5 Porquês: o que é e como utilizá-la de maneira eficaz na sua empresa

Neste artigo, vamos falar sobre uma ferramenta da Qualidade muito conhecida e amplamente utilizada pelas empresas: o 5 Porquês. Essa ferramenta foi desenvolvida por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries Corporation como uma forma de solucionar problemas durante o processo de produção na Toyota. 

Basicamente, a ferramenta consiste em, ao detectar um problema, realizar perguntas relacionadas ao problema detectado iniciando sempre com "Por que?". Pode-se  fazer isso por cerca de cinco vezes ou até que seja possível identificar a causa raiz. Assim, é possível encontrar uma solução eficaz para resolvê-lo.

O método foi introduzido pela primeira vez na Toyota na década de 1930, como parte do Sistema de Produção Toyota. Que é uma filosofia de produção conhecida como Lean Manufacturing. 

Traduzindo para o português, Lean Manufacturing significa "Manufatura Enxuta" ou "Produção Enxuta". Onde a palavra "enxuta" consiste produzir com eficiência, evitando desperdícios e utilizando o mínimo de recursos necessários para atender à demanda do cliente.

Desde então, esta ferramenta tem sido amplamente utilizada por empresas em todo o mundo com o objetivo de auxiliar na solução de problemas identificando as causas raízes. Apesar de ser uma ferramenta simples, sua eficácia é alta e por isso seu uso é tão difundido e recomendado.

Como utilizar os 5 Porquês?

 

Para utilizar a ferramenta dos 5 Porquês, listamos alguns passos. Vejamos:

- Identificar a ocorrência: o primeiro passo é identificar o problema (falha ou não conformidade) e descrever de forma resumida, porém clara e objetiva, como por exemplo: "A peça produzida não atendeu às especificações do cliente".

- Fazer a primeira pergunta: Por que a não conformidade ocorreu. Por exemplo: "Por que a peça não atendeu às especificações do cliente?"

- Responder a primeira pergunta com outra pergunta, caso a causa raiz não tenha sido detectada.

- Continuar o processo até chegar à causa raiz: repita o processo até identificar a causa raiz do problema;

- Desenvolver ações corretivas: após identificar a causa raiz, é necessário tomar medidas corretivas para evitar que a não conformidade ocorra novamente. Para isso é fundamental a estruturação de planos de ação. 

É importante ressaltar que as perguntas devem ser realizadas de forma cautelosa e com base em fatos. É preciso analisar as respostas até encontrar a causa raiz do problema. 

A ferramenta dos 5 Porquês pode ser utilizada sozinha ou juntamente com outras ferramentas da Qualidade, como por exemplo o Diagrama de Ishikawa.

Exemplos práticos do uso da ferramenta dos 5 Porquês

Como os 5 Porquês podem ser aplicados em diferentes situações. Vejamos alguns exemplos:

Exemplo 1: Problema de qualidade em uma linha de produção

Problema: A empresa está produzindo peças com defeitos.

Pergunta 1: Por que as peças estão apresentando defeito? 

R: Porque o corte da máquina não está preciso.

Pergunta 2: Por que o corte da máquina não está preciso?

R: Porque a lâmina de corte está desgastada.

Pergunta 3: Por que a lâmina de corte está desgastada? 

R: Porque não estamos realizando a manutenção preventiva adequada.

Pergunta 4: Por que não estamos fazendo a manutenção preventiva adequada? 

R: Porque não temos um programa de manutenção preventiva implementado.

Pergunta 5: Por que não temos um programa de manutenção preventiva implementado? 

R: Porque não percebemos a importância da manutenção preventiva para garantir a qualidade das peças.

Causa raíz: Ausência de um programa de manutenção preventiva para os equipamentos.

Plano de ação: Estabelecer um programa de manutenção preventiva para a máquina de corte bem como treinar os colaboradores quanto a importância do cumprimento do programa de manutenção preventiva.

Exemplo 2: Acidente em um canteiro de obras

Problema: um colaborador sofreu um acidente e quebrou a perna.

Pergunta 1: Por que ocorreu o acidente?

