Como estruturar os documentos do Sistema de Gestão Qualidade (SGQ)

Neste artigo, iremos abordar um dos assuntos mais legais do Sistema de Gestão Qualidade: estruturação dos documentos do SGQ. Consideramos um dos mais legais porque não existe SGQ bem estruturado sem documentação organizada.


Além disso, a norma ISO 9001, que certifica o SGQ, menciona em seu requisito 7.5 como a informação documentada é fundamental para o Sistema de Gestão da Qualidade.


Para que a documentação do SGQ seja bem estruturada, é importante estabelecer quais tipos de documentos serão aplicados na organização. Não existe uma regra, o ideal é entender junto à equipe de qualidade quais documentos fazem mais sentido de acordo com o tipo de negócio da empresa.
 

Tipos de documentos do Sistema de Gestão Qualidade (SGQ)

A imagem abaixo, mostra a hierarquia dos documentos do SGQ. Conforme já mencionamos, não há uma única forma de estruturar os documentos, porém, seguir a hierarquia é importante. Isso pois essa é a forma como identificamos a relevância de cada documento para a empresa.


Para auxiliar, a imagem acima representa a hierarquia a qual mencionamos antes. Agora, vamos explicar os tipos de documentos mencionados na imagem.
 

  • Manual da Qualidade: o Manual da Qualidade é o documento que descreve todo o funcionamento do SGQ da empresa, podendo ser baseado nos requisitos da norma ISO 9001 e devidamente adequado à realidade da organização;
  • Políticas: as políticas são documentos que descrevem as diretrizes da organização, ou seja, são documentos que devem ser seguidos por todos, da alta gestão ao operacional;
  • Procedimentos: os procedimentos são documentos onde os processos são descritos de acordo com a forma que são realizados. Geralmente, são mais abrangentes, trazendo os pontos principais de processos e/ou atividades;
  • Instruções de Trabalho: já as instruções de trabalho, servem para descrever o passo a passo de uma determinada atividade, podendo conter imagens, prints de tela de sistemas, listas etc.
  • Registros: são considerados registros, todo e qualquer documento que recebe alguma informação, como por exemplo; formulários, check lists, cadastros etc.

Cabe ressaltar que cada organização irá definir quais documentos deve implementar. A informação documentada é fundamental para o Sistema de Gestão da Qualidade, pois facilita a execução de processos e atividades, padroniza diretrizes, auxilia novos colaboradores entre outras vantagens.
 

Principais benefícios da padronização dos documentos do Sistema de Gestão Qualidade (SGQ)

Sabemos que um Sistema de Gestão da Qualidade bem implementado é um grande diferencial para as empresas. Mas para que o SGQ esteja completo, estruturar uma boa documentação é parte fundamental do processo. Mesmo porque, a estruturação pode trazer alguns benefícios para a organização como:

1. Aumento da produtividade

Processos bem descritos e devidamente documentados facilitam a execução das atividades do dia a dia da empresa. Com isso, há uma diminuição no tempo de execução e consequente aumento da produtividade. Esse aumento reflete também na parte financeira da organização, pois é possível fazer mais em menos tempo, gerando economia de recursos humanos para as empresas.

2. Aumento da conformidade e qualidade das entregas

Uma vez que a empresa possui processos e atividades documentados e padronizados, o risco de não conformidades diminui e muito. Além disso, as entregas tornam-se cada vez melhores, pois todo o passo a passo para a realização dos processos está devidamente registrado, evitando falhas na execução.

3. Redução de erros e falhas

O objetivo principal de toda empresa é atender os clientes com excelência, seja na prestação de serviços ou na oferta de produtos. Padronizar a documentação auxiliará a organização em todo processo pois, com regras bem definidas e documentadas, a possibilidade de erros na execução das atividades reduzirá significativamente.

4. Base de conhecimento e de melhores práticas

Toda documentação registrada no SGQ deve ser disponibilizada para toda a organização, isso favorece o entendimento dos processos por todos, além de fomentar as boas práticas descritas.
 

Pontos de atenção na estruturação dos documentos do SGQ


 

Vimos como é importante padronizar e estruturar os documentos do SGQ. Pois essa prática, além de atender a norma ISO 9001, facilita o dia a dia da empresa.


Entretanto, cabe salientar alguns pontos que devem ser considerados de forma especial, para que não ocorram perdas. Vamos lá?
 

  • Os documentos do SGQ devem ser gerenciados pela empresa a fim de garantir sua padronização;
  • Os documentos podem possuir templates que auxiliem na sua elaboração;
  • Todos os documentos devem conter uma codificação que auxiliará na busca por determinado tema, isso é essencial;
  • Todos os documentos devem ser controlados por uma lista mestra, isso garantirá que somente a versão mais atualizada estará disponível (com o DOO, esse controle é automatizado);
  • Os documentos precisam  ser facilmente localizáveis;
  • Os documentos devem ser atualizados periodicamente ou sempre que houver alguma alteração no processo e/ou atividade. Lembre-se: a informação documentada só é relevante quando descreve exatamente o que é realizado na prática.
     

Conhecimento Organizacional

De acordo com a norma ISO 9001, conhecimento organizacional é “conhecimento específico para a organização; ele é obtido por experiência. Ele é informação que é usada e compartilhada para alcançar os objetivos da organização”.


Desta forma, podemos entender que para que o conhecimento organizacional seja adquirido, podemos contar com fontes internas, como por exemplo, experiências e lições aprendidas sejam elas boas ou ruins, melhorias de processos, entre outras. E de fontes externas, como normas, eventos, benchmark, feedback dos clientes etc.


O conhecimento organizacional é que dará toda a base para a informação documentada da organização, e vice-versa.


Os documentos surgem da necessidade de registrar um processo ou atividade que será repetido inúmeras vezes pelos colaboradores. Uma vez que tudo isso está descrito, a empresa garante a padronização das entregas, trazendo melhores resultados. Isso tudo é um grande processo de aprendizagem e de formalização do que foi aprendido. E para isso a documentação é essencial!
 

Como a mágica acontece



Agora que já conhecemos os principais benefícios de estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa, é importante destacar que todos esses pontos foram elencados aqui pelo Doo pensando na melhor forma de otimizar o processo de estruturação dos documentos do SGQ. 


Como vimos, é totalmente possível estruturar a documentação do SGQ de forma manual, mas, nós idealizamos uma ferramenta de gestão com o objetivo de atender com praticidade e precisão. Além de otimizar todo o processo! Por isso, convidamos você para acessar nossa plataforma clicando aqui.


Seguindo esses passos e contando com a ajuda de uma ferramenta de gestão, temos certeza que os documentos da sua empresa passarão para outro nível! E, ainda mais importante, sua empresa também!

 


10 de Janeiro de 2023

Tags:

Documentos Padronização Estruturação SGQ