O que analisar ao avaliar a eficácia do plano de ação?

Você já parou para pensar sobre os planos de ação da sua empresa quando eles não são avaliados quanto à sua eficácia? Muitas vezes, registramos planos de ação e executamos as atividades definidas, mas esquecemos de mensurar o resultado proveniente das ações.

Isso pode levar a perdas nos processos, perdas estas que podem ir desde produtividade até valores financeiros mesmo. Além disso, uma vez que não acompanhamos a eficácia das ações implementadas, corremos o risco de termos problemas recorrentes.
 

Por isso, no artigo de hoje, vamos mostrar os principais pontos para avaliar a eficácia dos planos de ação na sua organização. Mas para entendermos e nos aprofundarmos na avaliação de eficácia, é importante relembrarmos o conceito de plano de ação e qual é a sua finalidade.
 

Um plano de ação é uma forma organizada e estruturada de reunir metas e objetivos. Bem como, suas atividades devem ser realizadas pelos seus respectivos responsáveis dentro dos prazos definidos a fim de atingirem os resultados esperados.
 

O que é um plano de ação eficaz?

Agora que já reforçamos o conceito de plano de ação, precisamos entender o que é um plano de ação eficaz. Afinal, avaliar a eficácia de um plano de ação nada mais é do que entender se ele foi ou não eficaz.
 

Um plano de ação é considerado eficaz quando suas ações de melhoria atingem o objetivo do plano. Ou seja, ao detectar uma determinada falha ou oportunidade de melhoria, é importante identificar qual é o seu objetivo. Somente depois disso podemos estabelecer as ações necessárias.
 

Uma vez que as ações definidas foram realizadas e a falha não voltou a ocorrer, por exemplo, consideramos que o plano de ação foi eficaz. Ou seja, consideramos que o plano atingiu o objetivo esperado. E isso será evidenciado através da avaliação de eficácia deste plano em específico.
 

Além disso, para estruturar uma avaliação de eficácia assertiva, precisamos estabelecer alguns critérios. A seguir vamos falar um pouco sobre isso!
 

Critérios para avaliação da eficácia de um plano de ação

A avaliação de eficácia sempre será a última etapa do plano de ação. Somente nela podemos, de fato, verificar se ele cumpriu o seu objetivo.
 

Um dos critérios a serem estabelecidos é o prazo para realizar a avaliação de eficácia.
 

Este prazo pode variar de acordo com o tipo de plano de ação ou ainda ser um prazo padronizado pela organização. Isso ocorre porque, muitas vezes, a avaliação pode se tornar um processo investigativo onde todas as evidências relacionadas ao plano de ação serão analisadas e, somente então, será concluído quanto à sua eficácia.
 

Também é  importante destacar que em alguns casos é preciso considerar o tempo adequado de maturidade. Isso para que se possa avaliar a aderência das ações propostas, bem como a sua efetividade. Assim, em alguns casos, a análise de eficácia precisará ocorrer depois de algum tempo da conclusão do plano. Esse tempo (entre a finalização do plano e a análise da eficácia) precisa ser definido pela organização.
 

Além do prazo, outro critério importante é definir a forma de avaliação, ou seja, como será feito o levantamento das informações quanto a eficácia.
 

Algumas empresas adotam formulários padronizados com campos estruturados, a fim de facilitar a consolidação dos dados. Enquanto outras escolhem deixar todos os aspectos da avaliação (e coleta de dados) por conta de seus responsáveis.
 

Não há certo ou errado aqui. Entretanto, a empresa precisa treinar as pessoas que irão realizar a análise e o melhor caminho pode ser indicar ferramentas específicas de avaliação.
 

Por último, é preciso definir quem será o responsável pela avaliação de eficácia. Vamos nos aprofundar um pouco neste tópico.
 

Quem é responsável pela avaliação de eficácia?

Existem algumas maneiras para definirmos quem será o responsável pela avaliação de eficácia. Antes de tudo, é importante alinhar na sua empresa qual modelo se aplica melhor, de acordo com a cultura da organização.
 

Uma forma de definir o responsável pela avaliação de eficácia é atrelar este papel a um setor específico, tornando-o responsável por acompanhar os planos de ação. Geralmente é o setor de Qualidade quem faz isso, e nesse caso a avaliação seria realizada em conjunto com quem identificou a falha ou oportunidade de melhoria e executou o plano de ação.
 

Uma outra possibilidade é atribuir a avaliação de eficácia somente ao setor de Qualidade, por exemplo, tornando-o o único responsável pela avaliação de eficácia. Algumas empresas preferem adotar esta prática, mas não é recomendado que se faça isso. O setor da Qualidade é importante, mas as pessoas envolvidas no plano tem muito mais informações e experiência para realizar a análise.
 

Em conjunto, a Qualidade e os executores do plano podem fazer uma análise muito mais rica e aprofundada. Se somente a Qualidade ficar responsável por essa atividade, a análise do plano pode se tornar muito parcial. Além de que a busca de informações por parte do setor pode ser muito extensa e dispendiosa.
 

Quais são as atribuições do responsável pela avaliação de eficácia?

Uma vez que o responsável pela avaliação de eficácia foi definido, alguns fatores são de sua responsabilidade. São eles:
 

●     Reunir as informações necessárias para verificar se os resultados propostos foram alcançados;

●     Avaliar e registrar se os resultados propostos foram alcançados.
 

Através do levantamento, avaliação e registro das informações, o responsável pela avaliação de eficácia consegue evidenciar o resultado do plano com muito mais clareza e objetividade.
 

Para isso é fundamental o uso de uma ferramenta de gestão onde todo o processo de avaliação possa ser acompanhado e consultado com facilidade. Algum lugar onde todas as informações relevantes fiquem centralizadas.
 

Pensando nisso, nós aqui da Doo desenvolvemos uma solução para otimizar a gestão das suas avaliações de eficácia. Para saber um pouco mais você pode clicar aqui :)
 

Evidências da avaliação de eficácia

O registro das evidências da eficácia de um plano de ação deve ser realizado com o máximo de informações e detalhes quanto a sua comprovação. Para isso, podemos focar em algumas formas de evidência, como:

●     fotos;

●     relatórios;

●     registros de monitoramento;

●     outros planos de ação já concluídos;

●     indicadores;

●     listas de presença de treinamentos.
 

Esta lista é apenas um exemplo de tipos de evidências, podendo haver várias outras. Além disso, vale reforçar que elas precisam estar centralizadas em um sistema de gestão sistêmico, algo em que as evidências possam ser agrupadas de acordo com o plano de ação, facilitando assim a localização das informações.
 

Um passo além da avaliação de eficácia de um plano de ação

Para finalizar, gostaríamos de frisar que além de registrar a avaliação de eficácia, é preciso divulgar os resultados na organização. A divulgação é importante para que ocorra um alinhamento das ações implementadas, servindo ainda de boas práticas para outros processos e setores.
 

Quando divulgamos os resultados alcançados, além de evitarmos a reincidência da falha ou oportunidade de melhoria, estimulamos a organização como um todo a avaliar seus planos.
 

Uma avaliação de eficácia bem estruturada e documentada gera resultados positivos para a organização. E a divulgação disso pode fazer com que o plano de ação vá além dele mesmo, promovendo melhorias em toda a empresa.

 

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