R: Porque o trabalhador caiu de uma altura perigosa.

Pergunta 2: Por que o trabalhador caiu de uma altura perigosa?

R: Porque ele não estava usando equipamentos de segurança adequados.

Pergunta 3: Por que o trabalhador não estava usando equipamentos de segurança adequados?

R: Porque ele não tinha recebido treinamento suficiente sobre o uso correto dos equipamentos de segurança.

Pergunta 4: Por que o trabalhador não recebeu treinamento suficiente sobre o uso correto dos equipamentos de segurança?

R: Porque a empresa não tem um programa de treinamento de segurança adequado para os trabalhadores.

Pergunta 5: Por que a empresa não tem um programa de treinamento de segurança adequado para os trabalhadores?

R: Porque a empresa não tem um departamento de segurança e saúde ocupacional dedicado. E não dá a devida importância em programas de treinamento em segurança.

Causa raiz: Ausência de um departamento específico para atender as questões de segurança e saúde ocupacional dos trabalhadores.

Plano de ação: Estruturar um departamento responsável pela segurança e saúde ocupacional dos trabalhadores e investir em treinamentos para utilização de equipamentos de segurança, além de fiscalizar o uso correto dos EPIs.

A importância da repetição

Nesses exemplos, podemos entender melhor como o método dos 5 Porquês pode ajudar a identificar a causa raiz de um problema e a desenvolver planos de ação para corrigi-lo. 

Veja que ao repetir "Por que?" algumas vezes, é possível chegar à causa raiz do problema e assim poder estruturar e implementar medidas mais eficazes.

O que precisamos fazer após identificar a causa raiz

Após utilizar a ferramenta dos 5 Porquês e identificar a causa raiz do problema, a empresa precisará tomar algumas ações para resolvê-lo. E assim evitar que volte a ocorrer.

Para isso, destacamos algumas etapas. Vejamos:

- Mapear as ações corretivas necessárias: com base na causa raiz identificada na análise dos 5 Porquês, é possível mapear as ações corretivas necessárias para corrigir o problema. 

- Desenvolver um plano de ação: incluir as ações corretivas a serem implementadas, bem como as datas de início e término e as pessoas responsáveis por cada ação;

- Implementar as ações corretivas: Implementar as ações corretivas identificadas no plano de ação;

- Priorizar as ações corretivas críticas: garantir que as ações corretivas com maior criticidade sejam implementadas primeiro. Ou seja, priorizar as ações que têm maior impacto no problema e que podem ser implementadas com maior rapidez;

- Monitorar a eficácia das ações corretivas: monitorar periodicamente as ações corretivas implementadas garantindo assim os resultados desejados. Caso as ações corretivas não tenham atingido os resultados esperados, é necessário fazer ajustes no plano de ação pensando em novas ações;

- Prevenir a recorrência do problema: é importante identificar maneiras de prevenir a recorrência do problema no futuro. Isso pode incluir a implementação de procedimentos de controle de qualidade mais rigorosos. Além de treinamento para os colaboradores ou, ainda, monitorar/mapear os riscos associados, por exemplo. Cabe ressaltar que se a causa raiz for eliminada, isso por si só irá prevenir a chance de reincidência.

5 Porquês: ferramenta simples, resultados complexos!

Vimos que a ferramenta dos 5 porquês é extremamente simples porém muito eficaz. Através do uso correto dessa ferramenta, conseguimos identificar de forma clara a causa raiz de um problema. Isso porque quando temos o problema claramente identificado, é possível através de perguntas relacionadas ao problema, encontrar a causa raiz.

Mas identificar a causa raiz de um problema é apenas a ponta do iceberg. Isso porque não basta termos o problema mapeado se não pensarmos em ações resolutivas.

Por isso, após a identificação da causa raiz é que o trabalho realmente começa! É fundamental estruturar e implementar as ações corretivas identificadas e monitorá-las continuamente a fim de garantir que o problema tenha sido resolvido de forma eficaz, e que não volte a ocorrer. Traçado todo esse caminho, o sucesso é garantido!

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