Como estruturar os documentos do Sistema de Gestão Qualidade (SGQ)

Para auxiliar, a imagem acima representa a hierarquia a qual mencionamos antes. Agora, vamos explicar os tipos de documentos mencionados na imagem.
 

• Manual da Qualidade: o Manual da Qualidade é o documento que descreve todo o funcionamento do SGQ da empresa, podendo ser baseado nos requisitos da norma ISO 9001 e devidamente adequado à realidade da organização;
• Políticas: as políticas são documentos que descrevem as diretrizes da organização, ou seja, são documentos que devem ser seguidos por todos, da alta gestão ao operacional;
• Procedimentos: os procedimentos são documentos onde os processos são descritos de acordo com a forma que são realizados. Geralmente, são mais abrangentes, trazendo os pontos principais de processos e/ou atividades;
• Instruções de Trabalho: já as instruções de trabalho, servem para descrever o passo a passo de uma determinada atividade, podendo conter imagens, prints de tela de sistemas, listas etc.
• Registros: são considerados registros, todo e qualquer documento que recebe alguma informação, como por exemplo; formulários, check lists, cadastros etc.

Cabe ressaltar que cada organização irá definir quais documentos deve implementar. A informação documentada é fundamental para o Sistema de Gestão da Qualidade, pois facilita a execução de processos e atividades, padroniza diretrizes, auxilia novos colaboradores entre outras vantagens.
 

Principais benefícios da padronização dos documentos do Sistema de Gestão Qualidade (SGQ)

Sabemos que um Sistema de Gestão da Qualidade bem implementado é um grande diferencial para as empresas. Mas para que o SGQ esteja completo, estruturar uma boa documentação é parte fundamental do processo. Mesmo porque, a estruturação pode trazer alguns benefícios para a organização como:

1. Aumento da produtividade

Processos bem descritos e devidamente documentados facilitam a execução das atividades do dia a dia da empresa. Com isso, há uma diminuição no tempo de execução e consequente aumento da produtividade. Esse aumento reflete também na parte financeira da organização, pois é possível fazer mais em menos tempo, gerando economia de recursos humanos para as empresas.

2. Aumento da conformidade e qualidade das entregas

Uma vez que a empresa possui processos e atividades documentados e padronizados, o risco de não conformidades diminui e muito. Além disso, as entregas tornam-se cada vez melhores, pois todo o passo a passo para a realização dos processos está devidamente registrado, evitando falhas na execução.

3. Redução de erros e falhas

O objetivo principal de toda empresa é atender os clientes com excelência, seja na prestação de serviços ou na oferta de produtos. Padronizar a documentação auxiliará a organização em todo processo pois, com regras bem definidas e documentadas, a possibilidade de erros na execução das atividades reduzirá significativamente.

4. Base de conhecimento e de melhores práticas

Toda documentação registrada no SGQ deve ser disponibilizada para toda a organização, isso favorece o entendimento dos processos por todos, além de fomentar as boas práticas descritas.
 

Pontos de atenção na estruturação dos documentos do SGQ

 

Vimos como é importante padronizar e estruturar os documentos do SGQ. Pois essa prática, além de atender a norma ISO 9001, facilita o dia a dia da empresa.

Entretanto, cabe salientar alguns pontos que devem ser considerados de forma especial, para que não ocorram perdas. Vamos lá?
 

• Os documentos do SGQ devem ser gerenciados pela empresa a fim de garantir sua padronização;
• Os documentos podem possuir templates que auxiliem na sua elaboração;
• Todos os documentos devem conter uma codificação que auxiliará na busca por determinado tema, isso é essencial;
• Todos os documentos devem ser controlados por uma lista mestra, isso garantirá que somente a versão mais atualizada estará disponível (com o DOO, esse controle é automatizado);
• Os documentos precisam  ser facilmente localizáveis;
• Os documentos devem ser atualizados periodicamente ou sempre que houver alguma alteração no processo e/ou atividade. Lembre-se: a informação documentada só é relevante quando descreve exatamente o que é realizado na prática.
   

Conhecimento Organizacional

De acordo com a norma ISO 9001, conhecimento organizacional é “conhecimento específico para a organização; ele é obtido por experiência. Ele é informação que é usada e compartilhada para alcançar os objetivos da organização”.

Desta forma, podemos entender que para que o conhecimento organizacional seja adquirido, podemos contar com fontes internas, como por exemplo, experiências e lições aprendidas sejam elas boas ou ruins, melhorias de processos, entre outras. E de fontes externas, como normas, eventos, benchmark, feedback dos clientes etc.

O conhecimento organizacional é que dará toda a base para a informação documentada da organização, e vice-versa.

Os documentos surgem da necessidade de registrar um processo ou atividade que será repetido inúmeras vezes pelos colaboradores. Uma vez que tudo isso está descrito, a empresa garante a padronização das entregas, trazendo melhores resultados. Isso tudo é um grande processo de aprendizagem e de formalização do que foi aprendido. E para isso a documentação é essencial!
 

Como a mágica acontece

Agora que já conhecemos os principais benefícios de estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa, é importante destacar que todos esses pontos foram elencados aqui pelo Doo pensando na melhor forma de otimizar o processo de estruturação dos documentos do SGQ. 

Como vimos, é totalmente possível estruturar a documentação do SGQ de forma manual, mas, nós idealizamos uma ferramenta de gestão com o objetivo de atender com praticidade e precisão. Além de otimizar todo o processo! Por isso, convidamos você para acessar nossa plataforma clicando aqui.

Seguindo esses passos e contando com a ajuda de uma ferramenta de gestão, temos certeza que os documentos da sua empresa passarão para outro nível! E, ainda mais importante, sua empresa também!