essas que, se executadas corretamente, levarão ao alcance do objetivo esperado pela organização.

A maioria dos planos de ação tem como objetivo implementar novos aspectos em uma empresa. Entretanto, há várias possibilidades para o uso dessa ferramenta. Focando mais especificamente na área da Qualidade, podemos apontar quais são os principais usos dessa ferramenta. Vejamos:

- Muitas vezes, os planos de ação são utilizados na tratativa de não conformidades. Os Planos de ações corretivas visam corrigir a causa raiz de um problema ou lidar com os impactos de um problema que já ocorreu;

- O plano de ação também pode ser utilizado para implementar uma melhoria identificada em um processo. Muitas vezes, para fazer isso, é preciso executar uma série de atividades e o apoio de uma ferramenta para organizar isso tudo é fundamental;

-Sempre que um risco é identificado, é necessário ou eliminar sua probabilidade de ocorrência ou reduzir os possíveis impactos em caso de incidência. Nesse caso, é possível executar planos de ações preventivas, com o objetivo de tratar o risco e evitar prejuízos de qualquer natureza.

Existem diversos outros tipos de planos de ação, tais quais: planos estratégicos, financeiros, de vendas, T.I e até mesmo de sustentabilidade. Tudo depende de quais são os objetivos da empresa e quais os resultados que se espera alcançar com a execução do plano. O importante é entender que essa ferramenta é muito versátil e pode ser usada para, praticamente, qualquer cenário.

Sempre que é preciso ordenar e executar uma série de ações, surgirão dificuldades e desafios. Mesmo que o plano de ações ajude a superar isso, elas continuarão a existir.

Como exemplos de dificuldades enfrentadas nesse contexto, podemos citar 3 fatores principais: 1) engajamento das pessoas; 2) dificuldades de controle, e;  3) manutenção dos prazos de execução. Vejamos:

Realizar as tarefas do dia a dia mais o que os planos de ação propõe pode ser desafiador. Além disso, muitas vezes um plano de ação pode exigir aprendizado, priorização e esforço. Por esse motivo, muitas pessoas podem deixar de focar nas ações do plano.

Envolver diversas ações, e talvez muitos profissionais e setores, já é muito complexo. Controlar a execução de tudo isso é ainda mais! Muitas ações podem estar encadeadas e dependerem umas das outras, o que pode dificultar ainda mais. Assim, controlar tudo é um grande desafio. Aqui, vale ressaltar que o uso de um software pode facilitar muito as coisas, entre em contato conosco para descobrir como o Doo! pode melhorar seu plano de ação!

Variáveis como o engajamento das pessoas e a dificuldade de controlar tudo que está ocorrendo torna a manutenção dos prazos muito difícil. Afinal, como as pessoas vão saber o que tem que executar e quando isso precisa ser feito? Além disso, como você poderá cobrar as pessoas se elas não estão engajadas e se não sabemos o que já foi ou não executado?

Essas são apenas algumas das dificuldades, ainda podemos elencar a falta de recursos e até mesmo erros no próprio planejamento do plano de ação. Entretanto, esses três fatores são a tríade que leva muitos planos de ação à falha. Corrigindo essa tríade, muitos dos problemas podem ser evitados e as chances de o plano de ação obter os resultados desejados são muito maiores!

Utilizar-se de uma série de boas práticas consolidadas pelo mercado pode ajudar a potencializar seus planos de ação e melhorar os resultados. A seguir, temos algumas sugestões que podem ser muito valiosas:

Defina claramente os resultados esperados

Muitas vezes, as pessoas começam a executar ações sem nem mesmo saber o porquê. Quando isso acontece, é muito provável que elas não se engajem e priorizem outras atividades.

Assim, antes mesmo de comunicar o que precisa ser feito, esclareça quais os objetivos do plano de ação, quais os resultados esperados e, preferencialmente, defina indicadores SMART para avaliar os resultados.

Isso não só facilitará a mensuração dos resultados dos planos de ação como também ajudará a encontrar a melhor forma de comunicar os envolvidos.

Comunique corretamente as pessoas envolvidas

Não é incomum que, no planejamento, esqueçamos de alguma coisa. E o pior que pode acontecer é esquecer de comunicar as pessoas. Então, vale lembrar também da importância de definir, e comunicar, os responsáveis.

Certifique-se de que todos foram avisados e que todos compreendem o que precisam fazer. Crie formas de tirar dúvidas e solucionar qualquer mal entendido. 

Disponibilizar os recursos necessários

Qualquer plano de ação precisa de recursos para ser executado. Esses recursos vão desde o tempo da equipe até cursos ou novos equipamentos e materiais.

Dessa forma, é ideal que você mapeie o que será necessário para a boa execução do plano de ação. Bem como, deixar claro como, onde e para quem solicitar novos recursos caso necessário; 

A falta de recursos pode comprometer o plano de ação e gerar ainda mais desengajamento nas pessoas. Então, vale a pena investir tempo planejando corretamente este aspecto.

Monitore e auxilie as pessoas

Por fim, mas não menos importante, vale ressaltar a importância do monitoramento. Muitas vezes, as pessoas não executam o plano por falta de tempo ou priorização, e ter alguém ajudando a lembrá-las é essencial.

Para isso, também é interessante definir uma liderança forte, alguém que seja responsável pelo andamento geral do plano e que tenha uma visão geral de tudo que está ocorrendo. Essa pessoa será responsável por monitorar, ajudar os envolvidos e assegurar a execução.

Ter uma liderança monitorando o plano também pode ajudar a tomar decisões rápidas, mudar o que for preciso e analisar problemas que possam surgir. E, novamente, ter um software que integra todas as informações do plano pode ser muito vantajoso!

O plano de ação é uma ferramenta vital para organizar e executar ações no contexto empresarial. Ao seguir as boas práticas que listamos, é possível aumentar as chances de sucesso na execução do plano de ação, alcançando os resultados desejados e impulsionando o sucesso da organização.

O resultado esperado é o destino que sua empresa procura e os planos de ação podem ser uma espécie de mapa, uma trilha do que fazer e por onde seguir para chegar ao destino almejado.

Juntando tudo que conversamos aqui, é fácil perceber que o plano de ação é uma ferramenta poderosa que pode suportar o sucesso e superar desafios em qualquer contexto. Sendo você um empreendedor, líder de equipe ou profissional individual, utilizar um plano de ação bem informado é essencial para alcançar seus objetivos e alcançar os resultados esperados. Agora, é só aplicá-lo!

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